Документы и Печать · 9 мин
Как выставить счет на услуги в 1С:Бухгалтерия
Как выставить счет на оплату за услуги в 1С:Бухгалтерия 8.3: создание документа, заполнение реквизитов, счета на аванс и постоплату, печать и отправка.
Выставление счета на оплату за услуги — одна из самых частых операций в 1С:Бухгалтерия. Документ формируется из раздела «Продажи», не создает проводок и служит только для информирования покупателя о сумме к оплате и реквизитах вашей организации. При этом от корректности заполнения зависят и последующие документы: акт оказания услуг и счет-фактура создаются на основании счета в пару кликов.
Порядок действий почти одинаков в конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8.3 ред. 3.0 для локальной версии и в облачном сервисе 1С:Фреш. Отличия касаются в основном внешнего вида меню. Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до печати, отправки контрагенту и проверки результата.
Подготовка: что проверить перед выставлением счета
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе корректно заполнены справочники. Ошибки в карточках автоматически попадут в печатную форму счета, и покупатель может отклонить документ из-за неверных реквизитов.
Проверьте карточку вашей организации: ИНН, КПП, юридический адрес и банковские реквизиты (расчетный счет, банк, БИК, корсчет). Именно эти данные печатаются в шапке счета. Если у организации несколько расчетных счетов, убедитесь, что основным назначен нужный.
В карточке контрагента должны быть заполнены ИНН, наименование и адрес. Также проверьте договор с контрагентом: тип договора должен быть «С покупателем», иначе счет не создастся корректно. В справочнике «Номенклатура» заведите позицию с видом «Услуга» — например, «Консультационные услуги» или «Услуги по договору аренды».
Создание счета на оплату покупателю
Откройте раздел «Продажи» и выберите пункт «Счета покупателям». Нажмите кнопку «Создать». В новом документе заполните поля сверху вниз: организация (если в базе их несколько), контрагент и договор. После выбора контрагента договор обычно подставляется автоматически, если он один.
В табличной части нажмите «Добавить» и выберите номенклатуру с видом «Услуга». Укажите количество (для услуг это может быть 1, либо часы, месяцы и т.п.), цену и ставку НДС. Сумма и итог по документу рассчитаются автоматически. Если услуг несколько, добавьте каждую отдельной строкой.
Поле «Номер» программа присвоит сама при записи, дату укажите текущую или ту, на которую выставляете счет. При необходимости добавьте комментарий или условия оплаты в поле «Дополнительная информация» — текст выводится в печатную форму.
- 1Откройте «Продажи» → «Счета покупателям» и нажмите «Создать»
- 2Выберите организацию, контрагента и договор
- 3Добавьте в табличную часть услугу, количество, цену и ставку НДС
- 4Проверьте итоговую сумму и реквизиты в шапке
- 5Нажмите «Записать», затем «Провести»
- 6Распечатайте счет или отправьте его контрагенту по ЭДО или email
Счет на аванс, постоплату и частичную оплату
Счет на предоплату
Схема документооборота не меняется: счет выставляется на полную сумму аванса, покупатель оплачивает его, а после поступления денег на расчетный счет бухгалтер формирует счет-фактуру на аванс (если организация — плательщик НДС). Сам счет на оплату остается лишь основанием для платежа и в учете не отражается.
Счет после оказания услуги
Если работаете по постоплате, удобнее сначала оформить документ «Реализация (акты, накладные)», а счет выставить на его основании через кнопку «Создать на основании». Тогда суммы и состав услуг гарантированно совпадут, а связь документов сохранится в структуре подчиненности.
Частичная оплата
Для частичной предоплаты выставьте счет на сумму конкретного платежа, а не на весь договор. После поступления денег проверьте задолженность через отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62» или «Анализ расчетов с покупателями» — так вы увидите остаток к оплате.
Сравнение вариантов
Подходит при предоплате. Счет выставляется первым, акт и счет-фактура создаются после оказания услуги на основании счета.
Подходит при постоплате. Сначала оформляется акт оказания услуг, счет создается на его основании — суммы совпадают автоматически.
Если ведется учет по заказам покупателей, счет создается на основании заказа с автозаполнением табличной части.
Печать и отправка счета контрагенту
Для печати нажмите кнопку «Печать» в форме документа и выберите «Счет на оплату». Откроется предпросмотр типовой формы. Если в организации принято ставить на счет печать и подписи, включите соответствующий вариант печатной формы — в 1С:Бухгалтерия доступны формы с факсимиле и без него, в зависимости от настроек.
Отправить счет можно несколькими способами: сохранить в PDF через кнопку «Сохранить» в окне предпросмотра и выслать по электронной почте, отправить напрямую из программы, если настроена учетная запись почты, либо передать через подключенный сервис 1С-ЭДО. При обмене по ЭДО счет уходит контрагенту без печати на бумаге.
Обратите внимание: счет на оплату — не обязательный первичный документ и не регламентирован законодательно. Обязательных требований к его форме нет, но принято указывать номер, дату, реквизиты сторон, перечень услуг, сумму, НДС и срок оплаты.
Удобно прописать в договоре или в поле «Дополнительная информация» счета срок оплаты и назначение платежа, которое покупатель должен указать в платежном поручении. Это заметно упрощает автоматическую разноску банковских выписок: программа точнее сопоставляет платеж с контрагентом и договором.
Что делать после оплаты счета
После поступления денег загрузите банковскую выписку (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). Программа создаст документ «Поступление на расчетный счет» и, если счет найден, свяжет оплату с ним. Проверьте, что в документе оплаты правильно указаны договор и статья движения денежных средств.
Далее оформите реализацию. Проще всего открыть счет и нажать «Создать на основании» → «Реализация (акты, накладные)». Программа перенесет контрагента, договор и табличную часть. В документе реализации укажите счет учета доходов (для услуг обычно 90.01) и счет затрат, проведите документ — именно он формирует проводки по выручке и НДС.
На основании реализации создайте счет-фактуру кнопкой «Выписать счет-фактуру» внизу документа. Проверьте его номер и дату — счет-фактура попадет в книгу продаж и декларацию по НДС.
Как проверить результат
Дт 62.01 Кт 90.01 на сумму с НДС, отдельно Дт 90.03 Кт 68.02 по НДС
Проводок нет — выставлен только счет на оплату, а реализация не оформлена
В ОСВ по счету 62 после оплаты и реализации сальдо нулевое
Сальдо «висит» — оплата не связана с реализацией или указан другой договор
Документ создан, проведен, попадает в книгу продаж
Счет-фактура отсутствует или не проведен — будут ошибки в декларации по НДС
Типичные ошибки при выставлении счета
Самая частая проблема — неверная ставка НДС. Если в карточке номенклатуры или в настройках учетной политики стоит ставка 20%, а организация применяет УСН, счет уйдет покупателю с выделенным налогом. Это создает риск споров и обязанность уплатить НДС, поэтому ставку нужно проверять в каждом документе.
Вторая распространенная ошибка — выбор не того договора, когда у контрагента их несколько. Оплата потом привязывается к другому договору, и в учете появляется одновременно аванс по одному договору и долг по другому. Исправляется ручной корректировкой договора в документе оплаты.
Также пользователи иногда путают счет на оплату и счет-фактуру: счет на оплату не дает покупателю права на вычет НДС и не заменяет счет-фактуру. Напоминайте контрагентам, что счет-фактура будет выставлен отдельно после оказания услуг.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить счет после того, как покупатель его оплатил?
Технически документ можно отредактировать, но делать это не рекомендуется: покупатель оплатил конкретные реквизиты и сумму. Если нужно изменить сумму или состав услуг, корректнее отменить старый счет (пометить на удаление или оформить новый с пояснением) и выставить новый, уведомив контрагента.
Как выставить счет без НДС, если организация на УСН?
В табличной части счета в колонке «НДС» выберите ставку «Без НДС». Чтобы ставка подставлялась автоматически, проверьте учетную политику организации (раздел «Главное» → «Налоги и отчеты»): система налогообложения должна быть указана как УСН.
Чем счет на оплату отличается от счета-фактуры?
Счет на оплату — информационный документ для покупателя, он не создает проводок и не регистрируется в налоговом учете. Счет-фактура — обязательный документ для НДС, он выставляется на основании реализации или аванса и попадает в книгу продаж и декларацию.
Как выставить один счет на несколько услуг?
В табличной части документа «Счет покупателю» добавьте каждую услугу отдельной строкой со своей ценой и количеством. Итоговая сумма счета посчитается автоматически, и в печатной форме покупатель увидит полный перечень.
Можно ли выставить счет из банковской выписки или по шаблону?
Да. Готовый счет можно скопировать кнопкой «Скопировать» в списке документов — удобно для регулярных счетов одному контрагенту. Также счета можно создавать пакетно из обработок и на основании заказов покупателей, если такой учет включен.
Почему в печатной форме счета нет печати и подписи?
Закон не требует печать и подписи на счете на оплату. Если внутренние правила компании их требуют, выберите в меню «Печать» вариант формы с факсимиле либо настройте подстановку подписанта в карточке организации («Подписи» в разделе «Главное» → «Реквизиты организации»).
Что важно запомнить
Счет на услуги создается через «Продажи» → «Счета покупателям»: заполните контрагента, договор, услуги и НДС, затем распечатайте или отправьте по ЭДО. Сам счет проводок не делает — после оплаты оформите реализацию и счет-фактуру на его основании и проверьте задолженность по счету 62.