Документы и Печать · 9 мин
Как создать счет на оплату в 1С: подробная инструкция
Как создать счет на оплату покупателю в 1С:Предприятие: пошаговая инструкция, заполнение реквизитов, печать, отправка и типичные ошибки.
Счет на оплату — первый документ, который продавец выставляет покупателю для согласования суммы и реквизитов платежа. В 1С:Предприятие (в конфигурациях «Управление нашей фирмой», «Комплексная автоматизация», «Управление торговлей» и «Бухгалтерия предприятия») счет создается за пару минут, если настроены карточки организации и контрагентов. Ниже разберем, как выставить счет вручную, на основании заказа, проверить реквизиты и отправить документ клиенту.
Инструкция ориентирована на типовые конфигурации 1С с интерфейсом «Такси». Названия разделов могут немного отличаться в зависимости от конфигурации, но логика действий везде одинаковая: создать документ, заполнить шапку, добавить товары или услуги, проверить итоги и распечатать.
Что нужно подготовить перед созданием счета
Счет на оплату формируется автоматически корректно только тогда, когда заполнены справочники. Проверьте три вещи до начала работы: карточку вашей организации, карточку покупателя и номенклатуру, которую будете выставлять.
В карточке организации должны быть указаны ИНН, КПП, юридический адрес и, главное, банковский счет — именно он попадает в платежные реквизиты счета. Если банковский счет не заполнен, клиент получит документ без реквизитов для оплаты, и его придется переделывать.
В карточке контрагента-покупателя проверьте ИНН, КПП и наименование — они выводятся в шапке счета. Если выставляете счет по договору, убедитесь, что договор создан в подчиненном справочнике контрагента: от него зависят условия оплаты и нумерация.
Как проверить готовность к выставлению счета
Счет заполнен и помечен как основной
Поле пустое — в печатной форме не будет реквизитов
ИНН, КПП и наименование заполнены без сокращений
Пустые поля или произвольное название
Договор создан и выбран по умолчанию
Договора нет — условия оплаты придется писать вручную
Создание счета на оплату вручную
Базовый способ подходит, когда счет выставляется разово, без предварительного заказа. Откройте раздел «Продажи» (в 1С:Бухгалтерии — «Покупатели») и выберите журнал «Счета на оплату покупателям». Нажмите кнопку «Создать».
В открывшейся форме заполните поля сверху вниз. Укажите организацию-продавца, если в базе их несколько. Выберите покупателя из справочника контрагентов — программа подставит договор по умолчанию. Проверьте дату и номер: номер присваивается автоматически при записи, менять его вручную без необходимости не стоит, иначе нарушится последовательность нумерации.
Далее перейдите на вкладку с табличной частью («Товары, услуги» или «Продукция») и добавьте позиции кнопкой «Добавить». Для каждой строки выберите номенклатуру, укажите количество и цену — сумма посчитается автоматически. Ставка НДС подставляется из карточки номенклатуры или настроек организации.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Счета на оплату покупателям» и нажмите «Создать»
- 2Выберите организацию и покупателя, проверьте подставленный договор
- 3Добавьте товары или услуги в табличную часть, укажите количество и цены
- 4Проверьте ставку НДС и итоговую сумму внизу формы
- 5Нажмите «Провести и закрыть», затем кнопку «Печать» для получения печатной формы
Выставление счета на основании другого документа
Если с покупателем уже оформлен заказ покупателя, коммерческое предложение или спецификация, не создавайте счет с нуля — введите его на основании. Откройте исходный документ, нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Счет на оплату». Программа перенесет покупателя, договор и все позиции с ценами автоматически.
Такой способ исключает расхождения между согласованным заказом и выставленным счетом: суммы не придется сверять вручную, а связь документов сохранится в структуре подчиненности. Это удобно при проверке оплаты — сразу видно, по какому заказу пришли деньги.
Частичная оплата и счет на аванс
Если клиент оплачивает заказ частями, счет можно скорректировать перед проведением: удалите лишние строки или измените количество так, чтобы итог совпал с суммой первого платежа. В некоторых конфигурациях доступен автоматический счет на процент предоплаты, заданный в заказе. Оставшиеся суммы выставляются отдельными счетами по мере готовности к отгрузке.
Проверка реквизитов и печатной формы
Перед отправкой клиенту откройте печатную форму кнопкой «Печать» → «Счет на оплату» и внимательно проверьте три блока. Первый — шапка с реквизитами вашего банка: название банка, БИК, корреспондентский и расчетный счет. Второй — данные покупателя: наименование и ИНН должны совпадать с договором. Третий — таблица позиций и итоговая сумма прописью.
Обратите внимание на назначение платежа внизу формы: программа формирует его автоматически с указанием номера счета и суммы НДС. Если организация работает без НДС, проверьте, что в назначении стоит пометка «НДС не облагается», — иначе у банка и налоговой могут возникнуть вопросы.
Отправка счета покупателю
Счет можно передать клиенту тремя способами. Первый — распечатать и передать бумажный оригинал: для этого в настройках организации должны быть загружены изображения печати и подписей, либо документ подписывается вручную. Второй — сохранить в PDF через кнопку «Сохранить» в форме печати и отправить по почте.
Третий способ — отправка напрямую из 1С: кнопка «Отправить» (или «Еще» → «Отправить») открывает форму письма с уже вложенным PDF. Для этого в программе должна быть настроена учетная запись электронной почты. Это самый быстрый вариант: письмо и вложение сохраняются в истории взаимодействий с контрагентом.
Типичные ошибки при работе со счетами
Самая частая проблема — дублирование счетов на одного покупателя, когда менеджер не видит уже выставленный документ. Перед созданием нового счета откройте журнал и отфильтруйте по контрагенту. Дубли путают клиента и затрудняют сверку оплат.
Вторая ошибка — редактирование счета после того, как клиент его оплатил. Если сумма или состав изменились, корректнее аннулировать старый счет (пометить на удаление с комментарием) и выставить новый, уведомив покупателя. Иначе оплата зависнет как неидентифицированная, и ее придется сопоставлять вручную.
Как проверить оплату и закрыть счет
После поступления денег (загрузки выписки из банка или ручного ввода платежного поручения входящего) программа связывает оплату со счетом по контрагенту, сумме и назначению платежа. В журнале счетов появится статус оплаты — частичная или полная, если в конфигурации включен соответствующий учет.
Если оплата не зачлась автоматически, откройте документ оплаты и проверьте поле «Документ расчетов» или основание. Частая причина — расхождение в копейках или оплата от имени другого юрлица (например, головной организации вместо филиала). В таком случае укажите счет вручную в документе оплаты.
Что важно запомнить
Счет создается из раздела «Продажи» вручную или на основании заказа. Критично проверить до отправки: банковские реквизиты организации, данные покупателя, ставку НДС и итоговую сумму. Оплаченный счет не редактируют — выставляют новый. Оплата зачитывается автоматически при совпадении суммы и назначения платежа.
Частые вопросы
Можно ли удалить ошибочно созданный счет?
Да, если по нему не было оплаты. Пометьте документ на удаление через меню «Еще» или клавишей Delete — проведенный документ сначала нужно отменить проведением. Если оплата была, счет не удаляют: оформляют возврат или корректировку взаиморасчетов.
Как изменить номер счета на нужный?
Номер редактируется прямо в поле «Номер» после записи документа, но делать это стоит только для исправления сбоев. Программа ведет сквозную нумерацию, и ручное вмешательство может создать дубли. После правки проверьте, что следующий созданный счет получает корректный номер.
Почему в печатной форме нет подписи и печати?
Изображения подписи руководителя и печати загружаются в карточку организации (раздел «Печать и подписи» или «Логотип и печать» в зависимости от конфигурации). После загрузки файлов они появятся на всех новых печатных формах. Старые документы нужно перепечатать.
Чем счет на оплату отличается от счета-фактуры?
Счет на оплату — коммерческий документ для согласования платежа, он не влияет на учет. Счет-фактура — налоговый документ, оформляется по отгрузке или авансу и служит основанием для вычета НДС. В 1С это разные документы с разными журналами.
Как выставить счет без НДС?
Если организация применяет УСН или освобождена от НДС, ставка «Без НДС» подставится автоматически из настроек учетной политики. Если нет — выберите ставку «Без НДС» вручную в строках табличной части и убедитесь, что в назначении платежа появилась пометка «НДС не облагается».
Можно ли выставить счет из мобильной версии 1С?
В облачных решениях и мобильных клиентах 1С (например, 1С:УНФ через веб-клиент) создание счета доступно по той же схеме: журнал счетов, кнопка создания, заполнение покупателя и позиций. Печатная форма сохраняется в PDF и отправляется клиенту прямо с телефона.