Как завести организацию в 1С Управление торговлей

Карточка организации — один из первых объектов, который нужно создать при начале работы в 1С «Управление торговлей» (УТ 11). Без неё невозможно корректно оформлять заказы, реализации, поступления, счета-фактуры и финансовые документы: программа требует указать организацию практически в каждом документе. Ошибка на этом этапе приводит к неверным реквизитам в печатных формах, проблемам с выгрузкой отчётности и путанице при ведении учёта по нескольким юрлицам.

Процедура несложная, но требует внимательности: ИНН, КПП, ОГРН, адреса и банковские счета должны точно совпадать с учредительными документами и выписками банка. Ниже разобран полный цикл — от места, где создаётся карточка, до проверки корректности заполнения и типичных ошибок.

Где находится справочник организаций в УТ 11

Список организаций находится в разделе «НСИ и администрирование» → «Организации». В зависимости от настроек интерфейса раздел может называться «Нормативно-справочная информация» или находиться в меню «Справочники». Если пункта не видно, проверьте, что у пользователя есть права на чтение и редактирование справочника организаций, а в настройках включён нужный функциональный раздел.

Перед созданием карточки убедитесь, что в программе включён учёт по организациям: в «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Предприятие» должен быть установлен флаг использования нескольких организаций, если их больше одной. Для единственной организации достаточно создать одну карточку и назначить её основной.

Пошаговое создание карточки организации

Откройте список организаций и нажмите «Создать». Программа предложит форму с основными полями. Минимально необходимый набор: вид организации (юридическое лицо или ИП), наименование, ИНН. Остальные поля желательно заполнить сразу, чтобы не возвращаться к карточке позже.

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование» → «Организации» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите вид: «Юридическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель»
3. 3
   Введите полное и сокращённое наименование по учредительным документам
4. 4
   Заполните ИНН, КПП (для юрлица), ОГРН
5. 5
   Укажите юридический и фактический адреса, телефон
6. 6
   Добавьте банковский счёт: банк, БИК, номер счёта, корсчёт
7. 7
   Задайте префикс организации для нумерации документов
8. 8
   Запишите карточку и перейдите к настройке учётной политики

Поле «Наименование» используется в списках и отборах, а «Полное наименование» и «Сокращённое наименование» выводятся в печатных формах и отчётности. Заполняйте их строго по уставу или свидетельству о регистрации — именно эти данные попадут в счета, накладные и счета-фактуры.

Для индивидуального предпринимателя форма немного отличается: вместо КПП заполняются данные физического лица, а ОГРН заменяется на ОГРНИП. Программа сама подстроит набор полей после выбора вида организации.

Заполнение реквизитов: ИНН, КПП, адреса

ИНН и КПП — ключевые контрольные поля. Программа проверяет их формат (10 цифр ИНН для юрлица, 12 — для ИП, 9 цифр КПП), но не гарантирует достоверность самих значений. Сверяйте их с выпиской из ЕГРЮЛ или свидетельством о постановке на учёт. Ошибка в одной цифре ИНН сделает недействительными счета-фактуры и выгрузки в налоговую.

Адреса в карточке делятся на юридический, фактический и почтовый. Юридический адрес обязателен для отчётности и печатных форм. Если фактический и почтовый адреса совпадают с юридическим, используйте кнопку копирования — так меньше риска опечатки. Адреса заполняйте через классификатор (поле с подбором), а не произвольным текстом: это важно для корректной выгрузки в форматах ФНС.

На закладке с контактной информацией укажите телефон, email и должность с ФИО руководителя и главного бухгалтера. Эти данные подставляются в подписи печатных форм. Если руководитель действует по доверенности, это оформляется отдельно в документах, а не в карточке организации.

Банковские счета и кассы организации

Банковский счёт добавляется прямо из карточки организации по ссылке «Банковские счета» → «Создать». Укажите банк (выберите из классификатора по БИК — корсчёт и наименование подставятся автоматически) и номер расчётного счёта. Если банка нет в классификаторе, введите реквизиты вручную и проверьте их по договору с банком.

Если счетов несколько, пометьте один из них основным — он будет подставляться в документы по умолчанию. Аналогично создайте кассу организации для учёта наличных операций: касса привязывается к конкретной организации, и без неё нельзя оформить приходные и расходные кассовые ордера.

Валютные счета создавайте отдельными элементами с указанием валюты. Не смешивайте рублёвый и валютный учёт в одном счёте — иначе платёжные документы и переоценка валюты будут работать некорректно.

Префикс и нумерация документов

Префикс организации — короткое буквенно-цифровое обозначение (например, «РО» или «01»), которое добавляется к номерам документов. Он особенно важен, если в базе ведётся учёт по нескольким организациям: префикс исключает пересечение номеров и упрощает поиск документов конкретного юрлица.

Задайте префикс до начала ввода документов. Если изменить его после того, как документы уже созданы, старые номера не перенумеруются автоматически, и в журнале появятся документы с разными префиксами — это усложнит поиск и сверку.

Настройка учётной политики и параметров учёта

После записи карточки перейдите по ссылке «Учётная политика» (или в раздел «НСИ и администрирование» → «Организации» → учётная политика). Здесь задаётся система налогообложения: общая (ОСНО), упрощённая (УСН), патент или их совмещение. От выбора зависит, как программа будет рассчитывать НДС, формировать книгу покупок и продаж и готовить декларации.

Учётная политика действует с указанной даты. Если организация меняла систему налогообложения, создайте несколько записей с разными периодами — программа будет применять ту, что актуальна на дату документа. Не редактируйте старую запись «задним числом», если по ней уже сдана отчётность.

Дополнительно проверьте параметры учёта НДС и валютных операций: ставка НДС по умолчанию, порядок регистрации счетов-фактур, необходимость раздельного учёта. Эти настройки влияют на автоматическое заполнение документов.

Проверка результата и типичные ошибки

После заполнения карточки создайте тестовый документ — например, «Реализация товаров и услуг» — и выведите его печатную форму. Проверьте: наименование, ИНН/КПП, адрес, банковские реквизиты и подписи руководителя. Всё должно совпадать с официальными документами организации. Затем удалите тестовый документ или отмените его проведение.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма документа

Норма

Наименование, ИНН, КПП, адрес и счёт совпадают с учредительными документами

Тревожный признак

Опечатки, пустые поля, неверный банк или адрес

Нумерация документов

Норма

Номера начинаются с заданного префикса

Тревожный признак

Префикс отсутствует или смешаны разные префиксы

Подстановка в документы

Норма

Организация и основной счёт подставляются автоматически

Тревожный признак

Поля приходится заполнять вручную каждый раз

Учётная политика

Норма

Система налогообложения соответствует реальной, дата начала указана

Тревожный признак

Политика не создана или период неверный

Несколько организаций в одной базе

УТ 11 позволяет вести учёт по нескольким юрлицам и ИП в одной информационной базе. Для этого включите флаг «Несколько организаций» в настройках раздела «Предприятие», создайте карточку для каждой организации и задайте каждой уникальный префикс. Склады, кассы и банковские счета привязываются к конкретной организации.

Решите заранее, будут ли склады общими (ордерные и финансовые остатки тогда ведутся сквозным образом) или раздельными по организациям. Раздельный учёт упрощает внутрифирменную отчётность, но требует дисциплины при оформлении перемещений между организациями — они оформляются как передачи товаров между организациями, а не простые перемещения между складами.

Частые вопросы

Можно ли изменить ИНН организации после ввода документов?

Технически поле редактируется, но делать это нужно осторожно: документы, созданные ранее, сохранят старые данные в печатных формах до перепроведения. Если ИНН был указан с ошибкой, исправьте его, сделайте резервную копию и перепроведите документы периода, затем проверьте отчётность.

Чем отличается организация от подразделения в УТ?

Организация — это юридическое лицо или ИП с собственными реквизитами, налоговым учётом и отчётностью. Подразделение — внутренняя структурная единица (отдел, филиал без отдельного юрлица), она влияет только на аналитику и распределение затрат, но не на реквизиты в документах.

Нужно ли заводить обособленное подразделение как отдельную организацию?

Нет. Обособленное подразделение, не являющееся самостоятельным юрлицом, отражается через КПП в карточке основной организации или через механизм подразделений. Отдельную карточку создают только для самостоятельных юридических лиц и ИП.

Почему в документах не подставляется организация автоматически?

Проверьте три вещи: заполнена ли организация в настройках пользователя (персональные настройки), назначена ли она основной при единственной организации в базе и не ограничен ли доступ к карточке правами пользователя. После указания организации в настройках пользователя она будет подставляться по умолчанию.

Как удалить ошибочно созданную организацию?

Если по карточке нет документов, пометьте её на удаление и выполните удаление помеченных объектов через «Администрирование» → «Обслуживание». Если документы есть, ссылка удалиться не даст — либо перенесите документы на правильную организацию, либо просто пометьте карточку и исключите её из использования, установив понятное наименование вроде «Не использовать».

Где указать подписантов для печатных форм?

ФИО и должности руководителя и главного бухгалтера заполняются в карточке организации на закладке с ответственными лицами. Для документов, подписываемых по доверенности, данные доверенности указываются непосредственно в самом документе при его оформлении.