Как в 1С создать документ на основании другого документа

Механизм «Создать на основании» — один из базовых инструментов 1С, который позволяет формировать новый документ с автоматическим переносом данных из уже существующего. Вместо ручного ввода контрагента, номенклатуры, количества и цен программа заполняет поля сама, а пользователь лишь проверяет результат и при необходимости корректирует его.

Такой подход ускоряет работу и снижает количество ошибок: реализация создаётся из заказа покупателя, счёт-фактура — из реализации, приходный кассовый ордер — из счёта на оплату. Цепочка документов остаётся связанной, и по любому объекту можно увидеть, что было создано до и после него.

Механизм работает во всех типовых конфигурациях — «Управление торговлей», «Бухгалтерия предприятия», «ERP», «Комплексная автоматизация», «Зарплата и управление персоналом». Отличается только расположение кнопок и состав доступных документов-получателей, но логика везде одинаковая.

Где находится кнопка «Создать на основании»

В форме открытого документа кнопка обычно расположена в командной панели — рядом с кнопками «Провести», «Записать» и «Печать». В конфигурациях на управляемых формах (интерфейс «Такси») она может быть вынесена отдельной кнопкой или скрыта в меню «Ещё» → «Создать на основании», если разработчики не вывели её на панель.

Создать документ на основании можно и из списка: выделите строку с документом-основанием, нажмите правую кнопку мыши и выберите «Создать на основании», либо используйте аналогичную кнопку в командной панели списка. Это удобно, когда нужно обработать несколько документов подряд, не открывая каждый.

Если кнопки нет ни в форме, ни в меню «Ещё», возможны две причины: для данного типа документа ввод на основании не предусмотрен конфигурацией, либо у пользователя недостаточно прав на создание документа-получателя. Во втором случае обратитесь к администратору — право «Добавление» на нужный вид документов открывается через роли.

Пошаговое создание документа на основании

Рассмотрим типовой сценарий: создание реализации товаров и услуг на основании счёта на оплату покупателю. Порядок действий аналогичен для любых других пар документов.

1. 1
   Откройте документ-основание (например, счёт на оплату) и убедитесь, что он проведён или хотя бы записан
2. 2
   Нажмите кнопку «Создать на основании» в командной панели или в меню «Ещё»
3. 3
   В выпадающем списке выберите нужный тип документа, например «Реализация (акты, накладные, УПД)»
4. 4
   Дождитесь открытия нового документа — программа автоматически заполнит контрагента, договор, табличную часть с товарами, цены и суммы
5. 5
   Проверьте заполненные поля: организацию, склад, счета учёта, дату документа
6. 6
   При необходимости скорректируйте количество, удалите лишние строки или добавьте новые
7. 7
   Нажмите «Провести» и убедитесь, что документ провёлся без ошибок

После проведения новый документ сохраняет ссылку на основание. В форме документа-основания появится информация о связанных объектах, а через кнопку «Связанные документы» (или отчёт «Структура подчинённости») можно увидеть всю цепочку: счёт → реализация → счёт-фактура → оплата.

Если документ-основание не проведён, часть конфигураций всё равно позволит создать на его основании новый документ, но данные могут перенестись не полностью. Рекомендуется сначала провести основание, а уже потом вводить подчинённые документы.

Создание нескольких документов из одного основания

Один документ может служить основанием для нескольких документов разных видов. Например, из реализации создают счёт-фактуру, корректировку реализации, возврат товаров от покупателя. Каждый раз используется та же кнопка «Создать на основании» — программа не ограничивает количество подчинённых документов.

Особый случай — частичное использование основания. Если по заказу на 100 единиц товара отгружают партиями, первая реализация создаётся на основании заказа с полным списком, а пользователь вручную удаляет лишние строки или меняет количество. В некоторых конфигурациях (например, в «Управлении торговлей» с включёнными статусами заказов) программа сама контролирует остаток к отгрузке и при повторном создании предложит только неотгруженное количество.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно отгрузить заказ частямиСоздайте реализацию на основании заказа и вручную оставьте только отгружаемые позиции; при следующей отгрузке создайте ещё одну реализацию из того же заказа

Часть товара заменена по согласованию с клиентомСначала скорректируйте заказ, затем создавайте реализацию — иначе придётся править оба документа

Нужен документ, которого нет в списке «Создать на основании»Создайте его вручную через раздел с соответствующим журналом документов или попросите разработчика добавить ввод на основании

Проверка результата после создания

Автоматическое заполнение не гарантирует корректность всех реквизитов. Программа переносит данные по правилам, заложенным разработчиками, но часть полей заполняется по умолчанию из настроек пользователя или остаётся пустой.

Обязательно проверьте дату нового документа — она может подставиться текущей, что при работе «задним числом» нарушит последовательность проведения. Также проверьте организацию (если в базе их несколько), склад, договор и счета учёта в бухгалтерских конфигурациях.

Контрольные точки

Как проверить результат

Связь с основанием

Норма

В новом документе есть поле «Основание» или документ виден в структуре подчинённости основания

Тревожный признак

Документ создан, но связи нет — значит, он был создан вручную, а не на основании

Табличная часть

Норма

Номенклатура, количество и суммы совпадают с основанием или отличаются осознанно

Тревожный признак

Строки продублированы, количество обнулилось, цены не перенеслись

Проведение

Норма

Документ проводится без сообщений об ошибках, движения по регистрам формируются

Тревожный признак

При проведении появляются ошибки о незаполненных реквизитах или отрицательных остатках

Настройка ввода на основании в конфигураторе

Для программиста механизм настраивается через свойство объекта «Вводится на основании». В конфигураторе откройте нужный документ, перейдите на закладку «Ввод на основании» и укажите, на основании каких объектов он создаётся. У документа-основания соответственно заполняется список «Является основанием для».

Логика заполнения полей описывается в модуле объекта документа-получателя, в процедуре ОбработкаЗаполнения. Именно там определяется, какие реквизиты копируются напрямую, какие вычисляются, а какие заполняются значениями по умолчанию. В типовых конфигурациях на БСП вместо прямой правки модуля используется переопределяемый программный интерфейс — изменения вносятся через расширение, чтобы не потерять их при обновлении.

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — пользователь создаёт документ вручную через «Создать» в журнале, а потом пытается найти связь с основанием. Связи не будет: она устанавливается только при вводе на основании. Если документ уже создан вручную, связь можно восстановить, указав основание в соответствующем поле (если оно есть в форме), но проще пересоздать документ правильным способом.

Вторая распространённая ситуация — создание дубликатов. Пользователь не заметил, что реализация по заказу уже существует, и создал вторую. Перед вводом нового документа проверяйте структуру подчинённости основания: кнопка «Связанные документы» покажет всё, что уже создано.

Альтернативы вводу на основании

Если нужная связь между документами не предусмотрена, а дорабатывать конфигурацию нецелесообразно, используйте копирование: в форме документа нажмите «Ещё» → «Скопировать» (или клавишу F9 в списке). Создастся документ того же вида с теми же данными — подходит для повторяющихся операций, но не меняет тип документа.

Для массового создания документов в некоторых конфигурациях есть специальные рабочие места: «Оформление накладных и ордеров» в «Управлении торговлей», обработки группового создания счетов-фактур в «Бухгалтерии». Они позволяют выбрать несколько оснований и сформировать по ним документы пакетно, что быстрее поштучного ввода на основании.

Частые вопросы

Почему кнопка «Создать на основании» неактивна или отсутствует?

Либо для этого типа документа ввод на основании не настроен в конфигурации, либо у пользователя нет права на добавление документа-получателя. Проверьте права через администратора; если прав достаточно, но кнопки нет — связь между документами может добавить только разработчик.

Можно ли создать документ на основании сразу нескольких документов?

Штатная кнопка работает с одним выделенным документом. Для объединения нескольких оснований в один документ используйте специальные рабочие места (например, оформление накладных по нескольким распоряжениям) — их наличие зависит от конфигурации.

Что делать, если при создании на основании перенеслись неверные данные?

Сначала исправьте данные в документе-основании и перепроведите его, затем пересоздайте подчинённый документ. Если основание корректно, а ошибка повторяется — проблема в процедуре заполнения, её должен проверить программист.

Изменится ли основание, если я отредактирую созданный на его основе документ?

Нет, связь односторонняя: данные копируются из основания в новый документ только в момент создания. Последующие изменения в подчинённом документе никак не влияют на основание, и наоборот.

Как найти все документы, созданные на основании конкретного документа?

Откройте документ-основание и нажмите кнопку «Связанные документы» или сформируйте отчёт «Структура подчинённости» — он покажет полную цепочку связанных объектов вверх и вниз.

Можно ли удалить основание, если по нему уже созданы документы?

Программа позволит пометить основание на удаление, но связанные документы останутся в базе, и ссылки на основание в них станут «битыми» после физического удаления. Корректный порядок: сначала отменить проведение и удалить подчинённые документы, затем основание.