Документы и Печать · 10 мин
Как отправить печатную форму по почте из 1С
Как отправить печатную форму по электронной почте прямо из 1С: настройка учётной записи, отправка в PDF, типичные ошибки и их решение.
В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей, Бухгалтерия предприятия, ERP, Управление нашей фирмой и другие) печатную форму любого документа можно отправить контрагенту по электронной почте, не выходя из программы. Это удобно: не нужно сохранять файл на диск, открывать почтовый клиент и прикреплять вложение вручную — 1С сама сформирует письмо и вложит в него PDF, Excel или другой формат.
Для отправки используется встроенная подсистема работы с электронной почтой. Она доступна практически во всех современных типовых конфигурациях, но требует предварительной настройки учётной записи. Если почта ещё не настроена, кнопка отправки либо будет неактивна, либо программа предложит выполнить настройку при первой попытке отправки.
Ниже разобраны два рабочих сценария: разовая отправка уже сформированной печатной формы и отправка напрямую из документа. Отдельно рассмотрены настройка учётной записи, выбор формата вложения, типичные ошибки и способы их устранения.
Предварительное условие: настройка учётной записи почты
Отправка писем из 1С невозможна без настроенной учётной записи электронной почты. Настройка выполняется один раз администратором или пользователем с соответствующими правами. В большинстве конфигураций путь выглядит так: «Администрирование» → «Органайзер» → «Настройки электронной почты» либо «Администрирование» → «Обмен электронными письмами». В Управлении нашей фирмой — «Компания» → «Ещё» → «Настройки почты».
При добавлении учётной записи укажите адрес электронной почты и пароль. Для популярных сервисов (Яндекс, Mail.ru, Gmail, корпоративный Exchange) программа попытается определить параметры серверов автоматически. Если автонастройка не сработала, параметры SMTP и IMAP/POP3 придётся ввести вручную — их можно найти в справке вашего почтового сервиса.
После ввода данных нажмите «Проверить настройки» — программа выполнит тестовое подключение к серверам входящей и исходящей почты. Успешная проверка означает, что учётная запись готова к использованию. Если проверка не проходит, внимательно читайте текст ошибки: «неверный логин или пароль» указывает на проблему с паролем приложения, «сервер не отвечает» — на неверный адрес сервера, порт или блокировку со стороны антивируса и брандмауэра.
Способ 1: отправка из сформированной печатной формы
Это самый универсальный способ, который работает в любой типовой конфигурации. Сначала сформируйте печатную форму обычным образом: откройте документ, нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму — например, «Счёт на оплату», «ТОРГ-12» или «Акт выполненных работ».
На экране появится окно предварительного просмотра с готовой печатной формой. На командной панели этого окна найдите кнопку отправки — она обычно выглядит как конверт и называется «Отправить» или «Отправить по электронной почте». В некоторых конфигурациях кнопка спрятана в меню «Ещё».
- 1Откройте документ и нажмите «Печать», выберите нужную форму
- 2В окне предпросмотра нажмите кнопку «Отправить» (конверт)
- 3Выберите формат вложения — обычно PDF
- 4Проверьте или введите адрес получателя, при необходимости измените тему и текст письма
- 5Нажмите «Отправить» и дождитесь сообщения об успешной отправке
Программа откроет форму нового письма. Если у контрагента в карточке заполнен адрес электронной почты, он подставится автоматически. Тема письма обычно формируется из названия документа, а сама печатная форма прикрепляется вложением. Перед отправкой можно отредактировать текст письма, добавить получателей в копию или прикрепить дополнительные файлы.
Признак успешной отправки — письмо появляется в папке «Отправленные» (если в конфигурации включено ведение переписки) либо программа выводит информационное сообщение без ошибок. Если письмо не ушло, 1С покажет текст ошибки от почтового сервера.
Способ 2: отправка напрямую из документа
Во многих конфигурациях есть более короткий путь — кнопка отправки прямо в форме документа или в списке документов. В Бухгалтерии предприятия, например, в форме счёта на оплату есть кнопка с изображением конверта, а в Управлении нашей фирмой доступна команда «Отправить по email» из меню «Ещё» документа.
При таком способе программа сама формирует печатную форму по умолчанию, вкладывает её в письмо и сразу открывает окно отправки. Это экономит время, когда форма одна и менять её не нужно. Если для документа настроено несколько печатных форм, программа предложит выбрать нужные галочками — можно вложить сразу несколько файлов в одно письмо.
Из списка документов удобно отправлять формы массово: выделите несколько документов с зажатой клавишей Ctrl, вызовите команду печати, а затем отправки. Учтите, что массовая отправка формирует отдельное письмо на каждый документ или группирует их по контрагентам — поведение зависит от конкретной конфигурации и её настроек.
Выбор формата вложения: PDF, Excel и другие
При отправке 1С предлагает выбрать формат файла-вложения. Наиболее распространённые варианты и их назначение приведены ниже.
| Формат | Когда использовать | Ограничения |
|---|---|---|
| Стандартный вариант для счетов, актов, накладных — получатель видит документ точно в задуманном виде | Не редактируется получателем | |
| Excel (XLSX) | Когда получателю нужно обработать данные: спецификации, прайсы, расчёты | Внешний вид может «поехать» в другой версии Excel |
| MXL | Обмен между пользователями 1С без сторонних программ | Открывается только в 1С |
| HTML | Просмотр в браузере без вложений | Может искажаться почтовыми клиентами |
Для деловой переписки с контрагентами оптимален PDF: документ выглядит одинаково на любом устройстве, его нельзя случайно изменить, и он подходит для большинства задач документооборота. Excel выбирайте только когда получатель явно просил редактируемый формат.
PDF или Excel
Подходит для официальных документов: счетов, актов, накладных. Гарантирует неизменность вида, но не редактируется.
Подходит для рабочих таблиц и спецификаций. Получатель может обрабатывать данные, но вёрстка зависит от его версии офисного пакета.
Типичные ошибки и их устранение
Чаще всего пользователи сталкиваются с ситуацией, когда кнопка отправки есть, но письмо не уходит. Причины почти всегда одни и те же, и большинство из них устраняется без привлечения программиста.
Отдельная ситуация — письма уходят, но не доходят до получателя. Проверьте папку «Спам» у получателя и убедитесь, что в теме и тексте письма нет типичных спам-маркеров. Если используется корпоративный почтовый сервер, уточните у системного администратора, не блокирует ли он отправку от имени программ.
Как проверить, что отправка работает
Письмо приходит в течение нескольких минут с корректным вложением
Письма нет или вложение не открывается — проблема в настройках или формате
Письмо отображается без пометок об ошибке
Письмо со статусом ошибки — читайте текст ответа сервера
PDF открывается, форма выглядит как в предпросмотре
Файл повреждён или пуст — переформируйте печатную форму и отправьте заново
Альтернативы: если штатная отправка недоступна
Если учётную запись настроить нельзя (нет прав, ограничения политики безопасности) или конфигурация устарела, печатную форму можно передать обходным путём. Сохраните её в файл через кнопку «Сохранить» в окне предпросмотра — выберите формат PDF — и прикрепите файл к письму в обычном почтовом клиенте.
Для документов, требующих юридической значимости (оригиналы счетов-фактур, акты), рассмотрите обмен электронными документами через операторов ЭДО — в типовых конфигурациях есть встроенная подсистема обмена электронными документами. Это не просто отправка картинки по почте, а полноценный юридически значимый документооборот.
Что важно запомнить
Отправка печатной формы по почте из 1С делается кнопкой «Отправить» в окне предпросмотра или прямо из документа. Главное условие — настроенная учётная запись почты с паролем приложения. Для деловой переписки выбирайте PDF, а перед массовой рассылкой проверяйте email-адреса в карточках контрагентов.
Частые вопросы
Почему кнопка «Отправить» неактивна или отсутствует?
Наиболее вероятные причины: не настроена ни одна учётная запись электронной почты, у текущего пользователя нет прав на её использование, либо в конфигурации отключена подсистема работы с почтой. Проверьте раздел «Администрирование» → настройки электронной почты и права доступа пользователя.
Можно ли отправить одно письмо сразу нескольким получателям?
Да. В форме письма можно добавить несколько адресов в поле «Кому» через точку с запятой или использовать поля «Копия» и «Скрытая копия». Скрытая копия удобна, когда получатели не должны видеть адреса друг друга.
Как изменить стандартный текст письма?
Текст редактируется прямо в форме отправки перед нажатием кнопки «Отправить». В ряде конфигураций есть настройка шаблонов писем — там можно задать постоянный текст с автоподстановкой номера документа, суммы и названия организации.
Письмо отправилось, но вложение не открывается у получателя. Что делать?
Сначала проверьте, какой формат был выбран: MXL открывается только в 1С, поэтому внешним контрагентам нужно отправлять PDF. Если формат правильный — переформируйте печатную форму, сохраните её в файл вручную и убедитесь, что файл открывается локально, затем отправьте повторно.
Можно ли настроить автоматическую отправку документов по расписанию?
В типовых конфигурациях штатной автоматической рассылки печатных форм по расписанию обычно нет — такая задача решается доработкой (регламентное задание с формированием и отправкой писем) или средствами подсистемы рассылки отчётов, если форма оформлена как отчёт.
Безопасно ли хранить пароль от почты в 1С?
Пароль хранится в информационной базе в защищённом виде, но доступ к нему косвенно получают все пользователи, которым разрешено использование учётной записи. Используйте пароль приложения вместо основного, ограничьте круг пользователей записи и не храните в 1С пароль от ящика с доступом к критичным сервисам.