Как сохранить файл в формате PDF из 1С

Формат PDF нужен почти в каждом обмене документами: счета, акты, накладные и отчёты из 1С контрагенты ждут именно в этом виде, потому что PDF одинаково открывается на любом устройстве и не «разъезжается» при печати. В 1С сохранение в PDF встроено в платформу, и в большинстве случаев сторонние программы не понадобятся.

Способ зависит от того, что именно вы сохраняете: печатную форму документа, отчёт, табличный документ или произвольный файл. Ниже разобраны все рабочие варианты — от стандартного меню «Файл» до программного сохранения и виртуального принтера, а также типичные ошибки, из-за которых PDF получается пустым, обрезанным или нечитаемым.

Сохранение печатной формы документа в PDF

Самая частая задача — отправить контрагенту счёт, акт или УПД. Откройте документ, нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную печатную форму. На экране появится табличный документ с готовым бланком.

Дальше действуйте через меню: «Файл → Сохранить как…» или сочетание клавиш Ctrl+S. В диалоге сохранения в поле «Тип файла» выберите «Документ PDF (*.pdf)», задайте имя и папку, нажмите «Сохранить». Во многих конфигурациях на панели печатной формы есть отдельная кнопка с дискетой — она делает то же самое.

1. 1
   Откройте документ и нажмите «Печать», выберите нужную форму
2. 2
   В окне печатной формы нажмите «Файл → Сохранить как» или Ctrl+S
3. 3
   В поле «Тип файла» выберите «Документ PDF (*.pdf)»
4. 4
   Укажите имя файла и папку, нажмите «Сохранить»
5. 5
   Откройте полученный PDF и проверьте содержимое перед отправкой

При сохранении платформа может предложить настройки PDF: встраивание шрифтов и соответствие стандартам (например, PDF/A для архивного хранения). Для обычной переписки с контрагентами достаточно настроек по умолчанию; для электронного архива лучше включить встраивание шрифтов, чтобы документ выглядел одинаково на любом компьютере.

Сохранение отчёта в PDF

Отчёты (оборотно-сальдовая ведомость, анализ счёта, карточка счёта и другие) сохраняются по тому же принципу. Сформируйте отчёт кнопкой «Сформировать», убедитесь, что данные за нужный период выведены полностью, затем нажмите Ctrl+S или «Файл → Сохранить как» и выберите тип «Документ PDF».

Обратите внимание: в PDF попадает именно то, что видно на экране. Если в отчёте свёрнуты группировки или часть колонок скрыта, в файл они попадут в том же свёрнутом виде. Перед сохранением разверните нужные уровни и проверьте ширину колонок — слишком узкие колонки обрезают значения.

Если пункта PDF нет: виртуальный принтер

В старых версиях платформы или в отдельных конфигурациях тип файла PDF может отсутствовать в списке. В этом случае поможет виртуальный принтер — в Windows он называется «Microsoft Print to PDF» и доступен по умолчанию в современных версиях системы.

Порядок такой: откройте печатную форму, нажмите «Файл → Печать» (Ctrl+P), в списке принтеров выберите «Microsoft Print to PDF», нажмите «Печать» и укажите, куда сохранить файл. Результат будет визуально таким же, как при прямом сохранении, но без настроек встраивания шрифтов и метаданных.

Массовое сохранение и отправка по почте

Когда нужно сохранить десятки документов — например, все акты за месяц, — открывать каждый вручную долго. В типовых конфигурациях («Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей») есть групповая печать: выделите документы в списке, нажмите «Печать» и выберите комплект или нужную форму. Сформированный общий табличный документ сохраняется в PDF одним файлом или несколькими, в зависимости от настроек печати.

Многие конфигурации умеют сразу отправлять печатную форму по электронной почте: кнопка «Отправить» или «Ещё → Отправить по e-mail» автоматически формирует PDF-вложение. Это удобно, но перед массовой рассылкой проверьте настройку учётной записи почты и отправьте тестовое письмо себе — убедитесь, что вложение открывается и содержит правильный документ.

Программное сохранение в PDF

Разработчики и администраторы могут сохранять табличный документ в PDF кодом встроенного языка — это используется в обработках, регламентных заданиях и авторассылках. Метод простой: у объекта «ТабличныйДокумент» вызывается «Записать» с указанием типа файла.

ТабДок = Новый ТабличныйДокумент;
// ... формирование табличного документа ...
ТабДок.Записать("C:\Документы\Счет.pdf", ТипФайлаТабличногоДокумента.PDF);

При серверном выполнении учтите: путь должен быть доступен серверу 1С, а не клиентскому компьютеру, и у учётной записи службы сервера должны быть права на запись в каталог. Типичная ошибка — сохранение в папку пользователя, которая для сервера не существует.

Проверка результата и типичные ошибки

После сохранения откройте файл в любом PDF-просмотрщике и проверьте три вещи: полноту данных (все страницы, все колонки), читаемость шрифтов и корректность реквизитов. Если документ многостраничный, пролистайте его до конца — иногда обрывается именно последняя страница.

Ограничения и нюансы

PDF из 1С — это «слепок» печатной формы: редактировать его средствами 1С уже нельзя. Если нужно изменить данные, правьте исходный документ в базе и сохраняйте файл заново. Также помните, что PDF без подписи и печати (или без электронной подписи) не имеет юридической силы как оригинал — для юридически значимого обмена используются операторы ЭДО, а не простая отправка файла.

Если документ содержит штрихкоды или QR-коды (например, на УПД), проверьте их читаемость в сохранённом файле: при печати через виртуальный принтер с низким качеством коды могут стать нечитаемыми для сканеров.

Частые вопросы