Документы и Печать · 7 мин
Как подключить справку в 1С: пошаговая инструкция
Разбираем, как подключить справку в 1С: прикрепить скан к документу или сотруднику, сформировать справку о доходах и справку-расчёт, проверить результат.
Под «подключить справку» пользователи 1С обычно понимают одну из трёх задач: прикрепить скан справки к документу или карточке сотрудника, сформировать справку о доходах для работника либо получить справку-расчёт по больничному или отпуску. Все три сценария решаются штатными средствами типовых конфигураций, без доработок и программирования.
Главное — заранее понять, какая именно справка нужна и где она должна «жить» в базе: как присоединённый файл, как печатная форма из документа или как отдельный документ. От этого зависит порядок действий и необходимые права доступа.
В статье разобраны оба подхода на примере типовых конфигураций (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей). Названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии, но логика везде одинаковая.
Определяем, какая справка нужна
Прежде чем искать кнопку в интерфейсе, уточните задачу. Если сотрудник принёс бумажную справку (из больницы, учебного заведения, о составе семьи) и её нужно хранить в базе — это сценарий прикрепления файла. Если справку нужно выдать сотруднику или контрагенту — это сценарий формирования документа.
Отдельный частый случай — справка-расчёт к больничному листу или отпуску. Она формируется автоматически из документа начисления и служит обоснованием суммы. Путать её со справкой о доходах нельзя: это разные формы с разным назначением.
Как выбрать действие
Включаем хранение присоединённых файлов
Прикрепление сканов работает только если в программе включено хранение присоединённых файлов. В большинстве типовых конфигураций эта возможность активна по умолчанию, но после обновления или в свежей базе её стоит проверить.
Откройте раздел «Администрирование» и найдите настройку «Общие настройки» или «Работа с файлами». Убедитесь, что установлен флаг хранения присоединённых файлов. Если база файловая, файлы будут храниться в томе на диске или непосредственно в базе — в зависимости от настройки.
Прикрепляем скан справки к объекту
Откройте объект, к которому относится справка: карточку сотрудника, документ (например, «Больничный лист»), карточку контрагента или договора. На панели навигации или в командной панели найдите ссылку «Присоединённые файлы» — часто она отображается значком скрепки.
В открывшемся списке нажмите «Добавить» и выберите файл с диска. Поддерживаются изображения, PDF и другие распространённые форматы. После добавления файл сохраняется в базе или в указанном томе и доступен всем пользователям с соответствующими правами.
- 1Откройте карточку сотрудника или документ, к которому относится справка
- 2Нажмите «Присоединённые файлы» (значок скрепки) на панели навигации
- 3Нажмите «Добавить» и выберите файл скана на диске
- 4Дождитесь загрузки и убедитесь, что файл появился в списке
- 5Откройте файл двойным щелчком и проверьте, что он читается корректно
Полезно давать файлам понятные имена: «Справка_Иванов_больничный_март.pdf». Когда файлов станет много, поиск по имени сэкономит заметное время.
Формируем справку о доходах для сотрудника
В 1С:ЗУП справка о доходах создаётся как отдельный документ. Перейдите в раздел «Отчётность, справки» и выберите пункт со справками для сотрудников. Создайте новый документ, укажите сотрудника и период — программа подтянет данные о доходах и удержанном налоге из учёта автоматически.
Проверьте заполненные суммы перед печатью: если сотрудник работал не весь период или были перерасчёты, данные могут отличаться от ожиданий работника. После проверки используйте кнопку «Печать» — форма выводится на принтер или сохраняется в PDF для отправки.
Получаем справку-расчёт к начислению
Справка-расчёт не создаётся отдельно — она печатается из документа начисления. Откройте проведённый документ «Больничный лист» или «Отпуск», нажмите кнопку «Печать» и выберите вариант справки-расчёта из списка печатных форм.
Форма показывает средний заработок, расчётный период, учтённые суммы и итоговое начисление. Это удобно для проверки корректности расчёта и для ответов на запросы сотрудников или проверяющих.
Как проверить результат
Файл открывается из списка двойным щелчком, содержимое читается
Ошибка открытия или пустой файл — загрузите заново
Суммы совпадают с расчётными листками за период
Расхождения — проверьте проведение документов начисления
Средний заработок и итог совпадают с суммами в документе
Форма пустая — документ не проведён, проведите его
Если что-то пошло не так
Отсутствие кнопки «Присоединённые файлы» почти всегда означает нехватку прав или отключённую настройку хранения файлов. Проверьте оба пункта, начиная с настроек в разделе «Администрирование».
Пустая справка о доходах — признак непроведённых документов начисления или неверно выбранного периода. Проверьте журнал начислений за нужные месяцы и пересоздайте справку.
Частые вопросы
Можно ли прикрепить справку сразу к нескольким документам?
Штатно файл привязывается к одному объекту. Если справка относится к нескольким документам, добавьте её к каждому из них отдельно — копии файла займут немного места, но связь будет явной и понятной при поиске.
Какие форматы файлов поддерживаются для присоединения?
Типовые конфигурации принимают распространённые форматы: PDF, JPEG, PNG, документы Office и другие. Ограничение обычно касается только размера файла — очень большие сканы лучше сжать перед загрузкой.
Почему в справке о доходах нет данных за последний месяц?
Данные попадают в справку только из проведённых документов. Если зарплата за месяц ещё не начислена или документ находится в состоянии черновика, суммы не отобразятся. Завершите расчёт и пересоздайте справку.
Кто видит прикреплённые файлы в базе?
Все пользователи, у которых есть права на просмотр соответствующего объекта и присоединённых файлов. Если справки содержат конфиденциальные сведения, настройте роли так, чтобы доступ имели только расчётчики и кадровики.
Можно ли выгрузить справку в PDF и отправить сотруднику?
Да. Любую печатную форму, включая справку о доходах и справку-расчёт, можно сохранить в PDF через кнопку «Сохранить» в окне предварительного просмотра печатной формы, а затем передать файл удобным способом.
Что важно запомнить
Скан справки прикрепляется через «Присоединённые файлы» к нужному объекту, справка о доходах создаётся документом в разделе отчётности, а справка-расчёт печатается из документа начисления. Перед формированием убедитесь, что документы проведены, а доступ к конфиденциальным файлам ограничен.