Документы и Печать · 11 мин
Как отобрать все документы в 1С
Способы отобрать все документы в 1С: настройка журнала документов, фильтры по периоду и организации, запрос к базе, внешние обработки. Пошаговые инструкции и ошибки.
Задача отобрать все документы в 1С возникает регулярно: при сверке с контрагентом, подготовке к аудиту, поиске «потерянной» накладной или выгрузке данных в другую систему. В зависимости от цели подходят разные инструменты — от стандартного журнала документов до запроса в консоли.
Главный принцип: сначала определите, какие именно документы нужны (все виды сразу, один вид, только проведённые), а затем выбирайте способ отбора. Попытка вывести «всё сразу» без ограничений в большой базе может привести к долгому зависанию программы.
Что значит «отобрать все документы» и какие есть варианты
Под формулировкой «все документы» обычно скрывается одна из трёх задач. Первая — посмотреть полный список документов в базе за период. Вторая — получить все документы одного вида, например все «Реализации товаров и услуг». Третья — выбрать документы по сложному условию: по контрагенту, организации, сумме, складу.
От задачи зависит инструмент. Для просмотра списка достаточно журнала документов, для выборки по условиям удобнее отчёт или консоль запросов, для пакетной обработки (перепроведение, выгрузка) — специальная обработка. Ниже разобраны все основные способы.
Как выбрать способ отбора
Отбор через журнал документов
В большинстве типовых конфигураций (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP) есть раздел с журналами документов. Журнал объединяет несколько видов документов в один список — например, «Складские документы» или «Документы по банку». В некоторых конфигурациях доступен журнал «Все документы», который показывает вообще все введённые операции.
Чтобы открыть полный список, перейдите в раздел с журналами (обычно это верхнее меню раздела «Продажи», «Покупки», «Склад» или «Операции») и выберите нужный журнал. Если журнала «Все документы» нет в интерфейсе, его можно открыть через «Все функции» (клавиши Ctrl+Shift+F в режиме тонкого клиента при включённой настройке) → «Журналы документов».
Настройка периода
По умолчанию журнал часто показывает документы за текущий день или месяц. Чтобы увидеть все документы, измените период: нажмите кнопку выбора периода в панели журнала или «Ещё» → «Установить период». Укажите дату начала ведения учёта и текущую дату либо выберите произвольный интервал.
Учтите: если в базе несколько лет учёта и сотни тысяч документов, вывод полного списка займёт время. Практичнее сначала ограничить период, а уже потом расширять его при необходимости.
Отбор по организации и другим полям
Если в базе ведётся учёт по нескольким организациям, журнал покажет документы всех организаций сразу. Для отбора по конкретной организации используйте быстрый отбор в шапке журнала (поле «Организация») или расширенный отбор: «Ещё» → «Настроить список» → добавьте условие по нужному полю.
В расширенном отборе можно комбинировать условия: например, организация + вид документа + контрагент. Условия соединяются по «И», то есть в список попадут только документы, удовлетворяющие всем условиям одновременно.
- 1Откройте нужный журнал документов через меню раздела или «Все функции»
- 2Установите период кнопкой выбора периода в панели журнала
- 3При необходимости задайте отбор: «Ещё» → «Настроить список»
- 4Добавьте условия по организации, контрагенту, виду документа
- 5Проверьте, что в списке отображаются нужные документы, и выведите список на печать при необходимости
Отбор документов одного вида через список
Если нужны все документы конкретного вида, откройте его список: например, «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» или «Покупки» → «Поступление (акты, накладные)». Список изначально содержит все документы этого вида за выбранный период.
Для точной настройки нажмите «Ещё» → «Настроить список». В открывшемся окне доступны поля отбора: дата, номер, контрагент, договор, склад, ответственный, сумма. Например, чтобы отобрать все документы по контрагенту, добавьте условие «Контрагент Равно» и укажите нужного.
Полезный приём — отбор по произвольной строке. В поле поиска списка можно ввести фрагмент номера или наименования контрагента, и программа отфильтрует строки. Это быстрее, чем настраивать полноценный отбор, когда нужно найти один документ.
Отбор проведённых и непроведённых документов
Частая задача — отобрать только проведённые документы или, наоборот, найти все непроведённые и помеченные на удаление. В настройке списка для этого есть условие по полю «Проведён» (или «Состояние» в части конфигураций): установите «Проведён Равно Да» для проведённых или «Нет» для непроведённых.
Помеченные на удаление документы визуально выделяются в списке перечёркнутым значком. Отобрать их можно через условие «Пометка удаления Равно Да». Перед удалением таких документов стандартной обработкой «Удаление помеченных объектов» имеет смысл просмотреть этот список и убедиться, что там нет нужных данных.
Отбор через запрос в консоли запросов
Когда стандартных отборов не хватает — например, нужны документы нескольких видов с суммами и контрагентами в одной таблице — используется запрос на встроенном языке 1С. Для выполнения запроса без изменения конфигурации применяется внешняя обработка «Консоль запросов» (есть в составе типовых инструментов разработчика и на ИТС).
Пример простого запроса, выбирающего все проведённые документы реализации за период:
ВЫБРАТЬ
РеализацияТоваровУслуг.Ссылка,
РеализацияТоваровУслуг.Дата,
РеализацияТоваровУслуг.Номер,
РеализацияТоваровУслуг.Контрагент
ИЗ
Документ.РеализацияТоваровУслуг КАК РеализацияТоваровУслуг
ГДЕ
РеализацияТоваровУслуг.Дата МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода
И РеализацияТоваровУслуг.Проведен
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
РеализацияТоваровУслуг.Дата
Чтобы объединить несколько видов документов, используйте конструкцию ОБЪЕДИНИТЬ ВСЕ с отдельными выборками по каждой таблице. Полный отбор «всех документов всех видов» одним запросом собирают перебором видов документов в цикле на встроенном языке, так как в языке запросов нет универсальной таблицы «все документы».
Универсальные отчёты и обработки
Без программирования гибкую выборку можно получить через универсальный отчёт. В 1С:Бухгалтерии это «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты»): выберите тип «Документы», конкретный вид документа, период и настройте группировки и отборы. Результат можно выгрузить в Excel.
Для массовых операций над отобранными документами предназначены обработки: «Групповое перепроведение документов» (раздел «Операции» или «Администрирование» в зависимости от конфигурации) и «Поиск и удаление дублей». Перепроведение позволяет отобрать документы за период по организации и провести их заново — это восстанавливает последовательность и движения по регистрам.
Если конфигурация поддерживает механизм «Дополнительные отчёты и обработки», можно подключить внешнюю обработку для специфической выборки без изменения конфигурации. Такие обработки запускаются из раздела «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки».
Сравнение способов отбора
Быстро и без настройки, но ограничен составом журнала и простыми отборами
Гибкие условия по одному виду документов, результат нельзя объединить по нескольким видам
Группировки, итоги и выгрузка в Excel, но только один вид документа за раз
Максимальная гибкость и объединение видов, требует навыков языка запросов
Частые ошибки при отборе документов
Самая распространённая ошибка — забытый отбор по периоду в обратную сторону: пользователь установил период раньше, а потом ищет свежий документ в журнале, ограниченном прошлым месяцем. Если документ «пропал», первым делом сбросьте все отборы: «Ещё» → «Настроить список» → отключите условия.
Вторая ошибка — отбор по организации, который сохранился в настройках. Журналы запоминают последние настройки, поэтому документы другой организации могут просто не отображаться. Третья типичная ситуация — поиск документа не в том журнале: например, «Счёт на оплату» не входит в журнал «Складские документы».
Как проверить, что отобраны именно все документы
После настройки отбора сверьте количество строк в списке с ожидаемым. Во многих списках количество видно в строке состояния или через вывод списка в табличный документ («Ещё» → «Вывести список»), где можно посчитать строки.
Для контроля полноты полезно сопоставить выборку с оборотами: например, количество проведённых реализаций за месяц можно сравнить с данными отчёта «Анализ продаж» или оборотно-сальдовой ведомости по счёту выручки. Существенное расхождение — признак того, что отбор настроен неверно или часть документов не проведена.
Как проверить результат
Совпадает с ожидаемым количеством документов за период
Строк заметно меньше — проверьте отборы по периоду и организации
Контрольный документ с известным номером присутствует в списке
Документ не найден — сбросьте отборы и проверьте его дату
В списке только документы с нужным состоянием проведения
В выборке смешаны проведённые и непроведённые — уточните условие отбора
FAQ по отбору документов в 1С
Как вывести список отобранных документов в Excel?
В списке документов нажмите «Ещё» → «Вывести список», выберите нужные колонки и сохраните табличный документ через «Файл» → «Сохранить как» в формате Excel. В универсальном отчёте результат сохраняется тем же способом.
Можно ли отобрать документы по нескольким контрагентам сразу?
Да. В настройке списка добавьте условие «Контрагент» с видом сравнения «В списке» и выберите нескольких контрагентов. В запросе аналогично используется оператор В (&СписокКонтрагентов).
Почему журнал не показывает документы за весь период работы?
Чаще всего причина в установленном ограничении периода или сохранённом отборе по организации. Сбросьте настройки списка через «Ещё» → «Настроить список» и установите нужный период вручную.
Как отобрать документы, созданные конкретным пользователем?
В настройке списка добавьте условие по полю «Автор» (или «Ответственный», в зависимости от конфигурации). Если такого поля нет в списке доступных, воспользуйтесь отчётом «История изменений» или журналом регистрации с отбором по пользователю и типу события.
Есть ли журнал «Все документы» в моей конфигурации?
Не во всех. Проверьте через «Все функции» → «Журналы документов»: там перечислены все журналы, созданные в конфигурации. Если общего журнала нет, используйте универсальный отчёт по каждому виду документов или консоль запросов с ОБЪЕДИНИТЬ ВСЕ.
Как отобрать документы с определённой суммой?
В списках документов, где есть реквизит «Сумма документа», добавьте условие «Сумма Больше или равно» / «Меньше или равно» в настройке списка. Если реквизита суммы у вида документа нет, потребуется запрос с вычислением суммы по табличной части.
Что важно запомнить
Для просмотра всех документов используйте журнал с установленным периодом, для точных выборок — настройку списка или универсальный отчёт, для сложных условий — консоль запросов. Всегда ограничивайте период, проверяйте отбор на контрольном документе и делайте резервную копию перед массовыми операциями.