Как создать шаблон в 1С:Документооборот

Шаблоны в 1С:Документооборот избавляют пользователей от ручного заполнения типовых документов: служебных записок, приказов, договоров, писем. Один раз настроенный шаблон задаёт вид документа, файл-образец с автозаполнением, стандартный процесс согласования и даже права доступа — пользователю остаётся только создать документ на его основе и проверить подставленные данные.

Работа с шаблонами ведётся в разделе «Настройка и администрирование» (или «Справочники» в зависимости от редакции) и доступна пользователям с правами администратора или ответственным за настройку НСИ. Перед созданием шаблона нужно убедиться, что в системе уже заведены виды документов, организации, контрагенты и пользователи, на которые шаблон будет ссылаться.

Материал ориентирован на 1С:Документооборот редакций КОРП и ПРОФ. В базовых версиях часть возможностей (комплексные процессы, делопроизводственные настройки) может отсутствовать — проверяйте функциональность своей поставки.

Какие виды шаблонов существуют и что выбрать

В 1С:Документооборот шаблоны различаются по виду документа, для которого они создаются: внутренние документы (приказы, распоряжения, служебные записки), входящие и исходящие корреспонденция. Для каждого вида документа можно создать несколько шаблонов — например, «Приказ о приёме на работу», «Приказ об отпуске», «Служебная записка на закупку».

Кроме шаблонов самих документов, в системе есть шаблоны процессов (согласование, утверждение, исполнение) и шаблоны файлов (текстовые образцы в формате DOCX). Полноценный рабочий шаблон обычно объединяет все три уровня: карточку с предзаполненными реквизитами, файл-образец с автозаполнением и маршрут обработки.

Сравнение вариантов

Шаблон только с реквизитами

Подходит для простых документов без печатной формы. Быстро настраивается, но текст документа пользователь заполняет вручную.

Шаблон с файлом автозаполнения

Оптимален для приказов и писем: файл DOCX содержит поля, которые система заполняет из карточки документа. Требует аккуратной настройки полей.

Шаблон с процессом

Нужен, когда документ всегда проходит один и тот же маршрут согласования. При создании документа процесс запускается автоматически или по кнопке.

Где находится справочник шаблонов и какие права нужны

Список шаблонов открывается через раздел «Настройка и администрирование» → «Шаблоны документов». В некоторых настройках интерфейса справочник доступен также из карточки вида документа по ссылке «Шаблоны документов». Если пункта нет в меню — проверьте права: создание и изменение шаблонов обычно доступно ролям «Администратор» и «Ответственный за НСИ».

Обычный пользователь шаблоны не редактирует, а только использует: при создании документа система предлагает выбрать шаблон, если для данного вида документов он задан. Если шаблон один, документ может создаваться на его основе автоматически, без диалога выбора.

Создаём базовый шаблон документа

Откройте «Настройка и администрирование» → «Шаблоны документов» и нажмите «Создать». Система предложит выбрать вид шаблона: внутренний документ, входящий или исходящий. Выбор определяет набор доступных реквизитов, поэтому менять его после заполнения нежелательно.

В карточке шаблона заполните поля так, как они должны подставляться в новые документы:

• Заголовок — краткое наименование, например «Приказ о предоставлении отпуска». Можно использовать общие формулировки, которые пользователь уточнит.
• Вид документа — обязательное поле; именно по нему система связывает шаблон с создаваемыми документами.
• Организация, подразделение, ответственный — если значения постоянны, зафиксируйте их в шаблоне.
• Гриф доступа, вопрос деятельности, папка — заполняйте, если делопроизводственный учёт ведётся по этим разрезам.
• Содержание — текстовая заготовка, если документ не оформляется отдельным файлом.

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Шаблон сразу становится доступен пользователям — отдельной публикации не требуется.

1. 1
   Откройте «Настройка и администрирование» → «Шаблоны документов»
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите вид шаблона (внутренний, входящий, исходящий)
3. 3
   Заполните заголовок, вид документа и постоянные реквизиты
4. 4
   При необходимости добавьте файл-образец и настройте автозаполнение
5. 5
   Задайте шаблон процесса на закладке обработки, если маршрут типовой
6. 6
   Запишите шаблон и проверьте создание документа на его основе

Настройка файла с автозаполнением

Для документов с печатной формой в шаблон добавляют файл DOCX, содержащий поля автозаполнения. Файл прикрепляется на закладке с файлами в карточке шаблона командой «Добавить» → «Из файла на диске».

Чтобы система подставляла данные карточки в файл, откройте прикреплённый файл и перейдите к настройке автозаполнения: в карточке файла есть команда «Автозаполнение» (в ряде редакций — «Настроить автозаполнение»). В открывшейся форме выбираются поля документа — наименование, номер, дата, организация, подписант — и вставляются в текст DOCX как специальные метки вида [Документ.Номер].

Практический порядок такой: сначала подготовьте текст документа в Word в финальном виде, затем через форму настройки расставьте поля в нужные места, сохраните файл. При создании документа по шаблону система заполнит эти поля значениями карточки.

Привязка процесса обработки к шаблону

Если документы данного типа всегда проходят одинаковый маршрут — например, согласование у руководителя подразделения и утверждение директором — маршрут стоит зафиксировать в шаблоне. В карточке шаблона на закладке «Обработка» (или «Процессы») добавьте шаблон процесса: согласование, утверждение или комплексный процесс.

Сами шаблоны процессов создаются отдельно в разделе «Процессы и задачи» → «Шаблоны процессов». В них задаются исполнители, сроки и порядок этапов. В шаблоне документа указывается ссылка на нужный шаблон процесса и режим запуска: автоматически при создании документа или вручную пользователем.

Автоматический запуск удобен для жёстко регламентированных документов, но рискован на этапе внедрения: если документ создан по ошибке, процесс уже уйдёт согласующим. На период обкатки разумнее оставить ручной запуск.

Проверка шаблона и типичные ошибки

После записи шаблона обязательно выполните проверку: создайте новый документ соответствующего вида и убедитесь, что шаблон предлагается к выбору, реквизиты подставляются, файл создаётся с заполненными полями, а процесс (если предусмотрен) стартует с правильными исполнителями.

Если шаблон не виден пользователям, чаще всего причина в одном из трёх: шаблон помечен на удаление, у пользователя нет прав на вид документа, либо в настройках вида документа отключено использование шаблонов. Проверяйте в указанном порядке.

Контрольные точки

Как проверить результат

Выбор шаблона при создании документа

Норма

Шаблон отображается в списке выбора или применяется автоматически

Тревожный признак

Шаблона нет в списке — проверьте вид документа и права

Автозаполнение файла

Норма

Поля [Документ.Реквизит] заменены значениями карточки

Тревожный признак

В файле остались метки полей — реквизит не заполнен или удалён

Запуск процесса

Норма

Создаются задачи согласующим из шаблона процесса

Тревожный признак

Процесс не стартовал — проверьте настройку запуска в шаблоне

Ограничения и когда шаблон не поможет

Шаблон подставляет только заранее известные значения. Если содержание документа каждый раз уникально (например, протоколы совещаний с разной повесткой), шаблон даст лишь каркас — заголовок, вид, файл-оболочку, — а наполнение останется ручным. Это нормально: ценность шаблона в таком случае — единообразие оформления и маршрута.

Учтите, что изменение шаблона не затрагивает документы, созданные ранее: они хранят значения, скопированные на момент создания. Если нужно массово поменять реквизиты уже созданных документов, используйте групповое изменение реквизитов или обработки, а не редактирование шаблона.

Удобно вести единый шаблон-«каркас» на вид документа (папка, гриф доступа, вопрос деятельности) и отдельные содержательные шаблоны под конкретные ситуации. Тогда при смене делопроизводственных настроек правится один каркас, а не десятки приказных шаблонов.

Частые вопросы

Можно ли создать шаблон на основе уже существующего документа?

Да, это самый быстрый способ. Откройте готовый документ и используйте команду создания шаблона на его основе (обычно доступна в меню «Ещё» карточки документа). Система скопирует реквизиты и файлы в новый шаблон, после чего удалите из него частные данные — конкретных контрагентов, суммы, номера.

Почему при создании документа не предлагается выбор шаблона?

Проверьте три момента: создан ли шаблон именно для этого вида документа, не помечен ли он на удаление и есть ли у пользователя права на работу с данным видом документов. Также убедитесь, что у вида документа не включена настройка, ограничивающая использование шаблонов.

Как сделать, чтобы в файле DOCX подставлялась текущая дата?

В настройке автозаполнения файла среди доступных полей есть системные значения, включая текущую дату и дату документа. Вставьте соответствующее поле через форму настройки автозаполнения, а не вручную — набранный текст в квадратных скобках система не распознает как поле.

Можно ли ограничить, кто из пользователей видит конкретный шаблон?

Прямой настройки видимости отдельных шаблонов по пользователям в типовой поставке, как правило, нет — доступность определяется правами на вид документа. Если нужна изоляция, разведите документы по разным видам и настройте права на них, либо используйте механизм групп доступа, если он включён в вашей конфигурации.

Что произойдёт с документами, если удалить шаблон?

Ничего: созданные ранее документы хранят собственные копии реквизитов и файлов и от шаблона не зависят. Удаление шаблона лишь отключит возможность создавать на его основе новые документы. Вместо удаления шаблон можно пометить на удаление — тогда его легко восстановить.

Нужен ли отдельный шаблон для каждого подразделения?

Только если различаются постоянные реквизиты: подразделение, ответственный, маршрут согласования. Если отличий нет, создавайте один общий шаблон — чем меньше шаблонов, тем проще их поддерживать при изменении регламентов.