Как отправить письмо из 1С:Документооборот

Встроенная почта в 1С:Документооборот позволяет отправлять и получать письма прямо из программы, не переключаясь в отдельный почтовый клиент. Это удобно, когда письмо связано с документом, задачей или процессом: переписка сохраняется в базе и привязывается к предмету работы, а вложения можно сразу превратить в файлы документа.

Отправить письмо можно несколькими способами: из раздела «Почта», из карточки документа или задачи, а также автоматически — при выполнении процессов. Ниже разобраны все варианты, условия их работы и типичные проблемы, с которыми сталкиваются пользователи.

Перед первой отправкой убедитесь, что администратор настроил учетную запись электронной почты и у вас есть права на работу с ней. Без настроенного подключения к почтовому серверу кнопка отправки будет недоступна или письмо зависнет в исходящих.

Проверка и настройка учетной записи почты

Отправка писем работает только при наличии настроенной учетной записи. В типовой конфигурации она создается в разделе «Настройка и администрирование» → «Настройка почты» или через карточку пользователя, если используются персональные учетные записи. Обычно эту работу выполняет администратор, но проверить состояние может и рядовой пользователь.

Для подключения потребуются параметры почтового сервера: адрес и порт SMTP-сервера для отправки, адрес и порт POP3 или IMAP для получения, логин и пароль. Многие корпоративные и публичные почтовые сервисы требуют включенного шифрования SSL/TLS, а некоторые — отдельного «пароля приложения» вместо основного пароля от ящика.

Проверить себя можно так: откройте раздел «Почта» и посмотрите, отображается ли дерево папок (Входящие, Отправленные, Исходящие). Если папок нет и программа предлагает настроить учетную запись — отправка пока невозможна, обратитесь к администратору или настройте подключение, если у вас есть соответствующие права.

Отправка письма из раздела «Почта»

Базовый сценарий — создание обычного письма из почтового клиента внутри программы. Этот способ подходит, когда письмо не привязано к конкретному документу или задаче.

Порядок действий: откройте раздел «Почта» в панели навигации, нажмите кнопку «Создать письмо» (или «Написать»). В открывшейся форме заполните поле «Кому» — адрес можно ввести вручную или выбрать из справочника контрагентов и контактных лиц. Заполните тему и текст письма, при необходимости добавьте получателей в копию («Копия»).

Для вложения файла используйте кнопку «Добавить файл» или перетащите файл из проводника в область вложений. После заполнения нажмите «Отправить». Письмо сначала попадает в папку «Исходящие», а после успешной передачи на сервер перемещается в «Отправленные».

1. 1
   Откройте раздел «Почта» и нажмите «Создать письмо»
2. 2
   Заполните поля «Кому», «Тема» и текст письма
3. 3
   Добавьте вложения кнопкой «Добавить файл»
4. 4
   Нажмите «Отправить»
5. 5
   Проверьте, что письмо перешло из «Исходящих» в «Отправленные»

Отправка письма из карточки документа или задачи

Более практичный сценарий — отправка письма непосредственно из контекста работы. В карточке внутреннего, входящего или исходящего документа доступна команда создания письма, при этом документ автоматически становится предметом переписки, а его файлы можно вложить одним действием.

Откройте карточку документа и найдите команду «Создать письмо» — обычно она расположена в меню «Создать на основании» или на панели действий формы. Программа создаст новое письмо, в которое можно сразу вложить файлы документа, например подписанный скан договора.

Аналогично работает отправка из карточки задачи: письмо связывается с задачей, и вся дальнейшая переписка отображается в истории. Это особенно полезно при согласовании, когда нужно уточнить детали у внешнего контрагента, не теряя связь с процессом.

Преимущество такого способа — автоматическая привязка: письмо и ответы на него видны на закладке переписки в карточке документа, что упрощает поиск истории общения.

Автоматическая отправка писем из процессов

Помимо ручной отправки, 1С:Документооборот умеет рассылать письма автоматически: уведомления о новых задачах, напоминания о сроках, оповещения о завершении процессов. Эти письма формирует сама система от имени служебной или персональной учетной записи.

Настройка уведомлений выполняется в разделе персональных настроек пользователя («Настройки» → «Уведомления») и в общих настройках программы. Пользователь может выбрать, какие события должны приходить на почту, а какие — отображаться только внутри системы.

Если автоматические письма не приходят, причина чаще всего в том, что не заполнен адрес электронной почты в карточке пользователя или не настроена системная учетная запись для рассылки. Проверку и настройку выполняет администратор.

Сравнение вариантов

Письмо из раздела «Почта»

Подходит для свободной переписки без привязки к документам; связь с предметом устанавливается вручную

Письмо из карточки документа

Оптимально для переписки по документу: автоматическая привязка и быстрое вложение файлов

Автоматические уведомления

Для служебных рассылок о задачах и сроках; требуют настройки администратором

Проверка результата отправки

После нажатия «Отправить» письмо не уходит мгновенно — сначала оно помещается в папку «Исходящие», а фактическая передача на сервер происходит при обмене почтой (вручную кнопкой «Получить и отправить» или по расписанию). Убедитесь, что письмо переместилось в «Отправленные» — это признак успешной передачи на сервер.

Если письмо осталось в «Исходящих» или появилось сообщение об ошибке, откройте его и посмотрите текст ошибки. Типичные причины: неверный пароль, отключенный доступ для внешних приложений на стороне почтового сервиса, неверный порт SMTP или блокировка антивирусом.

Контрольный прием — отправить тестовое письмо самому себе. Если оно пришло во «Входящие», значит и отправка, и получение работают корректно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Положение письма после отправки

Норма

Письмо в папке «Отправленные»

Тревожный признак

Письмо зависло в «Исходящих» или помечено ошибкой

Ответ сервера

Норма

Нет сообщений об ошибке при обмене почтой

Тревожный признак

Ошибка аутентификации или тайм-аут соединения

Тестовое письмо себе

Норма

Письмо доставлено во «Входящие»

Тревожный признак

Письмо не пришло в течение нескольких минут

Типичные ошибки и их устранение

Наиболее частая проблема — ошибка аутентификации при корректном, казалось бы, пароле. Многие почтовые сервисы запрещают доступ сторонним приложениям по основному паролю: решение — создать отдельный пароль приложения в настройках безопасности почтового ящика и указать его в учетной записи.

Вторая распространенная ситуация — письма отправляются, но не приходят адресату. Здесь стоит проверить папку «Спам» у получателя и корректность адреса. Если письмо отклонено сервером, в программе или в ящике отправителя появится отчет о недоставке с кодом причины.

Ошибки с текстом про тайм-аут или невозможность соединения обычно означают неверный порт, отключенное шифрование SSL/TLS либо блокировку исходящего трафика антивирусом или сетевым экраном. В этом случае сверьте параметры с рекомендациями почтового провайдера или привлеките системного администратора.

Частые вопросы

Можно ли отправить письмо нескольким получателям сразу?

Да. В поле «Кому» адреса перечисляются через точку с запятой, дополнительных адресатов можно добавить в поля «Копия» и «Скрытая копия». Получателей удобно выбирать из справочников контрагентов и контактных лиц, чтобы не вводить адреса вручную.

Почему кнопка «Отправить» недоступна?

Чаще всего не заполнены обязательные поля — получатель или тема, либо не настроена учетная запись почты. Также проверьте права: если почта не подключена ни для вас, ни как общая учетная запись, обратитесь к администратору.

Как вложить в письмо файл из документа?

Откройте письмо, созданное из карточки документа, и используйте команду добавления файлов — программа предложит выбрать файлы, присоединенные к документу. Альтернатива — перетащить нужный файл из списка файлов документа прямо в область вложений письма.

Что делать, если письмо зависло в папке «Исходящие»?

Нажмите «Получить и отправить» для принудительного обмена. Если письмо не ушло, откройте его и посмотрите текст ошибки: при аутентификационной ошибке обновите пароль (возможно, потребуется пароль приложения), при ошибке соединения — проверьте порт и шифрование.

Видит ли получатель, что письмо отправлено из 1С?

Для получателя это обычное электронное письмо: оно приходит с адреса вашей учетной записи и выглядит как стандартное сообщение. Технические заголовки могут содержать сведения о программе, но на содержание и доставку это не влияет.

Можно ли настроить автоматическую подпись в письмах?

Да, подпись настраивается в параметрах учетной записи или в персональных настройках почты. Она будет автоматически добавляться в новые письма. Если подпись не подставляется, проверьте, что она задана именно для той учетной записи, с которой отправляется письмо.