Как завести новую компанию в 1С

Завести новую компанию в 1С — значит добавить организацию в одноименный справочник, заполнить её реквизиты и настроить учетную политику. Без этого шага программа не позволит корректно оформлять документы, формировать отчетность и выгружать данные в контролирующие органы. Порядок действий во всех типовых конфигурациях (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) похож, отличается в основном расположение команд в меню.

Важно различать два разных действия: создание новой информационной базы и добавление новой организации в уже существующую базу. Если фирма открывается «с нуля» и должна вестись обособленно, понадобится отдельная база. Если новая компания — часть холдинга и учет ведется централизованно, достаточно добавить её в справочник «Организации» текущей базы. Второй вариант встречается чаще, и именно он описан ниже.

Что подготовить перед созданием организации

Прежде чем открывать программу, соберите полный комплект реквизитов новой компании. Потребуются: точное наименование по уставу (полное и сокращенное), ИНН, КПП, ОГРН, юридический и фактический адреса, данные руководителя и главного бухгалтера, система налогообложения, сведения о расчетном счете и банке. Если компания зарегистрирована в качестве плательщика НДФЛ по месту нахождения обособленных подразделений, понадобятся и их КПП.

Проверьте свои права доступа. Добавление организации требует прав администратора или хотя бы права на изменение справочников и настроек учета. Если кнопка «Создать» недоступна, обратитесь к администратору базы — работа под ограниченной учетной записью не позволит завершить настройку.

Также убедитесь, что конфигурация обновлена до актуального релиза: в свежих версиях поддерживается автоматическое заполнение реквизитов по ИНН из сервиса 1С:Контрагент, что заметно ускоряет ввод данных и снижает риск опечаток.

Где находится справочник «Организации» в разных конфигурациях

Путь к справочнику зависит от конфигурации и её версии. В 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0 откройте раздел «Главное» и выберите пункт «Организации», либо используйте «Главное — Реквизиты организации», если компания пока одна. В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» справочник находится в разделе «НСИ и администрирование — Организации». В «1С:Зарплата и управление персоналом» — в разделе «Настройка» или «Главное».

Быстрый универсальный способ — воспользоваться строкой поиска вверху панели разделов: введите «Организации» и перейдите по найденной команде. Во всех конфигурациях на управляемых формах поиск работает одинаково.

Пошаговое создание новой организации

Откройте справочник «Организации» и нажмите кнопку «Создать». Программа предложит выбрать юридическую форму: «Юридическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель». От этого выбора зависит набор полей карточки и логика формирования отчетности, поэтому укажите форму правильно с первого раза.

Заполните основные поля карточки. Если подключен сервис 1С:Контрагент, введите ИНН и нажмите кнопку заполнения — программа подтянет наименование, КПП, ОГРН и адрес из официальных источников. Без сервиса данные вводятся вручную. Обязательно проверьте: наименование полное и сокращенное, ИНН (10 цифр для юрлица, 12 для ИП), КПП, ОГРН, префикс базы (если планируется обмен с другими программами).

Перейдите на закладки с адресами и контактами. Юридический адрес заполняйте строго по ЕГРЮЛ, с использованием адресного классификатора — от этого зависит корректность отчетности и кодов ОКТМО. Укажите фактический адрес, телефоны и другие контакты при необходимости.

Заполните сведения о подписантах: руководителе и главном бухгалтере. Эти данные попадут в печатные формы счетов, актов, накладных и в отчетность. Если полномочия оформлены доверенностью, укажите дату и номер документа-основания.

1. 1
   Откройте справочник «Организации» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите форму: юридическое лицо или ИП
3. 3
   Введите ИНН и заполните реквизиты вручную или через сервис
4. 4
   Укажите адреса, контакты и подписантов
5. 5
   Запишите карточку и перейдите к настройке учетной политики
6. 6
   Создайте документ по новой организации и проверьте реквизиты в печатной форме

Настройка учетной политики и параметров учета

Созданная карточка организации — это только реквизиты. Чтобы учет работал, настройте учетную политику: в карточке организации перейдите по ссылке «Учетная политика» (в Бухгалтерии — «Главное — Настройки — Учетная политика»). Укажите систему налогообложения: общую, упрощенную с объектом «доходы» или «доходы минус расходы», патент. От этого зависят налоговые регистры, декларации и проводки.

Задайте параметры, действующие с даты начала ведения учета: метод оценки запасов (ФИФО или по средней), порядок признания расходов, применение ПБУ 18, настройки по НДС. Учетная политика привязывается к периоду — если вы начинаете учет не с января, убедитесь, что запись действует с нужной даты.

Дополнительно проверьте функциональность программы («Главное — Настройки — Функциональность»): включите опции, которые нужны новой компании, — торговлю, производство, расчеты в валюте, НДС. В ERP и Управлении торговлей часть настроек задается в карточке организации: способы распределения расходов, направления деятельности, кассы и банковские счета.

Банковские счета, кассы и обособленные подразделения

После записи карточки добавьте расчетный счет: в карточке организации откройте ссылку «Банковские счета» и создайте новый. Укажите номер счета, БИК банка (наименование и корсчет подтянутся из справочника банков автоматически), валюту счета. Один из счетов отметьте как основной — именно он будет подставляться в документы по умолчанию.

Если у компании есть обособленные подразделения, выделенные на отдельный баланс, их заводят в том же справочнике «Организации», устанавливая флаг «Обособленное подразделение» и указывая головную организацию. Подразделения без отдельного баланса создаются в справочнике «Подразделения», а не как организации — это принципиально разные объекты.

В кассовом учете проверьте, что в справочнике касс создана хотя бы одна касса, привязанная к новой организации, иначе кассовые документы оформить не получится.

Как проверить, что всё настроено правильно

Простейший тест — создать пробный документ по новой организации. Оформите, например, счет покупателю или поступление товаров, проведите его и откройте печатную форму. Проверьте: подставилась ли нужная организация, корректны ли ИНН, КПП, адрес, банковские реквизиты, указаны ли подписанты.

Затем сформируйте по организации оборотно-сальдовую ведомость или карточку налогового регистра — отчет должен строиться без ошибок и пустых реквизитов. В Бухгалтерии дополнительно откройте «Отчетность, справки — 1С-Отчетность» и убедитесь, что новая организация появилась в списке и для неё корректно определился состав форм.

Контрольные точки

Как проверить результат

Организация в списке выбора документов

Норма

Доступна и подставляется в документы

Тревожный признак

Отсутствует в списке — карточка не записана или помечена на удаление

Печатная форма счета

Норма

Все реквизиты и подписанты заполнены

Тревожный признак

Пустые поля ИНН, адреса или подписи

Проведение документа

Норма

Документ проводится, формируются проводки и регистры

Тревожный признак

Ошибка про учетную политику или отсутствие настроек

1С-Отчетность

Норма

Организация видна, состав форм определен

Тревожный признак

Организации нет или неверный налоговый орган

Когда нужна отдельная база, а не новая организация

Добавление организации в общую базу удобно для холдингов: общие справочники контрагентов и номенклатуры, сквозная аналитика, консолидированные отчеты. Но у этого подхода есть ограничения: все пользователи базы потенциально видят данные всех организаций (если не настроено разграничение прав), база растет быстрее, а регламентные операции выполняются дольше.

Отдельная информационная база оправдана, если компания ведется другой командой бухгалтеров, требуется строгое разграничение доступа, организация работает в другой конфигурации или планируется её продажа вместе с базой. Создание новой базы выполняется через стартер 1С: в окне запуска нажмите «Добавить — Создание новой информационной базы» и выберите шаблон конфигурации.

Сравнение вариантов

Новая организация в текущей базе

Подходит для холдинга с общими справочниками и централизованным учетом; ограничение — общий доступ пользователей и рост объема базы

Отдельная информационная база

Подходит при обособленном учете, другом контуре доступа или продаже бизнеса; ограничение — обмены между базами и двойное ведение справочников

Копия существующей базы с очисткой

Подходит, если новая компания работает по той же модели учета; ограничение — требуется аккуратная очистка данных и смена реквизитов

Частые вопросы

Можно ли завести организацию, если нет подписки 1С:ИТС?

Да, создание организации и ввод реквизитов вручную доступны без подписки. Подписка нужна для автозаполнения по ИНН через 1С:Контрагент, обновлений конфигурации и сервисов вроде 1С-Отчетность.

Как исправить ошибку в ИНН уже созданной организации?

Откройте карточку организации и отредактируйте поле, затем запишите. Если по ошибочным реквизитам уже отправлялась отчетность, сформируйте корректирующие формы. Проверьте также документы за период — в печатных формах реквизиты подтянутся новые, но ранее выданные бумажные документы исправить нельзя.

Чем организация отличается от контрагента «собственная компания»?

В типовых конфигурациях собственные компании хранятся в справочнике «Организации», а внешние партнеры — в «Контрагентах». Смешивать их нельзя: по организациям строится регламентированный учет и отчетность, по контрагентам — только взаиморасчеты.

Можно ли удалить ошибочно созданную организацию?

Если по ней нет ни одного документа, пометьте карточку на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов». Если документы есть, удаление заблокируется ссылками — потребуется сначала удалить или перенести документы, либо оставить организацию, сняв её с использования в новых операциях.

Нужно ли заново настраивать нумерацию документов для новой организации?

Нет, нумерация в типовых конфигурациях обычно сквозная по виду документа. Но префикс организации влияет на номера при обмене данными: задайте уникальный префикс в карточке организации, чтобы избежать конфликтов номеров при синхронизации с другими базами.

Как завести ИП, если он работает без работников?

Порядок тот же: в справочнике «Организации» создайте запись с формой «Индивидуальный предприниматель», укажите ИНН из 12 цифр и ОГРНИП. В настройках зарплатного учета отметьте, что сотрудники не нанимаются, — тогда программа не будет требовать кадровые документы и предлагать отчетность по работникам.