Быстрый старт · 9 мин
УНФ 1С: как в ней работать — практическое руководство
Как работать в 1С:Управление нашей фирмой: первоначальная настройка, справочники, продажи, закупки, склад, деньги и отчёты. Пошаговые инструкции и типичные ошибки.
1С:Управление нашей фирмой (УНФ) — конфигурация для малого бизнеса, объединяющая продажи, закупки, склад, деньги, CRM, производство и зарплату в одной программе. Главная особенность УНФ — интерфейс построен вокруг бизнес-процессов предпринимателя, а не бухгалтерских проводок, поэтому начать работу можно без специального бухгалтерского образования.
Работа в УНФ строится по единой логике: сначала заполняются справочники (номенклатура, контрагенты, организация), затем оформляются операционные документы (заказы, накладные, платежи), а результат анализируется в отчётах. Документы связаны между собой: заказ покупателя порождает расходную накладную, счёт на оплату и резерв товара на складе.
Программа существует в двух вариантах: локальная установка на компьютер или сервер и облачная версия через сервис 1С:Фреш. Функционально они почти идентичны, различия — в способе обновления, доступа и организации резервного копирования. Дальнейшие инструкции применимы к обоим вариантам.
Первый запуск и настройка организации
При первом запуске УНФ предлагает помощник начального заполнения. Укажите название организации, ИНН, систему налогообложения (ОСНО, УСН, патент), валюту учёта. От выбранной системы налогообложения зависят доступные документы и отчёты: например, для УСН появится книга учёта доходов и расходов.
Далее создайте структуру предприятия: склады, подразделения, банковские счета и кассы. Если склад один — достаточно основного склада, но если товар физически хранится в разных местах, заведите отдельные склады сразу: переносить учёт «задним числом» сложнее, чем настроить заранее.
- 1Создайте организацию и укажите систему налогообложения
- 2Добавьте банковский счёт и кассу
- 3Создайте склады и подразделения
- 4Настройте права пользователей, если работаете не один
- 5Заполните номенклатуру и контрагентов
- 6Введите начальные остатки по складу и деньгам
- 7Проверьте остатки отчётом «Остатки товаров на складах»
Справочники: номенклатура и контрагенты
Номенклатура — основа всех документов. Карточка товара содержит наименование, артикул, единицу измерения, вид номенклатуры (товар, услуга, работа), ставку НДС и цены. УНФ поддерживает несколько видов цен одновременно: оптовую, розничную, закупочную. Цены можно устанавливать документом «Установка цен» или рассчитывать формулами от базовой цены с наценкой.
Контрагенты разделяются на покупателей и поставщиков, при этом одна карточка может совмещать обе роли. Заполняйте ИНН — программа по нему подтянет реквизиты при подключённом сервисе автозаполнения. Для контрагентов настраиваются договоры, условия оплаты и дисконтные карты.
Продажи: от заказа до оплаты
Типовая цепочка продажи: «Заказ покупателя» → «Расходная накладная» → «Приходный кассовый ордер» или оплата по счёту. Заказ фиксирует потребность клиента и резервирует товар на складе, накладная списывает товар и формирует задолженность покупателя, платёж гасит задолженность.
Если вы продаёте без предварительных заказов (розница, отгрузка сразу), можно оформлять только расходную накладную — заказ не обязателен. Для розничных продаж через кассу используется рабочее место кассира с поддержкой онлайн-касс по 54-ФЗ.
Счета на оплату создаются из заказа одной кнопкой «Создать на основании». Статусы оплаты счетов помогают контролировать дебиторку: в отчёте «Задолженность покупателей» видно, кто должен, сколько и как долго.
Если менеджеры регулярно забывают оформлять документы цепочкой, включите в настройках раздела «Продажи» контроль остатков при проведении накладных. Тогда программа не даст продать товар, которого нет на складе, и ошибки всплывут сразу, а не при инвентаризации.
Закупки и складской учёт
Закупка оформляется документом «Приходная накладная»: она увеличивает остатки на складе и создаёт задолженность перед поставщиком. При регулярных закупках удобно сначала оформить «Заказ поставщику», а накладную создать на его основании — программа сравнит заказанное и полученное количество.
Складские операции включают перемещение между складами, оприходование, списание и инвентаризацию. Инвентаризация в УНФ оформляется документом, который сравнивает учётные и фактические остатки и автоматически создаёт документы списания недостачи или оприходования излишков.
Резервы товаров
УНФ умеет резервировать товар под заказы покупателей. Свободный остаток считается как остаток на складе минус резервы. Это защищает от ситуации, когда один и тот же товар продан двум клиентам. Отчёт «Остатки товаров» показывает колонки «Остаток», «Резерв» и «Доступно» отдельно.
Деньги и взаиморасчёты
Раздел «Деньги» учитывает кассу и банковские счета. Поступления оформляются документами «Поступление на счёт» и «Приходный кассовый ордер», расходы — «Расход со счёта» и «Расходный кассовый ордер». Каждый платёж привязывается к контрагенту и документу основания, что обеспечивает корректный учёт взаиморасчётов.
УНФ поддерживает обмен с банком через сервис 1С:ДиректБанк или выгрузку файлов клиент-банка: выписки загружаются в программу, платёжные поручения выгружаются из неё. Это устраняет ручной ввод реквизитов и снижает риск ошибок в платёжках.
Для контроля используйте отчёты «Движение денежных средств», «Денежные средства» и «План фактический анализ денег». Платёжный календарь показывает прогноз поступлений и выплат по датам — полезный инструмент против кассовых разрывов.
Отчёты и контроль результата
Все отчёты собраны в разделе «Анализ» и внутри профильных разделов. Ключевые отчёты для ежедневной работы: «Продажи» (выручка и валовая прибыль по товарам и клиентам), «Валовая прибыль», «Остатки товаров», «Задолженность покупателей» и «Задолженность поставщикам».
Любой отчёт настраивается: период, отборы по складу или контрагенту, группировки. Настройку можно сохранить под своим именем и вызывать в один клик. Отчёты выгружаются в Excel и PDF для передачи партнёрам или руководству.
Как проверить результат
Отчёт «Остатки товаров» без отрицательных позиций, совпадает с фактом
Минусы по позициям, расхождения с реальным складом
Акт сверки с контрагентом сходится с отчётом по задолженности
Разница в актах сверки, «висящие» авансы без отгрузок
Остаток по кассе и счёту в программе равен данным банка и фактической кассе
Расхождение с банковской выпиской или кассовой наличностью
Обновления, резервные копии и ограничения
Конфигурация регулярно обновляется: меняются формы отчётности, форматы электронных документов, ставки и классификаторы. Перед любым обновлением делайте резервную копию базы. В локальной версии копия создаётся через конфигуратор или выгрузку информационной базы, в облачном сервисе копирование выполняется автоматически, но проверьте настройки расписания.
УНФ рассчитана на малый бизнес: при нескольких десятках активных пользователей и сотнях тысяч документов могут понадобиться клиент-серверный режим работы и оптимизация. Если компания выросла до среднего масштаба со сложным производством и консолидированной отчётностью, рассмотрите переход на 1С:ERP или комплексную автоматизацию — миграция данных между решениями 1С поддерживается штатно.
Что важно запомнить
Начните с настройки организации и справочников, ведите документы цепочкой «заказ → накладная → оплата», ежедневно контролируйте остатки и деньги отчётами, а перед обновлениями всегда делайте резервную копию.
Частые вопросы
Чем УНФ отличается от 1С:Бухгалтерии?
1С:Бухгалтерия ориентирована на регламентированный учёт и сдачу отчётности, а УНФ — на оперативное управление: продажи, склад, CRM, заказы, производство. Многие компании используют обе: в УНФ ведут оперативный учёт, в Бухгалтерию передают данные для отчётности через штатную синхронизацию.
Можно ли работать в УНФ с нескольких компьютеров?
Да. В локальном варианте база размещается на сервере или общем ресурсе, пользователи подключаются по сети. В облачной версии 1С:Фреш достаточно браузера и интернета. Количество одновременных пользователей определяется приобретёнными лицензиями.
Как перенести данные из Excel в УНФ?
Используйте встроенную обработку загрузки данных из табличных документов: она позволяет импортировать номенклатуру, цены, контрагентов и остатки из файлов Excel и CSV. Перед загрузкой приведите файл к шаблону и проверьте результат на небольшой порции строк.
Что делать, если товар ушёл в минус?
Найдите причину через отчёт «Ведомость по товарам на складах»: обычно это неоформленная приходная накладная или продажа, проведённая раньше оприходования. Оформите недостающий приход корректной датой и перепроведите связанные документы, затем сверьте себестоимость.
Поддерживает ли УНФ маркировку и ЕГАИС?
Да, конфигурация поддерживает работу с маркированными товарами («Честный ЗНАК») и обмен с ЕГАИС для алкогольной продукции, включая сканирование кодов DataMatrix и передачу данных при продаже через кассу. Функциональность включается в настройках соответствующих разделов.
Можно ли доработать УНФ под свои процессы?
Да, конфигурация дорабатывается через механизм расширений без снятия с поддержки или прямым изменением конфигурации. Предпочтительны расширения: они не мешают штатным обновлениям. Сложные доработки лучше поручить специалисту с опытом именно УНФ.