Как создать накладную в 1С:Предприятие

Расходная накладная — основной документ отгрузки товара покупателю в 1С:Предприятие. Она списывает товар со склада, формирует задолженность контрагента и служит основанием для печатной формы ТОРГ-12 или универсального передаточного документа (УПД). Ошибки при её оформлении приводят к расхождениям в остатках, неверному НДС и проблемам при сверке с покупателем.

Порядок создания накладной почти одинаков в конфигурациях «Управление торговлей», «Бухгалтерия предприятия» и «Комплексная автоматизация»: отличаются названия пунктов меню и набор реквизитов. Ниже разобран универсальный сценарий с уточнениями для популярных конфигураций, а также способы проверить результат и исправить типовые ошибки.

Что подготовить перед созданием накладной

Прежде чем оформлять документ, убедитесь, что в базе заполнены справочники: контрагент-покупатель с актуальными реквизитами (ИНН, КПП, адрес), договор с правильным видом расчётов, номенклатура товаров и склад отгрузки. Если контрагента нет, его можно создать прямо из формы накладной кнопкой «Создать» в поле выбора.

Проверьте остатки товара на складе: отчёт «Остатки товаров на складах» покажет, хватает ли количества для отгрузки. При включённом контроле остатков программа не даст провести накладную на большее количество, чем есть в наличии, и выдаст сообщение об ошибке.

Где находится документ реализации в разных конфигурациях

Расположение документа зависит от конфигурации. В «1С:Бухгалтерия 8» откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)». В «Управлении торговлей 11» — раздел «Продажи» → «Реализации товаров и услуг». В «Комплексной автоматизации» путь аналогичен разделу продаж. В старых версиях «Управление торговлей 10.3» документ называется «Реализация товаров и услуг» и находится в меню «Документы» → «Продажа».

Если меню настроено индивидуально и нужный пункт не найден, воспользуйтесь поиском: нажмите на значок лупы или сочетание клавиш и введите «реализация». Также документ можно найти через «Все функции» (если режим включён администратором) в ветке «Документы».

Пошаговое создание накладной

Откройте список документов реализации и нажмите «Создать». В бухгалтерии предварительно выберите вид операции «Товары (накладная)» — от этого зависит набор полей и проводки.

1. 1
   Нажмите «Создать» в списке документов реализации и выберите вид операции «Товары (накладная)»
2. 2
   Укажите дату документа, организацию, контрагента и договор
3. 3
   Выберите склад отгрузки и при необходимости тип цен
4. 4
   Заполните табличную часть: добавьте номенклатуру, количество и цены
5. 5
   Проверьте ставки НДС и итоговую сумму документа
6. 6
   Нажмите «Провести» (или «Провести и закрыть»)
7. 7
   Распечатайте ТОРГ-12 или УПД кнопкой «Печать»

Табличную часть заполняют кнопкой «Добавить» (построчно), «Подбор» (удобно при большом числе позиций — откроется форма с остатками и ценами) или вставкой из буфера обмена. Колонка «Количество» обязательна; цена подставляется автоматически из типа цен договора, но её можно изменить вручную при наличии прав.

После заполнения сверьте итоги: сумма по документу, сумма НДС и количество позиций. Нажмите «Провести» — программа спишет товар со склада и сформирует проводки (в бухгалтерии — Дт 62 Кт 90.01 на выручку, Дт 90.03 Кт 68.02 на НДС, Дт 90.02 Кт 41 на себестоимость). Проводки можно посмотреть кнопкой «Дт/Кт» или «Показать проводки».

Создание накладной на основании другого документа

Если отгрузка оформляется по заказу покупателя или счёту на оплату, накладную удобнее создавать на основании: откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Программа перенесёт контрагента, договор и всю табличную часть, а вам останется скорректировать количество при частичной отгрузке.

Такой способ сохраняет связь между документами: по заказу будет видно, что отгружено, а что ещё нет, и корректно сработают отчёты по состоянию исполнения заказов. При ручном создании накладной эта связь теряется, и контроль исполнения заказа придётся вести отдельно.

При частичной отгрузке не удаляйте строки из накладной, созданной на основании заказа, а уменьшайте количество — тогда остаток по заказу корректно отобразится в отчётах о неотгруженных позициях.

Печать ТОРГ-12 и УПД

После проведения нажмите кнопку «Печать» в форме документа. Доступны формы: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Универсальный передаточный документ (УПД)», а также счёт-фактура. УПД объединяет накладную и счёт-фактуру и подходит для отгрузок с НДС — это сокращает документооборот.

Перед печатью проверьте, что в карточке организации заполнены реквизиты для подписей (руководитель, главный бухгалтер), а у контрагента указан грузополучатель, если он отличается от покупателя. Незаполненные данные попадут в печатную форму пустыми, и документ придётся переоформлять.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток товара на складе

Норма

Уменьшился на отгруженное количество

Тревожный признак

Остаток не изменился — документ не проведён

Проводки документа

Норма

Есть записи по счетам 62, 90, 41, 68

Тревожный признак

Проводок нет или счета неверные — проверьте настройки счетов учёта номенклатуры

Печатная форма ТОРГ-12

Норма

Заполнены все реквизиты сторон и итоги

Тревожный признак

Пустые поля подписантов или адресов

Задолженность покупателя

Норма

В отчёте «Задолженность покупателей» появилась сумма накладной

Тревожный признак

Задолженности нет — документ не проведён или выбран другой договор

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — сообщение «Не удалось провести» из-за нехватки остатков. Причины: товар не оприходован на этот склад, оприходован позже датой накладной, или задвоена номенклатура (в справочнике две похожие карточки). Решение — сверить остатки отчётом по конкретному складу и дате, при необходимости изменить дату накладной или склад.

Вторая типичная ситуация — неверный НДС. Ставка подставляется из карточки номенклатуры; если товар облагается по другой ставке, измените её в строке документа или в карточке товара. Также проверяйте договор: при выборе договора с другим видом расчётов могут неправильно сформироваться проводки по авансам.

Корректировка и отмена накладной

Если покупатель обнаружил расхождение после отгрузки, не редактируйте исходную накладную в закрытом периоде. Создайте на её основании документ «Корректировка реализации» — он изменит количество или сумму и сформирует корректировочный счёт-фактуру. При полном отказе оформляется «Возврат товаров от покупателя».

В текущем периоде допустимо распровести накладную (кнопка «Отмена проведения»), исправить данные и провести заново. Учтите: если по накладной уже созданы связанные документы (оплата, корректировка, ЭДО-документ отправлен контрагенту), отмена проведения может быть заблокирована или приведёт к расхождениям с контрагентом.

Частые вопросы

Можно ли создать накладную без заказа покупателя?

Да, заказ не обязателен. Накладную можно создать «с нуля» кнопкой «Создать» в списке реализаций. Заказ нужен, когда требуется резервирование товара и контроль исполнения — тогда накладную лучше делать на его основании.

Почему программа не даёт провести накладную и пишет про остатки?

Включён контроль остатков, а товара на выбранном складе недостаточно на дату документа. Проверьте отчёт по остаткам: возможно, товар оприходован позже датой, на другой склад или на другую карточку номенклатуры. Контроль можно отключить в настройках учёта, но делать это стоит осознанно — без него легко уйти в минус.

Чем УПД отличается от ТОРГ-12 и что печатать?

ТОРГ-12 — только товарная накладная, к ней отдельно оформляется счёт-фактура. УПД совмещает оба документа и подходит для отгрузок с НДС. Если покупатель работает с НДС, удобнее УПД; если нет — достаточно ТОРГ-12.

Как изменить цены во всех строках накладной сразу?

Используйте кнопку «Цены и валюта» (или «Изменить» в табличной части) — там можно выбрать другой тип цен и перезаполнить цены по всем строкам. В некоторых конфигурациях доступна обработка группового изменения строк с процентной наценкой или скидкой.

Нужно ли нумеровать накладные вручную?

Нет, номер присваивается автоматически при записи документа. Ручная смена номера возможна, но может нарушить сквозную нумерацию и вызвать вопросы при проверке — менять номер стоит только при явной необходимости.

Как отправить накладную покупателю в электронном виде?

Если в программе подключён сервис обмена электронными документами (ЭДО), в форме накладной появится кнопка отправки УПД контрагенту. Документ подписывается электронной подписью и юридически равнозначен бумажному. Без ЭДО накладную можно выгрузить в PDF и отправить обычным способом, но юридической силы у такого файла не будет.