Документы и Печать · 10 мин
Как сделать отбор в списке документов в 1С
Как настроить отбор в списке документов 1С: кнопка «Ещё», быстрый поиск, отбор по периоду, контрагенту и организации. Сохранение настроек и типичные ошибки.
Работа с большим журналом документов в 1С без отбора превращается в бесконечную прокрутку: счета, реализации, поступления и платёжки перемешаны за весь период. Отбор позволяет за пару кликов оставить в списке только нужные документы — по контрагенту, организации, дате, сумме или любому другому реквизиту.
Механизм отбора работает одинаково в большинстве конфигураций на управляемых формах: 1С:Бухгалтерия 3.0, Управление торговлей 11, ERP, ЗУП. Различаются только названия полей и состав реквизитов конкретного вида документа. Освоив отбор один раз, вы сможете применять его в любом списке — документов, справочников, регистров.
Важно понимать: отбор не изменяет и не удаляет данные. Он только фильтрует отображение списка. Сняли отбор — и все документы снова на месте. Поэтому экспериментировать с настройками безопасно.
Где находится настройка отбора в списке документов
Откройте нужный журнал: например, «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» в 1С:Бухгалтерии или «Продажи» → «Заказы клиентов» в Управлении торговлей. Основной инструмент — кнопка «Ещё» в правой части командной панели списка. В выпадающем меню выберите пункт «Настроить список».
Откроется окно настройки с тремя вкладками: «Отбор», «Сортировка» и «Условное оформление». Нас интересует первая. Именно здесь задаются условия, по которым программа покажет только подходящие документы.
Во многих конфигурациях над списком уже есть панель быстрого отбора — поля «Организация», «Контрагент», «Период». Если такие поля видны, заполните их напрямую: это тот же отбор, только вынесенный на форму для удобства. Если панели нет или нужного поля в ней не хватает, используйте «Настроить список».
Как быстро отобрать документы по периоду
Отбор по дате — самая частая задача. В большинстве списков период задаётся кнопкой «Установить период» (значок календаря) или через «Ещё» → «Установить интервал дат». Выберите стандартный период (сегодня, месяц, квартал) или введите произвольные даты начала и окончания.
После установки периода в списке останутся только документы, дата которых попадает в указанный интервал. Рядом с командной панелью обычно появляется подсказка вида «Период: 01.01 — 31.01» — это признак того, что отбор активен.
Если документы «пропали», первым делом проверьте именно период: часто пользователь забывает, что ранее ограничил список одним днём, и не видит вчерашние документы. Сбросить период можно той же кнопкой, очистив даты, либо через «Ещё» → снятие установленного интервала.
Отбор по контрагенту, организации и другим реквизитам
Откройте «Ещё» → «Настроить список». В левой части окна находится дерево доступных полей: Контрагент, Организация, Договор, Сумма, Ответственный, Склад и другие реквизиты документа. Найдите нужное поле — можно раскрыть список или воспользоваться поиском поля.
Перетащите поле в правую часть окна или дважды кликните по нему. Затем задайте вид сравнения и значение:
- Равно — документы с точным совпадением, например Контрагент = ООО «Вектор»;
- В списке — несколько значений сразу, например два-три контрагента;
- Содержит — для текстовых полей, например комментарий содержит слово «срочно»;
- Больше / Меньше — для сумм и дат;
- Заполнено / Не заполнено — документы, где поле пустое или, наоборот, указано.
Нажмите «Завершить редактирование» — список сразу перестроится. Активные условия отбора отображаются под командной панелью, и каждое можно временно отключить флажком, не удаляя.
- 1Откройте список документов нужного вида
- 2Нажмите «Ещё» → «Настроить список»
- 3На вкладке «Отбор» найдите поле, например «Контрагент»
- 4Добавьте его в условия, выберите вид сравнения и значение
- 5Нажмите «Завершить редактирование» и проверьте результат в списке
Как объединить несколько условий отбора
Несколько условий по умолчанию объединяются логическим «И»: показываются документы, удовлетворяющие всем условиям одновременно. Например, «Организация = Наша фирма» и «Контрагент = ООО Вектор» и «Сумма больше 100 000» — останутся только крупные документы по этому контрагенту.
Если нужно условие «ИЛИ» (например, контрагент «Альфа» или «Бета»), используйте кнопку «Сгруппировать условия» в окне настройки и выберите тип группы «Группа ИЛИ». Либо проще — задайте вид сравнения «В списке» и перечислите оба значения в одном условии.
Группировка «НЕ» позволяет исключить документы: например, показать все реализации, кроме помеченных на удаление или кроме конкретного склада. Такие комбинации полезны при сверке данных, когда нужно найти «всё, что не должно быть».
Отбор по виду сравнения «Содержит» по текстовым полям работает медленнее, чем точное равенство, особенно в больших базах. Если ищете по номеру документа, используйте «Равно» или встроенный поиск по строке (Ctrl+F) — это заметно быстрее.
Как сохранить и сбросить настройки отбора
Если отбор нужен регулярно — например, ежедневный список «непроведённые документы по моей организации» — сохраните его. В окне «Настроить список» нажмите «Сохранить настройки» (или «Ещё» → «Сохранить настройки» в зависимости от версии платформы), задайте понятное имя. Позже настройка выбирается из списка за один клик через «Выбрать настройку».
Для полного сброса всех отборов откройте «Настроить список» и нажмите «Установить стандартные настройки». Список вернётся к исходному виду без фильтров и сортировок. Это первое действие при подозрении, что «документы куда-то пропали».
Учтите: настройки списка сохраняются персонально для каждого пользователя. Коллега под своим логином увидит список без вашего отбора — это нормально, а не признак ошибки.
Альтернативные способы найти нужные документы
Помимо настройки списка, в 1С есть и другие инструменты поиска. Быстрый поиск по списку (Ctrl+F или просто начните вводить текст) ищет по отображаемым колонкам — номеру, контрагенту. Подходит, когда нужно найти один конкретный документ.
Отбор по значению в текущей колонке: встаньте курсором на ячейку с нужным контрагентом, нажмите «Ещё» → «Найти: по текущему значению» (в ряде конфигураций — кнопка «Отбор по значению»). Список мгновенно отфильтруется по этому значению без открытия окна настроек.
Для сложных выборок — по реквизитам табличных частей, остаткам, взаиморасчётам — используйте отчёты (например, «Универсальный отчёт» или отчёты по продажам) вместо отбора списка. Список документов не умеет отбирать по данным внутри табличной части, а отчёт может.
Сравнение вариантов
Универсальный способ: любые реквизиты, группы условий, сохранение настроек. Требует нескольких кликов.
Самый быстрый вариант для типовых полей (период, организация, контрагент). Состав полей ограничен конфигурацией.
Подходит для поиска одного документа по номеру или названию. Не заменяет отбор по условиям.
Нужны для отбора по табличным частям, остаткам и аналитике. Сложнее в настройке, но гибче.
Типичные ошибки при работе с отбором
Самая частая проблема — пользователь забывает про установленный ранее отбор и считает, что документы удалены. Всегда смотрите на строку активных отборов под командной панелью: там перечислены все действующие условия.
Вторая ошибка — отбор по «неправильному» полю. Например, в списке есть и «Контрагент», и «Партнёр» — это разные реквизиты, и документ может не попасть в выборку, если отобрать не по тому полю. Если результат пустой, проверьте, по какому именно реквизиту задано условие.
Третья ошибка — попытка отобрать по данным табличной части (например, «показать документы, где есть товар X»). Стандартный отбор списка этого не умеет — нужен отчёт или специальная обработка.
Как проверить результат
Отображаются только заданные вами условия
Есть лишние условия из старых настроек
В списке только документы, подходящие под условие
Список пуст, хотя документы точно существуют — проверьте период и поле отбора
После «Установить стандартные настройки» видны все документы
Документы не появляются и после сброса — возможно, проблема с правами доступа
Частые вопросы об отборе в списках 1С
Почему в списке не видно документы, хотя они точно введены?
Чаще всего активен старый отбор или ограничен период. Откройте «Ещё» → «Настроить список» → «Установить стандартные настройки». Если документы не появились, проверьте, под какой организацией и датой они введены, и нет ли у вас ограничений по правам доступа (RLS) — тогда вопрос к администратору.
Как отобрать документы сразу по нескольким контрагентам?
В настройке списка добавьте условие по полю «Контрагент», выберите вид сравнения «В списке» и добавьте нужных контрагентов в перечень. Альтернатива — сгруппировать несколько условий «Равно» в группу «ИЛИ», но «В списке» проще и нагляднее.
Можно ли отобрать только непроведённые документы?
Да. В настройке списка найдите поле «Проведён» и задайте условие «Проведён = Нет». Сохраните настройку под понятным именем — получите постоянный фильтр документов, требующих проведения.
Отбор по товару внутри документа не работает. Что делать?
Стандартный отбор списка работает только по реквизитам шапки документа. Для поиска по табличной части используйте отчёты: например, в 1С:Бухгалтерии — «Универсальный отчёт» по документам с отбором по номенклатуре, в УТ — отчёты по продажам с детализацией до документа.
Как сделать отбор по части номера документа?
В настройке списка добавьте условие по полю «Номер» с видом сравнения «Содержит» и укажите фрагмент номера. Учтите, что для строковых номеров с префиксами поиск идёт по полному значению, включая префикс организации.
Настройки отбора пропадают после перезапуска программы. Это нормально?
Обычно платформа запоминает последние настройки списка автоматически. Если настройки сбрасываются, сохраните их явно через «Сохранить настройки» и загружайте через «Выбрать настройку». Если и это не помогает, возможно, очистку настроек выполняет регламентная операция или особенность конфигурации — уточните у администратора.
Что важно запомнить
Отбор настраивается через «Ещё» → «Настроить список»: выбираете поле, вид сравнения и значение. Отбор не изменяет данные, а только фильтрует отображение, поэтому эксперименты безопасны. Если документы «пропали» — первым делом сбросьте настройки к стандартным и проверьте период.