Как печатать документы и отчёты в 1С:ЗУП

Печать документов в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) построена на едином механизме: у большинства документов, справочников и отчётов есть кнопка «Печать», через которую доступны готовые печатные формы. Пользователю не нужно ничего программировать — достаточно выбрать нужную форму из списка, и программа сформирует документ в табличном виде, готовом к выводу на принтер или сохранению в файл.

Основные сложности возникают не с самой печатью, а с выбором правильной формы, настройкой подписей, печатью сразу нескольких документов и ситуациями, когда нужной формы нет в списке. Ниже разобраны типовые сценарии: от одиночного расчётного листка до групповой печати приказов и выгрузки в PDF для отправки по электронной почте.

Где находится кнопка печати и как она работает

В форме любого документа — приказа о приёме, отпуска, начисления зарплаты — в верхней командной панели есть кнопка «Печать». По нажатию открывается выпадающий список печатных форм, привязанных к этому виду документа. Например, у кадрового приказа о приёме на работу доступна унифицированная форма Т-1 и произвольная форма приказа, если она настроена в программе.

После выбора формы ЗУП формирует табличный документ и показывает его на экране в режиме предварительного просмотра. Из этого окна можно сразу отправить документ на принтер кнопкой с изображением принтера, сохранить его в файл или вернуться и выбрать другую форму. Сам документ в базе при печати не изменяется — печатная форма только считывает данные.

Если кнопки «Печать» не видно, проверьте, записан ли документ: у нового, ещё не сохранённого документа печать недоступна. Запишите документ кнопкой «Записать» или «Провести», после чего список форм станет активным.

Печать расчётных листков и зарплатных документов

Расчётные листки — самый частый объект печати в ЗУП. Они формируются не из отдельного документа, а через отчёт: перейдите в раздел «Зарплата» — «Отчёты по зарплате» — «Расчётный листок». Укажите период и при необходимости отбор по сотруднику или подразделению, затем нажмите «Сформировать».

Готовый отчёт выводится в виде табличного документа, который печатается стандартно. Если нужно распечатать листки сразу по всем сотрудникам, не устанавливайте отбор по конкретному лицу — программа сформирует листки по всем, у кого были начисления в выбранном периоде. Каждый листок при этом обычно начинается с новой страницы.

Документы «Начисление зарплаты и взносов» и «Ведомость» печатаются из своих форм через кнопку «Печать». У ведомостей в банк и кассу доступны расчётно-платёжные ведомости (Т-49), расчётные (Т-51) и платёжные (Т-53) формы — выбирайте ту, которая соответствует способу выплаты и требованиям вашей учётной политики.

Печать кадровых приказов и справок

Кадровые документы — приём, перевод, увольнение, отпуск, командировка — содержат встроенные унифицированные формы: Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 и другие. Откройте документ, нажмите «Печать» и выберите нужную форму. Программа подставит данные сотрудника, даты, подразделение и должность автоматически.

Справки сотрудникам формируются из карточки сотрудника или из раздела «Кадры». Например, справка о доходах и справка с места работы доступны через кнопку «Печать» в карточке сотрудника либо через специализированные документы, если в вашей версии ЗУП они предусмотрены. Перед печатью проверьте актуальность данных: подразделение, должность и дату приёма программа берёт из текущего состояния кадрового учёта.

Если организация использует собственные шаблоны приказов, их подключают как внешние печатные формы через механизм «Дополнительные отчёты и обработки» в разделе администрирования. Это работа для специалиста по внедрению или администратора 1С — самостоятельно без опыта менять макеты не стоит.

Групповая печать нескольких документов

Когда нужно распечатать десятки приказов или ведомостей за период, открывать каждый документ не обязательно. В журнале документов выделите нужные строки с зажатой клавишей Ctrl (или Shift для диапазона), затем нажмите кнопку «Печать» в командной панели списка и выберите форму. ЗУП сформирует единый табличный документ, где формы идут друг за другом.

Такой способ работает только для документов одного вида: выделить одновременно приказы о приёме и увольнении и распечатать их одной командой не получится — список форм у них разный. Формируйте печатные пакеты отдельно по каждому виду документов.

1. 1
   Откройте журнал нужного вида документов, например «Приёмы на работу»
2. 2
   Установите отбор по периоду или подразделению, чтобы список был короче
3. 3
   Выделите нужные строки с клавишей Ctrl или Shift
4. 4
   Нажмите «Печать» и выберите печатную форму
5. 5
   Проверьте предварительный просмотр и отправьте на принтер

Сохранение в PDF и отправка по электронной почте

Вместо бумажной печати любую форму можно сохранить в файл. В окне предварительного просмотра нажмите «Файл» — «Сохранить» или «Сохранить копию» и выберите формат PDF. Также доступны форматы Excel и табличного документа 1С (MXL), если файл нужно доработать или передать коллеге с установленной 1С.

Если в программе настроена учётная запись электронной почты (раздел администрирования, «Органайзер» или «Обмен электронной почтой»), в окне просмотра доступна кнопка «Отправить» — программа прикрепит файл к письму прямо из 1С. Это удобно для отправки расчётных листков сотрудникам, но учитывайте требования к защите персональных данных: листки содержат сведения о доходах.

Настройка печатных форм и типичные проблемы

Стандартные формы в ЗУП редактируются ограниченно: в режиме предварительного просмотра можно включить режим редактирования табличного документа и вручную поправить текст, но эти изменения не сохранятся при следующем формировании — программа снова заполнит форму по шаблону. Для постоянных изменений макет дорабатывается в конфигураторе или подключается внешняя печатная форма.

Подписи руководителя и главного бухгалтера в формах подставляются из данных организации. Если в приказе пустое поле подписанта, проверьте карточку организации: раздел «Главное» — «Организации», поля ответственных лиц. Там же указываются должности руководителей, которые выводятся в печатных формах.

Контрольные точки

Как проверить результат

Предварительный просмотр перед печатью

Норма

Все поля заполнены, подписи и даты на месте, разрывы страниц корректны

Тревожный признак

Пустые поля подписантов, обрезанный текст, форма уходит за поля страницы

Ориентация и масштаб страницы

Норма

Документ помещается на лист целиком, читаемый шрифт

Тревожный признак

Таблица разрезана по вертикали, мелкий нечитаемый текст

Данные в форме

Норма

Совпадают с данными документа: ФИО, суммы, даты

Тревожный признак

Расхождения с документом — вероятно, документ изменён после формирования

Если нужной печатной формы нет

Бывает, что в списке печати отсутствует нужная форма — например, нестандартный шаблон трудового договора или внутренняя справка. Возможны три пути. Первый — проверить, нет ли подходящего отчёта: многие справочные формы в ЗУП реализованы именно как отчёты. Второй — использовать «Дополнительные отчёты и обработки», если в вашу базу уже загружены внешние формы: они появляются в подменю «Печать» — «Дополнительные печатные формы».

Третий путь — заказать разработку внешней печатной формы у специалиста по 1С. Это безопаснее, чем самостоятельная правка конфигурации: внешняя форма не затрагивает типовой код, не мешает обновлениям и легко отключается. Прямая модификация макетов в конфигураторе без опыта может привести к ошибкам при обновлении программы и потере доработок.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно один раз поправить текст на бумагеОткройте предпросмотр, включите редактирование табличного документа и исправьте вручную

Форма нужна регулярно, но отличается от типовойПодключите внешнюю печатную форму через «Дополнительные отчёты и обработки»

Нужной формы нет вообщеПроверьте раздел отчётов, затем закажите разработку внешней формы у специалиста

Форма есть, но пустые подписиЗаполните ответственных лиц в карточке организации

Часто задаваемые вопросы

Почему кнопка «Печать» неактивна или не открывает список форм?

Чаще всего документ не записан или не проведён. Сохраните его кнопкой «Записать» или «Провести». Если документ проведён, а печать недоступна, проверьте права пользователя — у части ролей печать может быть ограничена настройкой прав доступа.

Как распечатать расчётные листки сразу по всему подразделению?

Откройте отчёт «Расчётный листок» в разделе отчётов по зарплате, установите период и в отборе укажите нужное подразделение вместо конкретного сотрудника. После формирования отправьте весь табличный документ на печать — листки выведутся по каждому сотруднику подряд.

Можно ли изменить стандартную форму приказа навсегда?

В пользовательском режиме — нет: правки в окне предпросмотра действуют только на текущий экземпляр. Для постоянных изменений дорабатывается макет в конфигураторе или подключается внешняя печатная форма. Второй вариант предпочтительнее, так как не нарушает поддержку типовой конфигурации.

Как вывести подпись руководителя в печатной форме?

Подписант подставляется из карточки организации. Откройте справочник «Организации», проверьте заполнение данных о руководителе и главном бухгалтере, включая должности и период действия. После заполнения заново сформируйте печатную форму.

Как сохранить документ из ЗУП в PDF?

Сформируйте печатную форму, в окне предварительного просмотра выберите «Файл» — «Сохранить» и укажите формат PDF. Альтернатива — «печать» на виртуальный PDF-принтер, если он установлен в операционной системе.

Почему при печати таблица обрезается по краю листа?

Проверьте настройки страницы в окне предварительного просмотра: ориентацию (альбомная для широких таблиц), поля и масштаб. Также убедитесь, что в настройках принтера выбран тот же размер бумаги, что и в параметрах страницы, — несовпадение A4 и Letter часто даёт обрезку.