Документы и Печать · 12 мин
Как создать процесс в 1С:Документооборот
Как создать процесс в 1С:Документооборот: согласование, исполнение, рассмотрение, подписание. Выбор шаблона, настройка исполнителей, сроков и контроль выполнения.
Бизнес-процессы в 1С:Документооборот автоматизируют движение документов между сотрудниками: согласование договора, рассмотрение входящего письма, исполнение поручения, подписание приказа. Вместо того чтобы вручную передавать файл и напоминать коллегам, вы запускаете процесс — и система сама выдаёт задачи, контролирует сроки и фиксирует результат.
Создать процесс можно двумя способами: напрямую из карточки документа или задачи (типичный рабочий сценарий) либо из раздела «Процессы и задачи» с выбором типа вручную. В обоих случаях логика одна: выбирается тип процесса, указываются предмет и участники, задаются сроки, после чего процесс стартует и формирует задачи исполнителям.
Ниже разобраны типы процессов, пошаговое создание, работа с шаблонами, настройка сроков и контроль выполнения, а также типичные ошибки, из-за которых процесс «зависает» или уходит не тем исполнителям.
Какие типы процессов доступны и как выбрать нужный
В типовой конфигурации 1С:Документооборот предусмотрено несколько основных типов процессов. Согласование — последовательное или параллельное утверждение документа несколькими лицами с фиксацией результата «согласовано / не согласовано / согласовано с замечаниями». Исполнение — выдача поручения одному или нескольким исполнителям с проверкой результата проверяющим. Рассмотрение — первичная обработка входящего документа руководителем или ответственным, результатом которой обычно становится резолюция и порождённый процесс исполнения.
Подписание — процесс утверждения документа руководителем, в том числе с использованием электронной подписи при соответствующей настройке. Утверждение — финальное принятие документа в действие после согласования. Регистрация — присвоение документу регистрационного номера сотрудником, ответственным за регистрацию. Есть также сложный Комплексный процесс, объединяющий несколько этапов по схеме (например, рассмотрение → согласование → подписание → регистрация), и Обработка внутреннего документа — готовая цепочка для типового жизненного цикла.
Выбирайте тип по реальной задаче, а не по привычке. Если нужно просто получить «добро» юриста и финансиста — достаточно согласования. Если документ должен пройти полный цикл от резолюции до регистрации — используйте комплексный процесс или обработку документа, иначе придётся вручную запускать каждый этап заново.
Как выбрать тип процесса
Создание процесса из карточки документа
Самый частый сценарий — запуск процесса непосредственно по конкретному документу. Откройте карточку внутреннего, входящего или исходящего документа. На закладке или панели «Обработка» (в зависимости от версии интерфейса — отдельная вкладка карточки) расположены кнопки создания процессов: «Согласование», «Исполнение», «Подписание» и другие. Нажмите нужную кнопку — откроется форма нового процесса, в которой поле «Предмет» уже заполнено текущим документом.
Заполните обязательные поля: наименование процесса (обычно подставляется автоматически из предмета), исполнителей, сроки и описание задачи. Автор процесса подставляется текущим пользователем — именно он получит задачу контроля или ознакомления с результатом после завершения. Проверьте, что у документа корректно заполнены основные реквизиты до старта: изменение предмета в середине процесса может сбивать участников.
После заполнения нажмите «Стартовать и закрыть». Система создаст задачи у исполнителей, а в карточке документа на закладке «Обработка» появится запись о запущенном процессе с текущим состоянием. Если кнопка «Стартовать» неактивна — проверьте, заполнены ли все обязательные поля и не запущен ли уже аналогичный процесс по этому документу.
- 1Откройте карточку документа и перейдите на закладку «Обработка»
- 2Нажмите кнопку нужного типа процесса, например «Согласование»
- 3Укажите исполнителей, сроки и текст задания
- 4Проверьте предмет процесса и вариант маршрута (последовательно/параллельно)
- 5Нажмите «Стартовать и закрыть»
- 6Убедитесь, что в списке задач исполнителя появилась новая задача
Создание процесса из раздела «Процессы и задачи»
Если процесс не привязан к конкретному документу или вы хотите запустить его заранее, используйте раздел «Процессы и задачи» на панели навигации. Откройте список процессов, нажмите «Создать» и выберите тип процесса из выпадающего списка. Откроется пустая карточка, где предмет придётся указать вручную — либо оставить процесс без предмета, если это допустимо для данного типа (например, простое поручение через «Исполнение»).
Этот способ удобен для поручений, не связанных с документооборотом напрямую: подготовить отчёт, организовать мероприятие, проверить хозяйственный вопрос. Учтите, что задачи без предмета хуже отслеживаются в отчётах по документам, поэтому при наличии связанного документа предпочтительнее стартовать из его карточки.
Настройка исполнителей, маршрута и сроков
Исполнителей можно указывать тремя способами: конкретным пользователем, ролью (например, «Руководитель подразделения» — задача уйдёт тому, кто занимает роль с учётом объекта адресации) или автоподстановкой из шаблона. Роли предпочтительнее при массовых процессах: при смене сотрудника не нужно перенастраивать шаблоны, достаточно обновить состав роли.
Для согласования и исполнения доступны варианты маршрута: последовательно (задача переходит к следующему только после завершения предыдущим), параллельно (все получают задачи одновременно) и смешанный режим. В согласовании результат параллельного маршрута определяется настройкой «Способ согласования»: документ считается согласованным, только если согласовали все, либо по большинству — в зависимости от конфигурации.
Сроки задаются либо абсолютной датой, либо относительной (в днях, часах, минутах от старта или от предыдущей точки). В карточке процесса поле «Срок исполнения» показывает итоговый срок всего процесса, а сроки отдельных точек маршрута рассчитываются с учётом графика работы, если он задан. Обратите внимание: при отсутствии графика работы относительные сроки могут считаться календарно, включая выходные.
Шаблоны процессов: когда стоит настроить заранее
Если однотипный процесс запускается регулярно (согласование договоров, обработка входящих от контрагентов), настройте шаблон в разделе «Шаблоны процессов». Шаблон хранит маршрут, исполнителей или роли, сроки и текст задания; при создании процесса из документа система предложит подходящие шаблоны, и карточка заполнится автоматически.
Шаблоны можно привязать к виду документа: тогда для договоров будет предлагаться один маршрут согласования, а для служебных записок — другой. Это снижает количество ошибок при ручном запуске и ускоряет работу делопроизводителей. Изменение шаблона не влияет на уже запущенные процессы — они продолжают идти по старому маршруту.
Для комплексных процессов шаблон — практически обязательный инструмент: схему этапов с ветвлениями и условиями настраивают один раз, а пользователи лишь стартуют процесс по готовой заготовке.
Начинайте автоматизацию с одного-двух самых массовых шаблонов, например согласования договоров. Когда маршрут отлажен на реальных задачах, переносите в шаблоны остальные процессы — так меньше риск получить десятки зависших задач из-за непродуманной схемы.
Контроль выполнения и проверка результата
После старта процесс отображается в разделе «Процессы и задачи» — «Мои процессы» (автор видит свои запущенные) и «Процессы на контроле», если включён контроль. В карточке процесса на закладке «Задачи» видно, кто уже выполнил задачу, у кого она в работе и какой срок. Просроченные задачи подсвечиваются, а при настроенных оповещениях исполнители и автор получают напоминания.
По завершении всех этапов автору приходит задача «Ознакомиться с результатом» — только после её выполнения процесс считается полностью завершённым. Частая ситуация: согласование фактически закончено, документ согласован, но процесс висит в активных, потому что автор не закрыл задачу ознакомления. Результат согласования автоматически записывается в карточку документа и визы согласования.
Как проверить результат
Статус «Завершён», все задачи выполнены
Процесс «Выполняется», хотя все согласовали — автор не закрыл задачу ознакомления
У каждого исполнителя задача появилась в списке «Мои задачи»
Задачи нет — роль пуста или процесс не стартован
На закладке «Согласование» отображаются визы с результатами
Виз нет — процесс запускался не по этому документу или не тот тип
Сроки точек соответствуют плану с учётом графика работы
Сроки сдвинуты на выходные — не настроен график работы организации
Типичные ошибки и ограничения
Первая распространённая ошибка — запуск нескольких однотипных процессов по одному документу. Второе согласование, стартованное до завершения первого, приводит к дублирующим задачам и противоречивым визам. Прерывайте старый процесс через команду «Прервать» перед повторным запуском, а не создавайте новый поверх.
Вторая ошибка — редактирование активного процесса вместо его корректного прерывания. Изменить состав исполнителей в запущенном процессе можно ограниченно; в ряде случаев корректнее прервать процесс и стартовать заново с новым маршрутом. Третья ошибка — отсутствие прав: если пользователь не видит кнопок создания процессов, проверьте его профиль группы доступа и права на сам документ.
Учтите ограничение: прерванный процесс нельзя «возобновить» с той же точки — только стартовать новый. Поэтому перед прерыванием убедитесь, что результаты уже выполненных задач (визы, резолюции) сохранены в карточке документа — обычно они сохраняются, но при нештатных вмешательствах в базу возможны потери.
Частые вопросы
Можно ли создать процесс без документа?
Да, процесс «Исполнение» и некоторые другие допускают запуск без предмета — так оформляют обычные поручения. Создайте процесс из раздела «Процессы и задачи» и оставьте поле предмета пустым. Однако для отчётности и поиска удобнее, когда у процесса есть связанный объект.
Как изменить исполнителя в уже запущенном процессе?
Если задача ещё не выполнена, её можно перенаправить другому сотруднику командой «Перенаправить» из карточки задачи — при наличии соответствующих прав. Менять маршрут целиком в активном процессе нельзя: прервите процесс и стартуйте новый с актуальным составом участников.
Почему кнопки создания процессов не видны в карточке документа?
Чаще всего причина в правах: у пользователя нет прав на добавление процессов или на сам документ. Проверьте профиль группы доступа и роли пользователя. Вторая возможная причина — состояние документа: например, процессы по непроведённым или помеченным на удаление документам могут быть недоступны.
Чем комплексный процесс отличается от обработки документа?
Комплексный процесс — это произвольная схема этапов с ветвлениями и условиями, которую настраивает администратор под конкретный маршрут. Обработка внутреннего документа — типовая предопределённая цепочка с меньшей гибкостью. Для нестандартных маршрутов с условиями выбирайте комплексный процесс, для стандартного цикла достаточно обработки.
Как массово прервать ошибочно запущенные процессы?
В списке процессов выделите нужные строки и используйте команду прерывания из меню «Ещё» (доступность зависит от прав). Перед массовой операцией убедитесь, что результаты выполненных задач уже отражены в документах, и зафиксируйте причину прерывания — она сохраняется в истории процесса.
Можно ли запускать процесс автоматически при создании документа?
Да, через настройку шаблонов и событий: для вида документа можно задать автоматический старт процесса при записи или регистрации. Такая настройка требует прав администратора и тщательной проверки на тестовых документах, чтобы не запускать процессы по черновикам.
Что важно запомнить
Процесс в 1С:Документооборот создаётся из карточки документа через закладку «Обработка» или из раздела «Процессы и задачи». Выбирайте тип процесса по задаче, используйте роли вместо конкретных сотрудников, настраивайте шаблоны для повторяющихся маршрутов и не забывайте закрывать задачу ознакомления с результатом. Перед повторным запуском прерывайте старый процесс, а не создавайте новый поверх.