Документы и Печать · 11 мин
Как распечатать акт сверки в 1С 8: полная инструкция
Как сформировать и распечатать акт сверки взаиморасчетов в 1С 8: пошаговая инструкция для Бухгалтерии 3.0, УТ и КА, настройка периода, проверка данных и печать.
Акт сверки взаиморасчетов — документ, который организации направляют контрагенту для подтверждения задолженности и расхождений по расчетам. В 1С 8 он формируется автоматически на основании проведенных документов: реализаций, поступлений, оплат и возвратов. Достаточно выбрать контрагента, задать период и нажать кнопку заполнения — программа сама соберет обороты и сальдо.
Печатная форма акта сверки есть практически во всех типовых конфигурациях: 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 2.0 и 3.0), Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP. Меню и названия пунктов немного отличаются, но логика везде одинаковая: создать документ «Акт сверки» (или «Сверка взаиморасчетов»), заполнить его и вывести на печать.
Ниже разобран порядок действий для самых распространенных конфигураций, настройки периода и договора, проверка корректности данных перед печатью и типичные ошибки, из-за которых суммы в акте не совпадают с ожиданиями контрагента.
Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С 8
Расположение документа зависит от конфигурации. В 1С:Бухгалтерия 8.3 (ред. 3.0) акт сверки находится в разделе «Продажи» → «Акты сверки расчетов с контрагентами». Также он доступен из раздела «Покупки» — это один и тот же журнал, разницы нет.
В Управлении торговлей 11 и Комплексной автоматизации документ называется «Сверка взаиморасчетов» и находится в разделе «Продажи» → «Документы продаж» либо через поиск по команде «Сверка взаиморасчетов». В ERP путь аналогичный: «Казначейство» или «Продажи» → «Сверки взаиморасчетов».
Если найти документ через меню не удается, воспользуйтесь универсальным способом: нажмите на лупу в правом верхнем углу (или Ctrl+F в «Все функции») и введите «сверка». Программа покажет нужный пункт независимо от настроек интерфейса конкретной базы.
Пошаговое формирование акта сверки в 1С:Бухгалтерия 8.3
Откройте раздел «Продажи» и выберите «Акты сверки расчетов с контрагентами». Нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа, где нужно заполнить обязательные поля.
Укажите организацию (если в базе их несколько), контрагента и период сверки — даты «с» и «по». Если нужна сверка по конкретному договору, заполните поле «Договор»; если по всем договорам контрагента — оставьте его пустым. Затем нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учета». Программа соберет все проведенные документы за период: реализации, поступления, платежи, корректировки.
После заполнения проверьте табличную часть: сальдо на начало, обороты по дебету и кредиту, итоговую задолженность. Если все верно, нажмите «Провести» и затем кнопку «Печать» → «Акт сверки». Откроется печатная форма, которую можно отправить на принтер, сохранить в PDF или Excel.
- 1Откройте «Продажи» → «Акты сверки расчетов с контрагентами» и нажмите «Создать»
- 2Заполните организацию, контрагента, период и при необходимости договор
- 3Нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учета»
- 4Проверьте сальдо и обороты в табличной части
- 5Проведите документ и нажмите «Печать» → «Акт сверки»
- 6Отправьте форму на принтер или сохраните в PDF
Формирование акта сверки в УТ 11, КА и ERP
В Управлении торговлей 11 документ называется «Сверка взаиморасчетов». Откройте «Продажи» → «Сверки взаиморасчетов» (или найдите через поиск), создайте новый документ и укажите партнера, контрагента и период. Для заполнения нажмите «Заполнить» → «По расчетам с партнером».
Особенность УТ 11 и КА: сверка может формироваться в разрезе расчетных документов или сводно. Переключатель детализации находится в шапке документа. Для типового акта сверки обычно выбирают детализацию по расчетным документам — так контрагент видит каждую накладную и платеж.
Печать выполняется кнопкой «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов». Если в списке печатных форм несколько вариантов, выбирайте форму с расшифровкой по документам — она принимается контрагентами чаще всего.
Сверка по договору и по контрагенту в целом
Если с контрагентом несколько договоров, решите заранее, что сверяете. Сверка по одному договору покажет только его документы и задолженность по нему. Сверка по контрагенту в целом объединит все договоры, включая разные валюты и виды расчетов — в этом случае внимательно проверьте, что итоговое сальдо сгруппировано корректно.
Настройка периода и представления данных в акте
Период сверки обычно совпадает с отчетным периодом: квартал, год или срок действия договора. Дата окончания включается в сверку полностью, поэтому документы последнего дня периода попадут в акт. Если контрагент прислал свой вариант акта, сверяйте именно за тот период, который указал он, — иначе расхождения по оборотам неизбежны.
В Бухгалтерии 8.3 полезные настройки находятся по кнопке «Еще» или в шапке документа: можно включить вывод счетов учета, разбивку по договорам, отображение задолженности с точки зрения контрагента (зеркальный акт). В УТ 11 аналогичные параметры задаются в форме документа перед заполнением.
Если в акте нужно показать данные контрагента для сравнения, в Бухгалтерии есть вкладка или поле «По данным контрагента» — суммы туда вводятся вручную, и программа автоматически покажет расхождения. Это удобно, когда контрагент прислал свои цифры, и нужно зафиксировать разницу в самом документе.
Перед отправкой акта контрагенту сформируйте его дважды: сначала по данным учета, затем сверьте итоговое сальдо с отчетом «Анализ субконто» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 60/62/76. Если суммы совпали — акт можно печатать и подписывать.
Проверка данных перед печатью
Главный контрольный показатель — сальдо на конец периода. Сравните его с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам расчетов (60, 62, 76) в разрезе нужного контрагента и договора. Совпадение означает, что акт собран корректно по данным вашей базы.
Проверьте, что в акт попали все ожидаемые документы. Частая ситуация: отгрузка или оплата последним днем периода не проведена, и обороты занижены. Также убедитесь, что в сверку не попали документы другого контрагента со схожим названием — такое случается при дублях в справочнике.
Обратите внимание на знаки: в акте задолженность показывается по дебету или кредиту в зависимости от того, кто кому должен. Если контрагент должен вам — это дебетовое сальдо; если вы должны контрагенту — кредитовое. Перепутанный знак в печатной форме — повод для контрагента не подписывать акт.
Как проверить результат
Совпадает с ОСВ по счетам 60/62/76 по этому контрагенту
Сумма отличается — есть непроведенные или лишние документы
Все реализации и оплаты за период присутствуют
Отсутствуют документы последнего дня или есть чужие документы
Соответствует тому, кто кому должен
Задолженность показана с обратной стороны
Печать, сохранение и отправка акта
После проверки нажмите «Печать» в документе и выберите форму «Акт сверки». В открывшемся табличном документе доступны стандартные действия: печать на принтере, сохранение в PDF, Excel или MXL через «Файл» → «Сохранить как». PDF — оптимальный формат для отправки контрагенту: форма не «поплывет» при открытии.
Во многих конфигурациях акт можно отправить прямо из программы: кнопка «Отправить» → «По электронной почте» сформирует письмо с вложенным PDF. Если у вас подключен обмен электронными документами (ЭДО), акт сверки в ряде конфигураций можно направить контрагенту через оператора ЭДО — тогда подписание происходит без бумаги.
Подписанный скан акта удобно прикрепить к документу в базе (кнопка с скрепкой или «Присоединенные файлы»), чтобы при следующей сверке было видно, по какому периоду уже получено подтверждение.
Если акт не заполняется или суммы не сходятся
Пустая табличная часть после нажатия «Заполнить» почти всегда означает одно из трех: не выбран контрагент, неверно указан период или документы за период не проведены. Проверьте эти три условия по порядку — в подавляющем большинстве случаев причина находится здесь.
Если документы проведены, но в акт не попадают, проверьте организацию в шапке: при нескольких юрлицах в базе сверка собирается только по выбранной. Также убедитесь, что расчеты с контрагентом ведутся на стандартных счетах — при самописном плане счетов типовое заполнение может не сработать.
Расхождения с данными контрагента обычно вызваны разницей в датах: вы провели отгрузку одним числом, а покупатель принял товар другим. Такие разницы законны и отражаются в акте как расхождения — их и нужно обсуждать с контрагентом, а не «подгонять» цифры вручную.
Частые вопросы по печати акта сверки в 1С 8
Можно ли распечатать акт сверки без создания документа в базе?
Нет, типовая печатная форма привязана к документу «Акт сверки» или «Сверка взаиморасчетов». Сначала создайте и заполните документ, затем печатайте. Сам документ можно не проводить, если конфигурация позволяет печать непроведенного, но для корректности лучше провести.
Как распечатать акт сверки сразу по нескольким контрагентам?
В типовых конфигурациях акт формируется по одному контрагенту. Для массовой печати создайте документы по каждому контрагенту и используйте групповую печать из журнала: выделите нужные строки списком и нажмите «Печать». Либо воспользуйтесь обработками группового формирования, если они внедрены в вашу базу.
Почему в акте сверки нет документов, хотя они проведены?
Проверьте четыре условия: дата документа входит в период сверки, в шапке акта выбрана та же организация, что в документах, контрагент в документах совпадает именно с этой карточкой (нет дубля), и при сверке по договору договор в документах тот же. Несовпадение любого условия исключает документ из заполнения.
Можно ли изменить печатную форму акта — добавить логотип или подписи?
Да. Реквизиты организации, подписанты и ответственные лица подтягиваются из карточки организации — заполните их там. Для изменения самого макета (логотип, дополнительные колонки) нужна доработка внешней печатной формы или макета в конфигураторе — это работа для специалиста по 1С.
Как сохранить акт сверки в PDF для отправки контрагенту?
Откройте печатную форму, затем «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат PDF. Альтернатива — кнопка «Отправить» → «По электронной почте»: программа сама сформирует PDF-вложение. Сохраняйте файл с понятным именем, включающим контрагента и период сверки.
Чем акт сверки в 1С отличается от отчета «Оборотно-сальдовая ведомость»?
ОСВ — внутренний учетный отчет по счетам, он не предназначен для контрагента и не оформляется как двусторонний документ. Акт сверки — официальный документ для подписания обеими сторонами, с расшифровкой по первичным документам и полями для фиксации расхождений и подписей.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С 8 печатается из документа «Акт сверки» (Бухгалтерия) или «Сверка взаиморасчетов» (УТ, КА, ERP): создайте документ, укажите контрагента и период, заполните по данным учета, сверьте сальдо с ОСВ и только потом печатайте. Суммы в форме вручную не правьте — все исправления делайте документами в базе.