Как завести организацию в 1С 8.3: начало работы

Завести организацию в 1С 8.3 — первый шаг после установки программы, от которого зависит корректность всего последующего учета. Ошибки в ИНН, системе налогообложения или учетной политике приводят к неверным отчетам, и исправлять их задним числом сложнее, чем настроить правильно сразу.

Порядок действий одинаков для большинства типовых конфигураций (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом): создается информационная база, в нее вносится карточка организации, затем заполняются реквизиты, учетная политика и связанные настройки. Интерфейсы отличаются в деталях, но логика одна.

Материал рассчитан на пользователя, который впервые запускает 1С или добавляет вторую организацию в существующую базу. Оба сценария рассмотрены ниже вместе с проверкой результата и типичными ошибками.

Что подготовить перед началом работы

До запуска программы соберите документы организации: свидетельство о постановке на учет (или лист записи ЕГРЮЛ/ЕГРИП), уставные данные, реквизиты расчетного счета и сведения о системе налогообложения. Если организация применяет спецрежим или совмещает режимы, понадобится уведомление о переходе на УСН или патент.

Также заранее определите ответственных: ФИО руководителя и главного бухгалтера в том виде, в каком они должны выводиться в печатных формах и отчетности. Должности и подписи потом подставляются в декларации автоматически, и править их в каждом документе вручную неудобно.

Создание информационной базы

Если база еще не создана, запустите ярлык 1С и в окне выбора информационных баз нажмите «Добавить». Выберите вариант «Создание новой информационной базы», далее — создание из шаблона конфигурации (например, «Бухгалтерия предприятия») или пустой базы. Для начала работы с нуля подходит вариант с типовым шаблоном: он уже содержит нужные справочники и настройки.

Укажите понятное имя базы и каталог для хранения. В файловом варианте база размещается в папке на компьютере или сетевом диске, в клиент-серверном — на сервере 1С и СУБД. Для небольшой организации чаще достаточно файлового варианта.

Заполнение карточки организации

После первого входа в базу программа обычно предлагает мастер начальной настройки. Если мастер не запустился, откройте раздел «Главное — Реквизиты организации» или «Справочники — Организации» (название зависит от конфигурации) и создайте новый элемент.

Ключевые поля карточки: вид организации (юридическое лицо или ИП), ИНН и КПП, ОГРН, наименование полное и сокращенное, юридический и фактический адреса. В типовых конфигурациях по ИНН можно автоматически подтянуть данные из сервиса проверки контрагентов, если есть подключение к интернет-поддержке — это снижает риск опечаток.

Далее заполните банковские счета, коды статистики (ОКПО, ОКВЭД и другие по требованиям отчетности) и контактные данные. Подписи руководителя и главного бухгалтера укажите в соответствующем разделе — отсюда они попадут в счета, акты и регламентированную отчетность.

1. 1
   Создайте информационную базу из шаблона конфигурации
2. 2
   Откройте «Главное — Организации» и создайте элемент
3. 3
   Заполните ИНН, КПП, ОГРН, наименование и адреса
4. 4
   Добавьте банковский счет и коды статистики
5. 5
   Укажите подписи руководителя и главного бухгалтера
6. 6
   Настройте систему налогообложения и учетную политику
7. 7
   Запустите проверку заполнения, если она предлагается программой

Настройка системы налогообложения и учетной политики

Система налогообложения задается в карточке организации или в разделе «Главное — Налоги и отчеты». Укажите общую систему, УСН (доходы или доходы минус расходы), патент или совмещение. От этого параметра зависят доступные документы, книги учета и состав отчетности.

Учетная политика заполняется на конкретный год: методы оценки запасов, порядок списания затрат, способ учета НДС, параметры амортизации. В типовой бухгалтерии часть настроек подставляется по умолчанию, но их нужно сверить с реальной учетной политикой организации — программа не знает, что утверждено у вас приказом.

Если организаций несколько

Одна база 1С может вести учет по нескольким организациям. Каждую добавляют в тот же справочник «Организации» и настраивают для нее отдельную учетную политику и систему налогообложения. В документах организация выбирается в шапке, отчеты строятся по каждой компании отдельно.

Альтернатива — отдельная база на каждую организацию. Это оправдано, когда компании обслуживают разные бухгалтеры, требуется разграничение доступа или разные расписания обновлений. В одной базе проще вести внутригрупповые операции, но сложнее ограничить права.

Сравнение вариантов

Несколько организаций в одной базе

Подходит для группы компаний с общим бухгалтером. Ограничение: сложнее разграничить права доступа и делать выборочные копии.

Отдельная база на каждую организацию

Подходит при разных ответственных и требованиях к изоляции данных. Ограничение: обновления и копирование выполняются для каждой базы отдельно.

Проверка результата и первые документы

После заполнения карточки проверьте, что организация доступна для выбора в документах: создайте тестовый документ (например, счет покупателю) и убедитесь, что печатная форма выводится с правильными реквизитами и подписями. Затем откройте список регламентированных отчетов — программа должна предложить формы, соответствующие вашей системе налогообложения.

Следующий этап — ввод начальных остатков на дату начала учета и подключение обмена с банком. До ввода остатков не проводите текущие документы задним числом, иначе последовательность учета нарушится.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка организации

Норма

Все обязательные поля заполнены, дубля в справочнике нет

Тревожный признак

Пустые ИНН/КПП, две одинаковые организации в списке

Печатная форма документа

Норма

Реквизиты и подписи выводятся корректно

Тревожный признак

Пустые поля, неправильное наименование или адрес

Состав отчетности

Норма

Предлагаются формы под вашу систему налогообложения

Тревожный признак

Набор форм не соответствует режиму — проверьте настройку налогов

Учетная политика

Норма

Записи есть на текущий год, параметры совпадают с приказом

Тревожный признак

Запись отсутствует или заведена на другой период

Частые вопросы

Можно ли изменить реквизиты организации после начала работы?

Да, карточку можно редактировать в любой момент, изменения применятся к новым документам. Но учетную политику и систему налогообложения в середине года менять нельзя без законных оснований — это вопрос не программы, а налогового учета.

Что делать, если организация заведена дважды?

Проверьте, по какой из карточек есть проведенные документы. Пустой дубль удалите или пометьте на удаление, документы при необходимости перепривяжите к основной карточке. Перед удалением сделайте резервную копию базы.

Нужна ли интернет-поддержка для заполнения реквизитов?

Нет, все поля заполняются вручную. Подключение к сервисам 1С лишь ускоряет ввод по ИНН и включает автоматическую проверку контрагентов и обновление отчетности.

Можно ли завести ИП и юридическое лицо в одной базе?

Да, при создании карточки выбирается вид «Индивидуальный предприниматель» или «Юридическое лицо». Для каждого вида программа предлагает свой набор полей и отчетных форм.

Когда вводить остатки — до или после настройки учетной политики?

После. Механизм ввода остатков использует параметры учетной политики (методы оценки, счета учета), поэтому сначала настраивается политика на дату начала ведения учета, затем вводятся остатки.

Отчетность не формируется, в чем причина?

Чаще всего не заполнены система налогообложения, подписи ответственных лиц или учетная политика на текущий год. Проверьте раздел «Главное — Налоги и отчеты» и карточку организации на предмет пустых обязательных полей.