1С:Документооборот — что входит в состав системы

1С:Документооборот — отраслевое решение фирмы «1С» на платформе 1С:Предприятие, предназначенное для автоматизации работы с документами, задачами, согласованиями и деловыми процессами организации. В отличие от учётных конфигураций (Бухгалтерия, Зарплата), оно не ведёт бухгалтерский или налоговый учёт: его задача — управление жизненным циклом документов от создания до списания в архив.

Состав продукта важно понимать до покупки: от поставки зависят доступные функции, стоимость лицензий и необходимость доработок. Ниже разобрано, какие блоки входят в типовую конфигурацию, чем отличаются редакции и что заказывать дополнительно.

Из чего состоит поставка продукта

При покупке коробочной версии или подписки клиент получает саму конфигурацию «1С:Документооборот», платформу 1С:Предприятие (в ряде поставок — в комплекте, в других — приобретается отдельно), электронные ключи защиты или программные лицензии, документацию и доступ к порталу 1С:Обновление программ.

Важно не путать конфигурацию и платформу. Конфигурация — это прикладное решение с бизнес-логикой документооборота. Платформа — технологическая основа, без которой конфигурация не запускается. Если в организации уже есть 1С:Предприятие 8.3 нужного релиза, платформу покупать повторно не требуется.

Дополнительно в состав поставки входят демонстрационная информационная база, методические материалы и, при оформлении договора 1С:ИТС, доступ к обновлениям, линии консультаций и сервисам вроде 1С:Отчётность по месту применения.

Основные функциональные блоки конфигурации

Типовая конфигурация включает несколько взаимосвязанных подсистем. Центральная — регистрация и учёт документов: входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются по нумераторам, получают регистрационные номера, привязываются к контрагентам, подразделениям и ответственным.

Второй блок — маршрутизация и согласование. Документ можно отправить на рассмотрение, согласование, подписание или утверждение по настраиваемым маршрутам. Поддерживаются типовые бизнес-процессы: исполнение, ознакомление, поручение, приглашение на мероприятие, комплексные процессы с ветвлениями и условиями.

Третий блок — управление задачами и контроль исполнения. Руководитель видит задачи подчинённых, сроки, просрочки; система формирует отчёты по исполнительской дисциплине. Сюда же относятся рабочие календари, учёт рабочего времени и контрольные точки.

Четвёртый блок — работа с файлами: хранение вложенных файлов в базе или томах на диске, версионирование, захват файлов на редактирование, распознавание сканов (при подключённом модуле распознавания), предпросмотр без установки офисных программ.

Редакции: чем отличаются ПРОФ, КОРП и Холдинг

Продукт выпускается в нескольких редакциях, и состав функций между ними различается существенно. Редакция ПРОФ закрывает базовые потребности: регистрация документов, согласование, задачи, почта, простой поиск. Она подходит небольшим и средним организациям без сложной структуры.

Редакция КОРП добавляет расширенные возможности: управление договорами с контролем исполнения обязательств, управление мероприятиями, бронирование переговорных, работу с обращениями граждан и организаций, ведение номенклатуры дел и архивное дело, расширенные права доступа, настройку бизнес-процессов по шаблонам, интеграцию с бухгалтерскими конфигурациями.

Редакция Холдинг ориентирована на группы компаний: ведение документооборота нескольких юридических лиц в одной базе, межкорпоративные процессы, консолидированная отчётность по структуре холдинга.

Сравнение редакций

ПРОФ

Базовый документооборот для одной организации; нет договорного контура и архивного дела

КОРП

Договоры, мероприятия, обращения, номенклатура дел, гибкие права; подходит большинству средних и крупных компаний

Холдинг

Несколько юрлиц в одной базе и межкорпоративные процессы; избыточен для одиночной компании

Почта, интеграции и обмен данными

В конфигурацию встроен почтовый клиент: приём и отправка писем по протоколам POP3/IMAP и SMTP, привязка писем к документам и процессам, создание документов из писем. Это позволяет вести переписку с контрагентами, не покидая систему, и сохранять историю коммуникаций в карточке документа.

Предусмотрен обмен с другими конфигурациями 1С: например, с 1С:Бухгалтерией и 1С:Зарплата и управление персоналом через планы обмена. Типовые правила переносят контрагентов, договоры и ряд документов, но для нестандартных схем обмена потребуется настройка или доработка.

Отдельно стоит упомянуть интеграцию с сервисами электронного документооборота (ЭДО) и механизмами электронной подписи. Подписание документов внутри системы возможно при наличии настроенной криптографии и сертификатов; юридически значимый обмен с внешними контрагентами требует подключения к оператору ЭДО, что оплачивается отдельно.

Лицензии и что придётся докупить

Основная поставка обычно включает ограниченное число пользовательских лицензий. Если одновременно работать будет больше сотрудников, потребуются дополнительные клиентские лицензии 1С:Предприятие. При серверном варианте работы также нужна лицензия на сервер 1С:Предприятия, а для крупных внедрений — СУБД (MS SQL, PostgreSQL и др.) с её собственным лицензированием.

Отдельно оплачиваются: подписка 1С:ИТС для получения обновлений, услуги внедрения и настройки, доработки под специфику организации, обучение пользователей. Эти статьи расходов часто сопоставимы со стоимостью самих лицензий, и закладывать их в бюджет нужно заранее.

Как проверить, что поставка соответствует потребностям

Перед покупкой составьте список процессов, которые планируется автоматизировать: регистрация входящих, согласование договоров, контроль поручений, архив и т.д. Затем сопоставьте каждый пункт с функциями конкретной редакции по официальному описанию продукта — расхождения лучше выявить до оплаты.

Практичный способ — развернуть демонстрационную базу и пройти ключевой сценарий от начала до конца: зарегистрировать документ, отправить на согласование, подписать, списать в дело. Если сценарий проходит без доработок, типовой функциональности достаточно.

1. 1
   Сформулируйте список процессов, которые должна закрывать система
2. 2
   Сопоставьте список с функциями редакций ПРОФ, КОРП, Холдинг
3. 3
   Посчитайте число одновременных пользователей и нужные лицензии
4. 4
   Проверьте наличие платформы 1С:Предприятие 8.3 и серверной инфраструктуры
5. 5
   Прогоните ключевой сценарий на демонстрационной базе
6. 6
   Заложите в бюджет ИТС, внедрение и возможные доработки

Частые вопросы

Входит ли платформа 1С:Предприятие в поставку Документооборота?

Зависит от конкретной поставки: часть комплектов включает платформу и ограниченный набор лицензий, другие — только конфигурацию. Перед покупкой уточните состав у поставщика и проверьте, есть ли в организации действующая платформа 8.3 подходящего релиза.

Можно ли перевести документы из Excel и Word в систему?

Массовой типовой загрузки произвольных файлов с автоматическим созданием карточек нет. Файлы можно прикреплять к документам, а для пакетной миграции реестров и файлов обычно разрабатывают загрузку на этапе внедрения.

Работает ли 1С:Документооборот в веб-браузере?

Да, при публикации базы на веб-сервере пользователи могут работать через тонкий и веб-клиент. Для этого требуется настроенный веб-сервер и соответствующая серверная инфраструктура.

Чем Документооборот отличается от модуля документов в 1С:Бухгалтерии?

Бухгалтерия хранит учётные документы для целей учёта, а Документооборот управляет процессами: маршрутами согласования, задачами, сроками, версиями файлов и архивным делопроизводством. Это разные задачи, системы дополняют друг друга через обмен.

Можно ли перейти с редакции ПРОФ на КОРП позже?

Да, предусмотрен апгрейд редакции с доплатой разницы в стоимости. Данные при обновлении сохраняются, но процедуру перехода лучше выполнять на копии базы с последующей проверкой.

Нужна ли отдельная программа для электронной подписи?

Подписание внутри системы работает при наличии сертификатов и средства криптографии на рабочих местах. Для юридически значимого обмена с внешними контрагентами дополнительно нужен договор с оператором ЭДО.