Акт в 1С: что это за документ и как с ним работать

Акт в 1С — это первичный учётный документ, который фиксирует факт выполнения работ, оказания услуг, приёмки-передачи товаров или результатов инвентаризации. В программах 1С он оформляется как отдельный документ с проведением по регистрам: после проведения в учёте появляются записи о реализации, затратах, взаиморасчётах или остатках. Без корректно созданного акта бухгалтер не сможет закрыть сделку, а менеджер — подтвердить факт отгрузки или выполнения работ перед заказчиком.

Чаще всего под «актом в 1С» пользователи понимают документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» в 1С:Бухгалтерии 8.3 или «Акт выполненных работ» в конфигурациях «Управление торговлей», «Управление нашей фирмой» и аналогичных. Но семейство актов шире: существуют акты сверки взаиморасчётов, акты инвентаризации, акты списания, акты приёмки-передачи основных средств. Каждый из них решает свою задачу и создаётся в своём разделе программы.

Работа с актом сводится к последовательности: выбрать правильный вид документа, заполнить шапку (контрагент, договор, дата), добавить табличную часть с работами или товарами, проверить цены и счета учёта, провести документ и распечатать. Ошибка на любом шаге приводит к неправильным проводкам, расхождениям с контрагентом или отказу налоговой принять документ, поэтому важно понимать логику каждого поля.

Какие виды актов существуют в 1С

В типовых конфигурациях 1С предусмотрено несколько видов актов, и выбор нужного зависит от хозяйственной операции. Перепутав документы, вы получите неверные проводки: например, акт инвентаризации не создаёт реализацию, а акт списания не формирует задолженность контрагента.

• Акт выполненных работ (оказанных услуг) — оформляет реализацию услуг покупателю, создаёт выручку и задолженность контрагента. В 1С:Бухгалтерии находится в разделе «Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги».
• Акт сверки взаиморасчётов — справочный документ для согласования задолженности с контрагентом, не формирует проводок. Находится в разделе «Продажи» или «Покупки» → «Акты сверки расчётов».
• Акт инвентаризации — фиксирует фактические остатки товаров или денежных средств на дату, служит основанием для оприходования излишков и списания недостач.
• Акт списания — оформляет выбытие материалов, товаров или основных средств по причине порчи, износа, истечения срока годности.
• Акт приёмки-передачи ОС (ОС-1) — оформляется на базе документов поступления или передачи основных средств.

Где найти акт в разных конфигурациях 1С

Расположение документа зависит от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии 8.3 акт реализации услуг создаётся через раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» → кнопка «Реализация» → выбор вида «Услуги (акт)». Если нужен акт по товарам, выбирается вид «Товары (накладная)», а для смешанных операций — «Товары, услуги, комиссия».

В 1С:Управление нашей фирмой и «Управлении торговлей 11» документ называется «Акт выполненных работ» и находится в разделе «Продажи». В «Зарплате и управлении персоналом» акты практически не используются, а в отраслевых решениях (строительство, автотранспорт) встречаются специализированные формы — например, акт по форме КС-2 для подрядных работ.

Быстрый способ найти нужный документ — воспользоваться строкой поиска в верхней части окна программы: введите «акт» и выберите подходящий вариант из списка. Альтернатива — меню «Все функции» (если оно включено администратором), где документы отсортированы по алфавиту.

Как создать и заполнить акт выполненных работ

Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Реализация» → «Услуги (акт)». Заполните поля шапки: дата документа (по умолчанию текущая), контрагент и договор. Договор важен: от него зависят счета расчётов, условия оплаты и возможность выставления счёта-фактуры. Если договора нет в списке, создайте его прямо из документа, указав вид «С покупателем».

В табличной части нажмите «Добавить» и выберите номенклатуру с типом «Услуга». Укажите количество, цену и ставку НДС. Если услуга повторяется из месяца в месяц, удобнее скопировать предыдущий акт: найдите его в журнале, нажмите F9 или «Скопировать» в контекстном меню и измените дату и содержание.

Проверьте поле «Счета учёта»: ссылка обычно находится в нижней части формы или на отдельной вкладке. Счёт доходов должен соответствовать виду деятельности (например, 90.01), счёт расчётов с покупателем — 62.01. В типовой бухгалтерии счета подставляются автоматически из настроек номенклатуры и договора, но при нестандартных операциях их нужно скорректировать вручную.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» → «Услуги (акт)»
2. 2
   Укажите контрагента и договор, проверьте дату документа
3. 3
   Добавьте услуги в табличную часть, проверьте цены и ставку НДС
4. 4
   Проверьте счета учёта и содержание операции
5. 5
   Нажмите «Провести», затем «Провести и закрыть»
6. 6
   Распечатайте акт или отправьте контрагенту через ЭДО

Проведение акта и проверка результата

После нажатия «Провести» документ формирует бухгалтерские записи. Типовой набор проводок для акта услуг: Дт 62.01 Кт 90.01 — отражена выручка, Дт 90.03 Кт 68.02 — начислен НДС (если организация на общей системе). Убедиться в этом можно кнопкой «Дт/Кт» в верхней части формы документа — она показывает все движения по регистрам.

Дополнительная проверка — отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 62: после проведения акта задолженность контрагента должна увеличиться на сумму документа. Если документ проведён, а задолженность не изменилась, скорее всего, выбран неверный договор или вид расчётов. Также проверьте, что акт попал в книгу продаж: откройте раздел «Операции» → «Книга продаж» за соответствующий квартал.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки по кнопке Дт/Кт

Норма

Есть записи Дт 62.01 Кт 90.01 и при необходимости НДС

Тревожный признак

Проводок нет или счета не соответствуют операции

Задолженность в ОСВ по счёту 62

Норма

Дебетовое сальдо по контрагенту выросло на сумму акта

Тревожный признак

Сальдо не изменилось — проверьте договор и вид расчётов

Номер и дата акта

Норма

Номер присвоен автоматически, дата в нужном периоде

Тревожный признак

Дата в закрытом периоде — документ не проводится

Печать и отправка акта контрагенту

Для печати используйте кнопку «Печать» в форме документа или в журнале. В типовой бухгалтерии доступны формы «Акт об оказании услуг», «Акт (для комитента)» и универсальный передаточный документ (УПД). Если организация применяет УПД, акт и счёт-фактура объединяются в один документ — это удобно и сокращает документооборот.

При электронном документообороте акт отправляется прямо из 1С кнопкой «ЭДО» при настроенном обмене с оператором. Контрагент получает документ, подписывает его со своей стороны, и статус в журнале меняется на «Подписан». Это юридически равнозначно бумажному документу с подписями.

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — неверная дата: акт создаётся текущим числом, хотя услуги оказаны в прошлом месяце или квартале. Исправьте дату и перепроведите документ, но помните: если период закрыт (сдана отчётность), изменение потребует корректировочного подхода и согласования с бухгалтерией. Вторая типовая ошибка — неправильная ставка НДС: услуга облагается 20%, а в акте стоит «Без НДС» или наоборот. Такие расхождения всплывут при формировании декларации.

Ещё одна группа ошибок связана с дублированием: акт введён вручную, а затем создан ещё раз на основании счёта или заказа. В результате выручка и задолженность задваиваются. Перед созданием документа проверьте журнал реализаций по контрагенту за период. Если дубль уже проведён, пометьте его на удаление, а не редактируйте суммы «под ноль» — это исказит аналитику.

Как отменить или исправить проведённый акт

Если акт создан ошибочно и период ещё открыт, откройте документ и нажмите «Пометить на удаление»: движения по регистрам будут удалены. Для отмены без удаления используйте «Отменить проведение» — документ останется в базе как черновик. После изменения данных снова проведите акт.

Если нужно изменить сумму или состав уже подписанного сторонами акта, правильный инструмент — документ «Корректировка реализации» (кнопка «Создать на основании» в исходном акте). Он формирует корректирующие проводки и при необходимости корректировочный счёт-фактуру, не трогая исходный документ. Ручное редактирование проведённого акта после его подписания контрагентом — нарушение документооборота.

Часто задаваемые вопросы

Чем акт отличается от накладной в 1С?

Акт оформляет передачу результатов работ или услуг, которые нельзя пощупать и посчитать на складе; накладная — передачу товарно-материальных ценностей. В учёте различие принципиально: накладная двигает складские регистры и счёт 41, акт по услугам работает только с выручкой и расчётами. В 1С:Бухгалтерии оба документа создаются через одну кнопку «Реализация», но с разными видами операции.

Можно ли создать акт на основании счёта на оплату?

Да. Откройте счёт покупателю и нажмите «Создать на основании» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». Программа перенесёт контрагента, договор и табличную часть, останется проверить дату и провести документ. Это снижает риск расхождений между выставленным счётом и фактической реализацией.

Почему акт не проводится и что проверить?

Типовые причины: дата попадает в закрытый период, не заполнен договор или номенклатура, у пользователя нет прав на проведение, нарушена последовательность документов. Текст ошибки 1С выводит в служебном окне — начните с него. Если период закрыт датой запрета редактирования, потребуется администратор или пользователь с соответствующими правами.

Как распечатать акт по своей форме, а не типовой?

Если типовой макет не подходит, организация может разработать собственную форму с обязательными реквизитами первичного документа и подключить её как внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки». Разработку макета лучше поручить специалисту по 1С: ошибки в макете приведут к юридически некорректному документу.

Нужен ли акт, если выставлен УПД?

Нет, универсальный передаточный документ заменяет и акт (накладную), и счёт-фактуру одновременно. В 1С достаточно создать реализацию со статусом УПД и выставить документ контрагенту. Отдельный акт в этом случае не оформляется, иначе получится дублирование первичных документов на одну операцию.

Как найти все акты по конкретному контрагенту?

Откройте журнал «Реализация (акты, накладные, УПД)» и установите отбор по полю «Контрагент» через кнопку «Ещё» → «Настроить список». Альтернатива — отчёт «Анализ расчётов с контрагентами» или карточка контрагента, где на вкладке документов отображается вся история операций, включая акты, счета и оплаты.