Быстрый старт · 9 мин
Как в 1С создать вторую организацию
Как добавить вторую организацию в 1С:Бухгалтерии и Управлении нашей фирмой: настройка учетной политики, реквизитов, разделение учета и типичные ошибки.
Вторая организация в 1С добавляется через справочник «Организации» — без создания новой базы и без дополнительных настроек конфигурации. Это стандартная возможность типовых решений: 1С:Бухгалтерия, Управление нашей фирмой, ЗУП и ERP позволяют вести учет нескольких юридических лиц и ИП в одной информационной базе.
Однако просто «добавить карточку» недостаточно. Чтобы учет по новой организации велся корректно, нужно настроить учетную политику, проверить обособленные подразделения, настроить права пользователей и убедиться, что документы не «перемешиваются» между фирмами. Ниже разобран полный порядок действий с проверками результата.
Инструкция подходит для типовых конфигураций на управляемых формах. Если у вас сильно доработанная конфигурация или старая версия платформы, отдельные пункты меню могут называться иначе, но общая логика сохраняется.
Где находится справочник организаций
В 1С:Бухгалтерии 8.3 справочник организаций расположен в разделе «Главное» → «Организации». В Управлении нашей фирмой путь выглядит как «Компания» → «Организации», в ERP и Комплексной автоматизации — «НСИ и администрирование» → «Организации». Если в базе уже ведется учет хотя бы по одной фирме, список откроется с заполненной карточкой.
Перед созданием проверьте, есть ли у вашего пользователя права на изменение справочника. Обычно требуется роль «Полные права» или «Главный бухгалтер». Если кнопка «Создать» неактивна или справочник не отображается, обратитесь к администратору базы — самостоятельное изменение ролей без понимания модели прав может нарушить разграничение доступа для других пользователей.
В файловых базах и базах на сервере порядок действий одинаков. Разница только в том, что на сервере изменения сразу видны всем пользователям, а в файловой базе при одновременной работе возможны блокировки — добавляйте организацию, когда с базой работает минимум людей.
Пошаговое создание второй организации
Откройте справочник «Организации» и нажмите «Создать». В новых версиях 1С:Бухгалтерии предлагается помощник: можно заполнить карточку вручную или загрузить данные по ИНН из сервиса 1С:Контрагент, если подключена интернет-поддержка. Автозаполнение снижает риск опечаток в реквизитах.
- 1Откройте «Главное» → «Организации» и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид организации: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель
- 3Заполните ИНН, КПП, наименование, ОГРН и юридический адрес
- 4Укажите подписанта и данные руководителя для печатных форм
- 5Сохраните карточку и перейдите к настройке учетной политики
- 6Создайте тестовый документ и проверьте проводки
Обязательные реквизиты: вид организации (юрлицо или ИП), полное и сокращенное наименование, ИНН, КПП (для юрлиц), ОГРН, юридический адрес. Также заполните сведения о руководителе и главном бухгалтере — они подставляются в печатные формы счетов, актов и отчетности. Если оставить подписантов пустыми, документы будут печататься без подписей, и придется править каждую форму вручную.
Для ИП укажите свидетельство о регистрации и данные физического лица. Если такое физлицо уже есть в справочнике (например, совпадает с руководителем первой организации), свяжите карточку с существующим элементом, а не создавайте дубль — дубли физлиц ломают отчеты по НДФЛ и страховым взносам.
Настройка учетной политики и параметров учета
Карточка организации создана, но учет по ней еще не настроен. Перейдите в «Главное» → «Учетная политика» и создайте запись для новой организации: система налогообложения (ОСНО, УСН, патент), порядок признания расходов, методы оценки МПЗ, настройки НДС. Без учетной политики документы могут проводиться с ошибками или не формировать нужные проводки.
Проверьте функциональность программы: «Главное» → «Функциональность». Некоторые опции включаются для всей базы целиком. Если для первой организации функциональность ограничена, а вторая работает, например, с НДС или валютными операциями, включите нужные опции — на уже введенные данные это не повлияет.
Если ведется зарплатный учет, для новой организации потребуется настроить учетную политику по зарплате и взносам, а при необходимости — подключить обмен с ФНС и фондами отдельно. Электронная отчетность (1С-Отчетность) настраивается по каждой организации индивидуально: сертификаты и направления сдачи у фирм разные.
Банковские счета, касса и обособленные подразделения
После создания организации добавьте ей расчетный счет: в карточке организации перейдите по ссылке «Банковские счета» → «Создать», укажите банк (выберите из классификатора по БИК) и номер счета. Счет, отмеченный как основной, будет подставляться в документы и платежки по умолчанию.
Если у новой организации есть обособленные подразделения, создайте их в справочнике «Подразделения» и свяжите с нужной фирмой. Это важно для расчета налога на прибыль, страховых взносов и формирования отчетности по месту нахождения подразделений. В УНФ и ERP также проверьте привязку складов и касс к организации — иначе остатки будут «смешиваться».
Разделение учета и права пользователей
В типовых конфигурациях документы разных организаций хранятся в общих журналах, а разделение обеспечивается полем «Организация» в каждом документе и отчете. В шапке программы (в Бухгалтерии — на панели разделов) можно выбрать организацию по умолчанию — тогда она будет подставляться в новые документы автоматически.
Если за разные фирмы отвечают разные сотрудники, настройте права: в разделе «Администрирование» → «Пользователи и права» можно ограничить доступ по организациям (в конфигурациях, где поддерживается разграничение на уровне записей). Это защищает от случайного проведения документа «не по той» фирме — самой частой ошибки при многофирменном учете.
Проверка результата
После настройки создайте тестовый документ: например, «Поступление товаров и услуг» с новой организацией. Проведите его и откройте проводки (кнопка «Дт/Кт») — счета и аналитика должны соответствовать учетной политике новой фирмы. Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость с отбором по организации: в ней должны быть только суммы тестового документа.
Дополнительно проверьте печатную форму счета на оплату: реквизиты, подписи и расчетный счет должны принадлежать новой организации. После проверки тестовые документы можно удалить или отменить проведение — на отчетность это не повлияет.
Как проверить результат
Отражаются только операции новой фирмы
Видны обороты первой организации — проверьте поле «Организация» в документах
Корректные реквизиты, счет и подписанты
Пустые подписи или чужой расчетный счет
Счета соответствуют учетной политике
Проводки не формируются — не настроена учетная политика
Когда нужна отдельная база вместо второй организации
Не всегда вторая фирма должна добавляться в существующую базу. Если организации полностью независимы, обслуживаются разными бухгалтерами и между ними нет общих контрагентов и операций, удобнее создать отдельную информационную базу. Это упрощает разграничение доступа, архивацию и обмен с банками.
Как выбрать действие
Отдельная база создается через стартер 1С (добавление информационной базы из шаблона конфигурации) или копированием существующей с последующей очисткой данных. Копирование рабочей базы без очистки — рискованный путь: в новой базе останутся документы и остатки чужой фирмы, которые придется вычищать вручную.
Что важно запомнить
Вторая организация добавляется через справочник «Организации», но корректный учет требует настройки учетной политики, расчетного счета и проверки проводок. Главный риск — документы, проведенные не по той фирме: используйте организацию по умолчанию и отборы в отчетах.
Частые вопросы
Можно ли вести в одной базе организации на разных системах налогообложения?
Да. Учетная политика настраивается отдельно для каждой организации, поэтому одна фирма может быть на ОСНО, а вторая — на УСН. Главное — не копировать настройки между ними и проверять проводки по каждой.
Нужно ли платить за добавление второй организации?
Дополнительная организация в существующей базе не требует отдельной лицензии — лицензируется платформа и конфигурация, а не количество фирм. Затраты возникают только при подключении сервисов вроде 1С-Отчетности для новой организации.
Как сделать, чтобы документы автоматически создавались по нужной фирме?
Установите организацию по умолчанию: в 1С:Бухгалтерии это делается в карточке организации (кнопка «Использовать как основную») или в настройках пользователя. Тогда она будет подставляться во все новые документы.
Можно ли удалить ошибочно созданную организацию?
Да, если по ней нет проведенных документов. Пометьте карточку на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов». Если документы есть, программа не даст удалить организацию — сначала нужно отменить проведение и очистить ссылки.
Будут ли общими справочники контрагентов и номенклатуры?
Да, в типовых конфигурациях контрагенты, номенклатура и договоры общие для всех организаций базы. Это удобно для связанных фирм, но требует аккуратности: договор с контрагентом должен быть привязан к правильной организации.
Что делать, если отчетность по новой организации не формируется?
Проверьте три вещи: заполнена ли учетная политика, указаны ли реквизиты регистрации в налоговом органе в карточке организации и подключена ли 1С-Отчетность для этой фирмы. Чаще всего причина — незаполненная регистрация в ФНС.