Документы и Печать · 10 мин
Как создать товарную накладную в 1С:Бухгалтерии 8.3
Пошаговая инструкция: как создать и заполнить товарную накладную ТОРГ-12 в 1С:Бухгалтерии 8.3, провести документ, распечатать и исправить ошибки.
Товарная накладная в 1С:Бухгалтерии оформляется на основании документа «Реализация (акты, накладные)» — именно он формирует печатную форму ТОРГ-12 и одновременно отражает отгрузку в учёте. Отдельного документа «товарная накладная» в типовой конфигурации нет: вы создаёте реализацию, а программа сама подставляет данные в унифицированную форму.
Ниже разобран полный цикл работы: от подготовки справочников до печати накладной и исправления типовых ошибок. Инструкция актуальна для 1С:Бухгалтерии 8.3 редакции 3.0, интерфейс «Такси».
Подготовка: что проверить перед созданием накладной
Чтобы накладная сформировалась без ошибок, заранее убедитесь, что заполнены базовые справочники. В карточке контрагента (раздел «Справочники» → «Контрагенты») должны быть указаны наименование, ИНН, КПП и юридический адрес — эти данные попадут в шапку ТОРГ-12. Если адрес не заполнен, в печатной форме останутся пустые строки.
Проверьте карточки номенклатуры: у каждого товара должны быть заданы единица измерения, артикул и ставка НДС. Также убедитесь, что в карточке вашей организации («Главное» → «Реквизиты организации») указаны полное наименование, адрес и банковские реквизиты — они выводятся в раздел «Грузоотправитель».
Если товар отгружается со склада, проверьте остатки через отчёт «Остатки товаров на складах» (раздел «Склад» → «Отчёты»). Попытка продать больше, чем числится в учёте, приведёт к отрицательным остаткам, если в настройках не включён контроль.
Создание документа реализации
Откройте раздел «Продажи» и выберите пункт «Реализация (акты, накладные)». В открывшемся журнале нажмите кнопку «Реализация» и в выпадающем списке выберите вид операции «Товары (накладная)». Программа создаст новый документ с автоматически присвоенным номером и текущей датой.
Дату документа при необходимости измените вручную — именно она будет стоять в печатной накладной и определит период отражения выручки и НДС. Номер документа менять не рекомендуется: нумерация ведётся сквозная, а ручное вмешательство может нарушить её последовательность.
Заполнение шапки документа
В поле «Контрагент» выберите покупателя из справочника. После выбора программа автоматически подставит договор, если он заведён в карточке контрагента. Укажите склад, с которого отгружается товар, и счета расчётов — в типовой настройке они заполняются автоматически по правилам учётной политики.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)»
- 2Нажмите «Реализация» → «Товары (накладная)»
- 3Заполните контрагента, договор и склад
- 4Добавьте товары в табличную часть, укажите количество и цены
- 5Проверьте итоговую сумму и НДС
- 6Нажмите «Провести»
- 7Нажмите «Печать» → «Товарная накладная (ТОРГ-12)»
Заполнение табличной части с товарами
Товары добавляются в таблицу кнопкой «Добавить» (по одной позиции) или «Подбор» (массовый выбор из справочника с остатками). Режим «Подбор» удобнее при большом количестве позиций: в нём видны остатки на складе и цены, а выбранные товары переносятся в документ одним действием.
Для каждой строки укажите номенклатуру, количество и цену. Сумма строки рассчитывается автоматически. Ставка НДС подставляется из карточки товара, но её можно изменить вручную, если для конкретной операции действует другая ставка. Колонка «Счёт учёта» (обычно 41.01 «Товары на складах») заполняется по умолчанию — менять её без необходимости не стоит.
Если цены заданы в справочнике («Справочники» → «Номенклатура» → ссылка «Цены»), программа подставит их автоматически при выборе товара. Проверьте итоговые суммы внизу документа: «Всего», сумма НДС и сумма к оплате должны совпадать с вашим расчётом или счётом на оплату.
Проведение документа и проверка проводок
Нажмите кнопку «Провести». Программа сформирует бухгалтерские проводки: списание себестоимости товара (Дт 90.02 — Кт 41.01), отражение выручки (Дт 62.01 — Кт 90.01) и начисление НДС (Дт 90.03 — Кт 68.02), если организация работает с НДС. Проверить движения можно кнопкой «Дт/Кт» в командной панели документа.
Если при проведении появляется сообщение о нехватке товара на складе, документ не проведётся (при включённом контроле остатков). В этом случае проверьте, оприходован ли товар документом «Поступление товаров и услуг» и правильно ли указан склад в шапке реализации.
Как проверить результат
Есть движения по счетам 41, 62, 90, при НДС — 68.02
Проводок нет или счета отличаются от учётной политики
Остаток уменьшился на отгруженное количество
Остаток не изменился или ушёл в минус
Заполнены грузоотправитель, грузополучатель, позиции, суммы, подписи
Пустые поля адресов, нулевые суммы, неверные реквизиты
Печать товарной накладной ТОРГ-12
В проведённом документе нажмите кнопку «Печать» и выберите «Товарная накладная (ТОРГ-12)». Программа сформирует унифицированную форму со всеми данными: реквизитами сторон, номером и датой документа, таблицей товаров с количеством, ценами и суммами, а также строками для подписей ответственных лиц.
Перед отправкой на принтер откройте предварительный просмотр и проверьте, что все поля заполнены. Если грузополучатель отличается от покупателя (например, товар едет на склад филиала покупателя), заполните соответствующее поле в документе — в типовой форме оно берётся из реквизитов доставки. Подписи ответственных лиц подставляются из данных организации; при необходимости их можно изменить через настройки печатной формы.
Помимо ТОРГ-12, из того же документа доступны другие формы: счёт-фактура, акт, универсальный передаточный документ (УПД). Если покупатель принимает УПД, он может заменить и накладную, и счёт-фактуру одним документом — это сокращает документооборот.
Сравнение вариантов
Классический комплект, привычен большинству контрагентов. Два отдельных документа, больше бумаги.
Один документ вместо накладной и счёта-фактуры. Подходит, если покупатель согласен принимать УПД.
Накладная подписывается электронной подписью и отправляется через оператора ЭДО. Требует настроенного обмена и договорённости с контрагентом.
Типичные ошибки и как их исправить
Чаще всего проблемы возникают из-за незаполненных справочников: пустой адрес контрагента, отсутствующая единица измерения у товара или неверная ставка НДС. Исправлять такие данные нужно в карточках справочников, а затем перезаполнить документ — ручная правка печатной формы не изменит учётных данных.
Вторая распространённая ситуация — документ проведён, а потом обнаружилась ошибка в количестве или цене. В этом случае откройте документ, внесите изменения и проведите его повторно. Если по документу уже сдана отчётность по НДС или выписан счёт-фактура, потребуется оформить корректировку реализации (кнопка «Создать на основании» → «Корректировка реализации»), а не просто править исходный документ.
Работа с оформленной накладной дальше
После печати накладная подписывается обеими сторонами: со стороны поставщика — лицом, ответственным за отгрузку, со стороны покупателя — лицом, принявшим товар. Один экземпляр остаётся у продавца, второй передаётся покупателю вместе с товаром.
На основании реализации в 1С удобно создавать связанные документы: счёт-фактуру, документ оплаты при поступлении денег, корректировку или возврат товара от покупателя. Все связанные документы видны по кнопке «Ещё» → «Связанные документы» или через панель навигации — это помогает отследить полную цепочку по сделке.
Что важно запомнить
Товарная накладная в 1С:Бухгалтерии — это печатная форма документа «Реализация (акты, накладные)» с видом операции «Товары (накладная)». Заполните контрагента, склад и товары, проверьте остатки и проводки, затем распечатайте ТОРГ-12. Ошибки после отчётности исправляйте корректировкой реализации, а не правкой исходного документа.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли создать накладную на основании счёта на оплату?
Да. Откройте выставленный счёт покупателю, нажмите «Создать на основании» и выберите «Реализация (акты, накладные)». Контрагент, договор и все товарные позиции с ценами перенесутся автоматически — останется указать склад и провести документ.
Почему в печатной форме ТОРГ-12 пустые поля адресов?
Адреса подтягиваются из карточек организации и контрагента. Откройте «Главное» → «Реквизиты организации» и карточку контрагента, заполните юридические и фактические адреса, затем заново сформируйте печатную форму. Сам документ перепроводить не обязательно.
Что делать, если товар нужно отгрузить частями по одному счёту?
Создавайте отдельный документ реализации на каждую отгрузку, каждый раз на основании одного и того же счёта. В табличную часть каждой накладной включайте только фактически отгружаемое количество — программа не ограничивает число реализаций по одному основанию.
Как оформить накладную без НДС, если организация на УСН?
В документе реализации установите в строках товаров ставку «Без НДС» — обычно она подставляется автоматически по настройкам учётной политики. В печатной форме ТОРГ-12 колонки НДС будут заполнены значением «без НДС», а счёт-фактура в этом случае, как правило, не выписывается.
Можно ли изменить уже распечатанную накладную?
Можно, если документ ещё не попал в сданную отчётность и по нему нет подтверждённых взаиморасчётов: откройте реализацию, исправьте данные, проведите и распечатайте форму заново. Если покупатель уже получил и подписал экземпляр, потребуется заменить документ у контрагента либо оформить корректировку реализации.
Где посмотреть все созданные накладные за период?
Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» и установите отбор по периоду в шапке журнала. Для анализа сумм удобен отчёт «Анализ продаж» или оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 с детализацией по контрагентам.