Как внести кассира в 1С

Чтобы кассир мог работать в 1С — открывать смену, пробивать чеки и снимать отчёты, — недостаточно просто завести физическое лицо в справочнике. Нужно создать пользователя информационной базы, связать его с физлицом, назначить права и при необходимости закрепить за конкретной кассой ККТ. Порядок действий немного отличается в зависимости от конфигурации: в «1С:Розница» акцент на рабочем месте кассира (РМК), в «Управлении торговлей» — на ролях и кассах предприятия.

Материал применим к типовым конфигурациям на управляемых формах: 1С:Розница 2.3/3.0, 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. Названия пунктов меню могут незначительно отличаться между версиями, но логика везде одинаковая: сначала физлицо, затем пользователь, затем права и привязка к кассе.

Перед началом убедитесь, что у вас есть права администратора в базе. Обычный пользователь без административных прав не сможет создать учётную запись и назначить роли — эти действия доступны только администратору или пользователю с правом «Администрирование».

Что понадобится перед началом работы

Подготовьте следующие данные: ФИО кассира, желаемый логин для входа (обычно фамилия или фамилия с инициалами латиницей), временный пароль и сведения о том, к какой кассе ККТ и организации будет привязан сотрудник. Если в магазине несколько касс и торговых точек, заранее решите, будет ли кассир видеть только свою кассу или все кассы подразделения.

Также уточните, какой режим работы нужен: полноценный интерфейс 1С или только рабочее место кассира. Для большинства сотрудников на точке достаточно РМК с минимальным набором прав — это снижает риск случайного изменения данных и упрощает обучение персонала.

Шаг 1. Создание физического лица

Физическое лицо — это карточка сотрудника, к которой привязываются пользователь, подписи в документах и ответственность в кассовых операциях. Без физлица чеки будут пробиваться без указания кассира, что некорректно с точки зрения учёта.

Откройте раздел «НСИ и администрирование» (в Рознице — «Справочники» или «Нормативно-справочная информация») и найдите справочник «Физические лица». Нажмите «Создать», введите ФИО, при необходимости укажите пол и дату рождения. Сохраните карточку. Если физлицо уже существует (например, заведено при приёме на работу в ЗУП), создавать дубликат не нужно — используйте существующую запись.

Шаг 2. Создание пользователя информационной базы

Теперь создайте учётную запись, с которой кассир будет входить в программу. Перейдите в «НСИ и администрирование» → «Настройка пользователей и прав» → «Пользователи» и нажмите «Создать». В карточке пользователя укажите имя (логин) для входа, установите флажок «Аутентификация 1С:Предприятия» и задайте временный пароль. В поле «Физическое лицо» выберите карточку, созданную на предыдущем шаге.

Если база файловая и работает через тонкий клиент, этого достаточно. При клиент-серверной работе пользователь также создаётся из интерфейса 1С — отдельно заводить его в консоли кластера не требуется, программа сделает это автоматически при записи.

Для кассиров, работающих только в РМК, удобно включить настройку «При входе в программу открывать рабочее место кассира» — она находится в персональных настройках пользователя (раздел «Персональные настройки» или ссылка «Настройки» в карточке пользователя, в зависимости от конфигурации).

1. 1
   Создайте физическое лицо в справочнике «Физические лица»
2. 2
   Создайте пользователя в разделе «Настройка пользователей и прав» → «Пользователи»
3. 3
   Укажите логин, пароль и свяжите пользователя с физлицом
4. 4
   Включите пользователя в группу доступа кассиров или назначьте роли
5. 5
   Укажите кассу ККТ и организацию по умолчанию в персональных настройках
6. 6
   Проверьте вход под новой учётной записью и открытие РМК

Шаг 3. Назначение прав и ролей кассира

Самый частый вопрос — какие права дать кассиру, чтобы он мог работать, но не имел доступа к лишним данным. В типовых конфигурациях есть два подхода: группы доступа (профили) и ручное назначение ролей. Рекомендуемый способ — группы доступа.

Назначение прав через группы доступа

Откройте «НСИ и администрирование» → «Настройка пользователей и прав» → «Группы доступа». В типовых конфигурациях обычно предустановлен профиль «Кассир» или «Кассир ККМ». Включите созданного пользователя в эту группу: откройте группу, добавьте пользователя в табличную часть и запишите. Права применятся автоматически.

Назначение ролей вручную

Если профили не используются, откройте карточку пользователя, перейдите по ссылке «Права доступа» или «Роли» (в некоторых конфигурациях — через «Администрирование» → «Пользователи и права»). Для работы кассира обычно нужны роли: «Выполнение обмена данными с ККТ», «Добавление и изменение чеков ККМ», «Базовые права» и роль чтения номенклатуры и цен. Точный состав зависит от конфигурации — ориентируйтесь на типовой профиль кассира как на эталон.

Шаг 4. Привязка кассира к кассе ККТ и организации

Чтобы при открытии чека автоматически подставлялись нужная касса и организация, настройте значения по умолчанию для пользователя. В карточке пользователя найдите ссылку «Персональные настройки» (или откройте их под самим кассиром через меню пользователя). Укажите организацию, кассу ККТ, склад/магазин и подразделение по умолчанию.

В 1С:Розница дополнительно проверьте настройку рабочего места: «Настройка РМК» позволяет зафиксировать конкретную кассу за конкретным компьютером. Если на одной точке работают несколько кассиров посменно, касса привязывается к рабочему месту, а кассир определяется текущим пользователем при открытии смены.

Если кассир должен печатать своё ФИО в чеке (требование к реквизиту «кассир» на чеке), убедитесь, что физлицо корректно связано с пользователем — именно оттуда 1С берёт данные для фискального документа при передаче в драйвер ККТ.

Если в чеке выводится ФИО администратора вместо кассира, чаще всего причина в том, что смену открыл другой пользователь или у кассира не заполнено физлицо. Проверьте связку пользователь — физическое лицо и то, под какой учётной записью открыта кассовая смена.

Шаг 5. Проверка работы кассира

После настройки выполните контрольный вход. Выйдите из базы и войдите под учётной записью кассира с заданным паролем. Если включён запуск РМК при старте — рабочее место кассира откроется автоматически. Откройте кассовую смену, пробейте тестовый чек на небольшую сумму (если касса в боевом режиме — лучше ограничиться открытием смены без чека или сделать чек с последующим возвратом) и убедитесь, что в чеке указаны правильные организация, касса и ФИО кассира.

Проверьте также ограничения: попробуйте открыть разделы, к которым у кассира не должно быть доступа, — например, «Закупки» или «Администрирование». Программа должна либо скрывать эти разделы, либо выдавать сообщение о недостатке прав.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вход в базу под учётной записью кассира

Норма

Вход выполняется, открывается РМК или разрешённый интерфейс

Тревожный признак

Ошибка «пользователь не найден» или «нет прав на вход»

Открытие кассовой смены

Норма

Смена открывается, подставляются нужные касса и организация

Тревожный признак

Ошибка «нет прав» или подставляется чужая касса

Реквизит «кассир» в чеке

Норма

В чеке ФИО текущего кассира

Тревожный признак

ФИО администратора или пустое значение

Доступ к закрытым разделам

Норма

Разделы скрыты или доступ запрещён

Тревожный признак

Кассир видит административные и финансовые разделы

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство проблем при заведении кассира связаны не с самим созданием пользователя, а с пропущенными связями между объектами. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.

Отдельная ситуация — увольнение кассира. Не удаляйте пользователя и физлицо из базы: это нарушит ссылки в уже проведённых чеках. Правильное действие — снять флажок «Вход в программу разрешён» (или установить «Недействителен») в карточке пользователя и очистить пароль. История операций сохранится, а вход станет невозможен.

Частые вопросы

Можно ли работать кассиром без создания отдельного пользователя?

Технически чеки можно пробивать под любой учётной записью, но это нарушает принцип разграничения ответственности: по отчётам невозможно определить, кто совершил операцию. Для каждого кассира следует заводить отдельного пользователя с привязкой к его физлицу.

Как ограничить кассира только одной кассой ККТ?

Укажите нужную кассу в персональных настройках пользователя как значение по умолчанию, а в 1С:Рознице дополнительно привяжите кассу к рабочему месту в настройках РМК. Для строгого ограничения используйте настройку прав на уровне записей (RLS) в профиле группы доступа.

Почему кассир не видит кнопку открытия смены в РМК?

Чаще всего не хватает роли на выполнение операций с ККТ или пользователь не включён в группу доступа кассиров. Проверьте состав профиля доступа и наличие подключённого фискального регистратора в настройках оборудования.

Нужно ли заводить кассира в 1С, если чеки пробиваются на автономной кассе?

Если касса работает автономно без связи с 1С, учётная запись в программе не требуется. Но как только настраивается обмен между 1С и ККТ (выгрузка товаров, загрузка чеков), кассира нужно внести, чтобы операции корректно регистрировались в учёте.

Как дать кассиру право на возврат и сторнирование чеков?

В типовых конфигурациях возврат и сторно доступны по профилю кассира, но можно создать отдельный профиль «Старший кассир» с расширенными правами и включать в него только доверенных сотрудников. Это снижает риск злоупотреблений при возвратах.

Что делать, если кассир забыл пароль?

Администратор открывает карточку пользователя в разделе «Пользователи», устанавливает новый временный пароль и сообщает его кассиру. Старый пароль узнать невозможно — он хранится в зашифрованном виде, доступна только замена.