Быстрый старт · 9 мин
Как в 1С написать и отправить письмо
Как написать письмо в 1С: настройка учётной записи почты, создание и отправка письма из документа, вложения, типичные ошибки и их решение.
Отправка писем прямо из 1С избавляет от лишних действий: не нужно копировать номер счёта, прикладывать PDF вручную и искать адрес контрагента в отдельном почтовом клиенте. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, УНФ, ERP) встроен почтовый клиент, который умеет создавать письма, прикреплять печатные формы и хранить переписку внутри базы.
Чтобы письмо ушло адресату, должны быть выполнены три условия: настроена учётная запись электронной почты, у пользователя есть права на работу с почтой, а у получателя корректно заполнен адрес в карточке контрагента или контактного лица. Если хотя бы одно условие не выполнено, кнопка отправки либо не появится, либо письмо зависнет в папке «Исходящие» с ошибкой.
Ниже разобраны два основных сценария: отправка письма через встроенный почтовый клиент и отправка документа (счёта, накладной, актa) прямо из его формы. Отдельно рассмотрены настройка учётной записи, типичные ошибки и вариант программной отправки для разработчиков.
Настройка учётной записи электронной почты
Без настроенной учётной записи отправка невозможна. В большинстве конфигураций путь одинаковый: раздел «Администрирование» → «Органайзер» (или «Обмен электронными письмами», «Интернет-почта» — название зависит от конфигурации) → «Настроить учётную запись электронной почты». В некоторых решениях настройка находится в разделе «Настройки» → «Учётные записи электронной почты».
В форме настройки укажите адрес электронной почты и пароль. Для популярных сервисов (Яндекс, Mail.ru, Google, корпоративный Exchange) программа попытается определить параметры серверов автоматически. Если автонастройка не сработала, включите ручной режим и впишите адреса и порты серверов входящей (IMAP или POP3) и исходящей (SMTP) почты — их публикует ваш почтовый провайдер.
Важный нюанс: многие почтовые сервисы запрещают вход по основному паролю из сторонних программ. Для Gmail и Яндекс Почты обычно требуется создать отдельный «пароль приложения» в настройках безопасности почтового ящика и включить двухфакторную аутентификацию. Используйте именно его, а не пароль от ящика.
После ввода данных нажмите «Проверить настройки» или «Готово» — программа выполнит тестовое подключение к серверам. Если проверка прошла, учётная запись появится в списке, и из неё можно отправлять письма. Отметьте флажок «Использовать для отправки», если программа спросит о назначении учётной записи.
Как написать обычное письмо через встроенную почту
Откройте раздел «Почта» (в 1С:Бухгалтерии — «Администрирование» → «Органайзер» → «Электронная почта», в УТ и ERP — «Продажи» или «CRM и маркетинг» → «Электронная почта»). Нажмите кнопку «Создать» или «Написать». Откроется форма нового письма, похожая на форму обычного почтового клиента.
Заполните поля: выберите учётную запись отправителя (если их несколько), укажите получателя — адрес можно ввести вручную или подобрать из справочника контрагентов и контактных лиц. Введите тему и текст письма. Для вложения файла нажмите кнопку со скрепкой и выберите файл с диска или из присоединённых файлов базы.
Нажмите «Отправить». Письмо сначала попадёт в папку «Исходящие» и уйдёт при ближайшей синхронизации с сервером — обычно в течение минуты. Если почта настроена на ручную синхронизацию, нажмите «Отправить и получить» (F9 в ряде конфигураций). Успешно отправленное письмо переместится в папку «Отправленные».
- 1Проверьте, что учётная запись настроена и проходит проверку подключения
- 2Откройте раздел «Почта» и нажмите «Создать»
- 3Укажите получателя, тему и текст, при необходимости приложите файл
- 4Нажмите «Отправить», затем «Отправить и получить» для немедленной отправки
- 5Убедитесь, что письмо появилось в папке «Отправленные»
Отправка документа прямо из его формы
Самый частый рабочий сценарий — отправить контрагенту счёт, акт или накладную. Открывать почту отдельно не нужно: в форме документа нажмите кнопку «Отправить по электронной почте» (значок конверта или пункт в меню «Ещё»). В некоторых конфигурациях кнопка находится в подменю «Печать» → «Отправить по электронной почте».
Программа предложит выбрать печатную форму и формат вложения — чаще всего PDF, реже Excel или HTML. После выбора откроется готовое письмо: адрес получателя подставится из карточки контрагента, вложение с печатной формой будет прикреплено автоматически, а тема сформируется из номера и даты документа. Останется дописать сопроводительный текст и нажать «Отправить».
Если адрес не подставился, проверьте карточку контрагента: поле «E-mail» должно быть заполнено в табличной части контактной информации, а не в произвольном комментарии. При отправке конкретному контактному лицу убедитесь, что адрес указан именно у него.
Как проверить, что письмо дошло
Первый признак успеха — письмо находится в папке «Отправленные», а не в «Исходящих». Если оно задержалось в исходящих, выполните принудительную синхронизацию и посмотрите журнал ошибок: программа покажет сообщение от почтового сервера, например о неверном пароле или отклонённом адресе.
Второй уровень проверки — открыть письмо и убедиться, что вложение читается: PDF должен открываться, содержать корректные данные документа и не быть пустым. Для ответственных отправок (счета на оплату, закрывающие документы) имеет смысл отправить тестовое письмо на свой собственный адрес и убедиться, что оно приходит и корректно отображается.
Как проверить результат
Пуста после синхронизации
Письмо «зависло» — есть ошибка отправки
Письмо присутствует с вложением
Письма нет — отправка не выполнялась
Ошибок нет
Сообщения о пароле, сервере или адресе получателя
Типичные ошибки и их решение
Чаще всего отправка блокируется по трём причинам: неверный пароль (особенно после смены пароля ящика или введения обязательных паролей приложений), неверные параметры серверов при ручной настройке и блокировка подключения антивирусом или брандмауэром. Текст ошибки в журнале почты обычно прямо указывает причину.
Отдельная группа проблем — адрес получателя. Опечатка в адресе приводит либо к возврату письма с отчётом о недоставке, либо к отправке чужому человеку, что при вложении с финансовыми документами является утечкой данных. Перед отправкой важных документов сверяйте адрес с подписью в договоре или предыдущей перепиской.
Альтернативы: сохранить в файл и отправить из обычной почты
Если настроить почту в 1С не получается (нет доступа администратора, ограничения безопасности компании), документ можно отправить вручную. В форме печати документа нажмите «Сохранить» и выберите формат PDF, затем прикрепите файл к письму в обычном почтовом клиенте. Результат для получателя идентичен, но теряется связь письма с документом в базе.
Для разработчиков существует третий вариант — программная отправка через объект «ИнтернетПочта» встроенного языка. Это применяется для автоматических рассылок: уведомлений о статусе заказа, напоминаний о задолженности. Такая доработка требует осторожности: ошибка в коде массовой рассылки может отправить письма не тем адресатам, поэтому тестировать её нужно на копии базы и на собственных адресах.
Сравнение вариантов
Подходит для регулярной переписки из базы; требует настройки учётной записи и прав
Быстрый способ отправить счёт или акт с готовым вложением; работает только при настроенной почте
Запасной вариант без настройки; письмо не привязывается к документу в базе
Для автоматических рассылок; требует доработки и тщательного тестирования
FAQ
Почему кнопка «Отправить по электронной почте» неактивна?
Чаще всего не настроена ни одна учётная запись почты или у пользователя нет прав на работу с электронной почтой. Проверьте настройку учётной записи и обратитесь к администратору для выдачи соответствующей роли.
Письмо зависло в «Исходящих» — что делать?
Нажмите «Отправить и получить» и посмотрите сообщение об ошибке. Обычно причина в устаревшем пароле, неверных параметрах SMTP-сервера или блокировке подключения антивирусом. После исправления причины повторите синхронизацию.
Можно ли отправлять письма с общего ящика компании?
Да, настройте общий адрес как учётную запись в 1С. Учитывайте, что все отправленные письма будут видны пользователям с доступом к этой учётной записи, а лимиты почтового сервиса на число писем в сутки распределяются на всех.
В каком формате лучше отправлять документы?
PDF — универсальный вариант: файл не редактируется случайно, одинаково открывается на любых устройствах и сохраняет оформление печатной формы. Excel уместен, когда получатель должен работать с данными, например со спецификацией.
Безопасно ли хранить пароль от почты в 1С?
Пароль хранится в базе в защищённом виде, но любой пользователь с доступом к учётной записи сможет отправлять письма от вашего имени. Используйте пароль приложения вместо основного и ограничьте круг пользователей, которым доступна настройка.
Как отправить одно письмо сразу нескольким контрагентам?
В поле получателя можно указать несколько адресов, но все получатели увидят адреса друг друга, если не использовать скрытую копию. Для массовых персонализированных рассылок используйте специальные механизмы рассылок отчётов или доработки — с обязательным тестированием на своих адресах.
Что важно запомнить
Настройте учётную запись с паролем приложения, отправляйте документы кнопкой из формы документа, проверяйте папку «Отправленные» и вложение перед важными отправками. При ошибках читайте текст сообщения в журнале почты — он указывает причину.