Документы и Печать · 10 мин
Как вывести печатную форму в 1С
Как вывести печатную форму в 1С: кнопка «Печать», выбор макета, настройка параметров, вывод в PDF и на принтер, типичные ошибки и их решения.
Печатная форма в 1С — это готовое представление документа в виде, пригодном для вывода на бумагу или сохранения в файл: счёт на оплату, накладная ТОРГ-12, акт, счёт-фактура, доверенность и другие. Практически каждый документ в типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP и других) имеет одну или несколько встроенных печатных форм, и вывести их можно без программирования.
Базовый принцип одинаков во всех конфигурациях: открываете документ или список документов, нажимаете кнопку «Печать», выбираете нужную форму из списка — и программа формирует табличный документ. Дальше его можно отправить на принтер, сохранить в PDF или Excel, отправить по электронной почте прямо из программы.
Сложности обычно возникают в трёх случаях: нужной формы нет в списке, форма выводится с ошибками в данных или макете, либо требуется нестандартный бланк, которого нет в типовой поставке. Ниже разобраны все эти сценарии с конкретными действиями.
Стандартный способ: кнопка «Печать» в документе
Самый частый сценарий — печать из открытого документа. Откройте нужный документ (например, «Реализация товаров и услуг»), найдите на верхней панели команд кнопку «Печать» — обычно это выпадающее меню со значком принтера. При нажатии отображается список доступных для данного вида документа форм: накладная, счёт-фактура, акт, ТОРГ-12, УПД и другие.
Выберите форму одним щелчком — 1С сформирует табличный документ и откроет его в окне предварительного просмотра. Здесь можно проверить содержимое до вывода на бумагу: соответствие реквизитов, количество страниц, корректность итогов. Печать на принтер запускается кнопкой с изображением принтера или сочетанием клавиш Ctrl+P.
Если документ ещё не проведён, некоторые формы могут быть недоступны или выведутся с пометкой. Рекомендуется сначала провести документ (кнопка «Провести»), чтобы печатная форма содержала актуальные данные из движений документа.
- 1Откройте документ и убедитесь, что он проведён
- 2Нажмите кнопку «Печать» на панели команд
- 3Выберите нужную форму из выпадающего списка
- 4Проверьте данные в окне предварительного просмотра
- 5Нажмите Ctrl+P или значок принтера для вывода на бумагу
Печать нескольких документов из списка
Когда нужно распечатать пакет документов — например, все накладные за день — открывать каждый по отдельности не требуется. В журнале документов выделите нужные строки мышью с клавишей Ctrl (или Shift для диапазона), затем нажмите кнопку «Печать» в командной панели списка и выберите форму.
Программа сформирует единый табличный документ, где печатные формы идут одна за другой с разрывами страниц. Перед отправкой на принтер пролистайте предпросмотр и убедитесь, что количество форм совпадает с количеством выделенных документов — если часть документов не проведена, они могут быть пропущены без явного предупреждения.
Обратите внимание: если в списке установлен отбор или документы скрыты отбором, печатаются только выделенные строки, а не весь журнал. Это удобно для пакетной печати по контрагенту или за период.
Настройка параметров печати и сохранение в файл
Перед выводом на принтер полезно проверить настройки страницы. В окне предварительного просмотра доступны параметры: ориентация (книжная или альбомная), масштаб, поля, количество копий. В большинстве типовых форм макет уже настроен под лист A4, но для широких таблиц может потребоваться альбомная ориентация или уменьшение масштаба.
Сохранение в PDF и Excel
Если документ нужно отправить контрагенту, удобнее сохранить его в файл. В окне предварительного просмотра нажмите «Файл → Сохранить» или «Сохранить как» и выберите формат: PDF для отправки на подпись, XLSX — если получатель должен редактировать данные, MXL — внутренний формат 1С для обмена между базами. Также во многих конфигурациях есть кнопка «Отправить по электронной почте», которая сразу прикрепляет PDF к письму.
Печать без предпросмотра
Для ускорения работы часть форм можно печатать сразу, минуя просмотр: в меню «Печать» выберите пункт с пометкой «без предварительного просмотра» или настройте быструю печать через «Ещё → Печать → Печать на принтер по умолчанию». Этот режим оправдан только для проверенных форм — ошибку в данных вы заметите уже на бумаге.
Что делать, если нужной печатной формы нет в списке
Если в меню «Печать» отсутствует требуемая форма, причин обычно три: форма не предусмотрена для этого вида документа в типовой конфигурации, у пользователя не хватает прав, либо форма отключена в настройках. Сначала проверьте права — попросите пользователя с полными правами открыть тот же документ и сравнить список доступных форм.
Для нестандартных бланков в типовых конфигурациях предусмотрен механизм внешних печатных форм. Перейдите в раздел «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки», включите флажок «Дополнительные отчеты и обработки», затем откройте «Дополнительные отчеты и обработки» и загрузите файл внешней печатной формы (обычно с расширением .epf). После регистрации форма появится в меню «Печать» у соответствующих документов.
Ещё один вариант — изменить макет существующей формы через механизм «Изменение макета печатной формы» (если он включён в настройках). Это позволяет поправить надписи, добавить логотип или поле без снятия конфигурации с поддержки. Для серьёзной доработки макета потребуется конфигуратор и знание встроенного языка 1С — это уже задача для разработчика.
Типичные проблемы при выводе печатных форм
Наиболее частая жалоба — пустые поля в форме. Причина почти всегда в незаполненных данных: не указан договор в документе, у организации не заполнены банковские реквизиты, у контрагента отсутствует адрес. Откройте соответствующий справочник, заполните поля и сформируйте форму заново — данные подтянутся автоматически.
Вторая типичная ситуация — форма «обрезается» при печати или не помещается на лист. Проверьте масштаб в предпросмотре, ориентацию страницы и настройки принтера: иногда драйвер принтера сам масштабирует документ. Также убедитесь, что в настройках страницы выбран формат бумаги A4, а не Letter.
Третья группа проблем — устаревшие формы после изменения законодательства (например, новая редакция счёта-фактуры). В этом случае требуется обновление конфигурации: типовые формы поставляются вместе с релизами, и самостоятельно править регламентированные макеты не следует.
Проверка результата перед отправкой документа
Прежде чем распечатать или отправить форму контрагенту, пройдите по ключевым точкам: реквизиты вашей организации (ИНН, КПП, расчётный счёт), данные контрагента, номер и дата документа, итоговые суммы и сумма НДС, наличие подписей и места для печати. Ошибка в любом из этих полей может сделать документ недействительным для бухгалтерии получателя.
Для регламентированных форм (счёт-фактура, УПД) сверьте формат с действующими требованиями: в типовых конфигурациях актуальность обеспечивается обновлением релизов. Если конфигурация давно не обновлялась, форма может не соответствовать текущим правилам.
Как проверить результат
ИНН, КПП, адреса и счета заполнены и актуальны
Пустые поля или устаревшие реквизиты
Суммы совпадают с табличной частью документа, НДС выделен
Расхождения итогов или пустые суммы
Форма помещается на лист, ничего не обрезано
Текст выходит за поля, таблица разрывается
Конфигурация обновлена, форма соответствует требованиям
Релиз устарел, форма старого образца
FAQ
Как распечатать документ, если кнопка «Печать» неактивна?
Чаще всего кнопка недоступна из-за отсутствия прав у пользователя или потому, что документ не записан. Сначала запишите и проведите документ. Если не помогло — проверьте права под пользователем с полными правами: возможно, роль текущего пользователя не включает доступ к печати данного вида документов.
Можно ли вывести печатную форму сразу в PDF, минуя предпросмотр?
Да. В окне предварительного просмотра используйте «Файл → Сохранить как» и выберите формат PDF. В ряде конфигураций также есть команда «Отправить по электронной почте», которая автоматически формирует PDF и прикрепляет его к письму, не открывая лишних окон.
Почему в печатной форме не выводятся банковские реквизиты организации?
Реквизиты подставляются из карточки организации и выбранного банковского счёта. Откройте справочник «Организации», проверьте заполнение основного банковского счёта и убедитесь, что в самом документе выбран нужный счёт. После исправления сформируйте форму заново.
Как добавить свою печатную форму, не дорабатывая конфигурацию?
Используйте механизм дополнительных отчетов и обработок: «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки», включите соответствующий флажок и загрузите файл внешней печатной формы (.epf). Форма появится в меню «Печать» и сохранится при обновлениях конфигурации. Загружайте только проверенные обработки.
Почему при печати из списка выводится меньше форм, чем выделено документов?
Непроведённые или помеченные на удаление документы часто пропускаются при пакетной печати. Проверьте статус выделенных документов и проведите те, что должны попасть в печать. Также убедитесь, что выделение сделано именно по строкам списка, а не установлен только отбор.
Что делать, если после обновления конфигурации изменилась привычная форма?
Типовые формы обновляются вместе с релизом, и пользовательские правки типового макета затираются. Если нужен собственный вариант — вынесите его во внешнюю печатную форму или используйте механизм изменения макета, тогда при обновлениях ваши изменения сохранятся.
Что важно запомнить
Печатная форма выводится через кнопку «Печать» в документе или из списка с выделением строк. Перед печатью проверяйте документ на проведённость, заполненность реквизитов и вид в предпросмотре. Нестандартные бланки подключайте внешними обработками, а типовые макеты не правьте напрямую — изменения потеряются при обновлении.