Быстрый старт · 10 мин
Как в 1С добавить вторую организацию
Как в 1С добавить вторую организацию: создание карточки, настройка учетной политики, нумераторов, банковских счетов и проверка документов. Порядок действий и ошибки.
Вторая организация добавляется в 1С через справочник «Организации» — отдельная база для этого не нужна. Одна информационная база способна вести учет по нескольким юридическим лицам и ИП одновременно: у каждого будут свои документы, отчетность, нумерация и учетная политика. Это стандартный сценарий для бухгалтерий, обслуживающих несколько фирм, и для собственников с двумя и более компаниями.
Порядок действий схож в популярных конфигурациях — «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Комплексная автоматизация», — но расположение команд и набор настроек различаются. Ниже разобран базовый сценарий на примере «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0, а также особенности для других решений и типичные ошибки, из-за которых документы новой организации формируются некорректно.
Когда вторая организация ведется в той же базе, а когда нужна отдельная
Перед добавлением стоит определиться с архитектурой. Ведение нескольких организаций в одной базе удобно, когда у них общие контрагенты, номенклатура и пользователи: справочники едины, не нужно дублировать данные. Свертка и выгрузка отчетности выполняются раздельно по каждой фирме, поэтому смешения учета не происходит.
Отдельная база оправдана, если организации полностью независимы, у них разные системы налогообложения с существенно разными настройками, либо требуется разграничить доступ так, чтобы сотрудники одной фирмы физически не видели данных другой. Также отдельная база удобна при больших объемах документов, когда совместная работа замедляет систему.
Как выбрать действие
Добавление организации в справочник
В «1С:Бухгалтерии 8» перейдите в раздел «Главное» и откройте ссылку «Организации». Если в базе уже есть одна фирма, откроется список с единственной строкой. Нажмите кнопку «Создать» — откроется форма новой карточки. В некоторых конфигурациях путь иной: «Настройка» → «Организации» или «Справочники» → «Организации».
В карточке заполните ключевые реквизиты: наименование (сокращенное и полное), ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес. Если в базе подключен сервис автозаполнения по ИНН, достаточно ввести ИНН и нажать «Заполнить» — большинство реквизитов подтянутся из государственных реестров автоматически. Проверьте, что подставились актуальные данные: адрес мог измениться после последней синхронизации реестра.
Укажите вид организации: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. От этого зависят доступные настройки налогов и состав отчетности. Для ИП поле КПП отсутствует, а вместо ОГРН указывается ОГРНИП. После заполнения нажмите «Записать и закрыть».
- 1Откройте «Главное» → «Организации» и нажмите «Создать»
- 2Введите ИНН и выполните автозаполнение реквизитов либо заполните их вручную
- 3Проверьте наименование, адрес, ОГРН и вид организации (юрлицо или ИП)
- 4Запишите карточку и перейдите к настройке учетной политики и банковского счета
- 5Создайте тестовый документ и проверьте, что подставилась новая организация
Настройка учетной политики и налогов
Новая организация не наследует учетную политику первой фирмы — её нужно создать отдельно. Откройте карточку новой организации и перейдите по ссылке «Учетная политика» либо зайдите через «Главное» → «Налоги и отчеты», выбрав в шапке нужную организацию. Укажите систему налогообложения: общую, упрощенную, патент или их комбинацию.
Далее заполните параметры, влияющие на проводки и отчетность: метод оценки запасов, порядок признания расходов, настройки по НДС, налогу на прибыль или УСН. Если фирма применяет УСН, выберите объект налогообложения — «доходы» или «доходы минус расходы». Ошибка на этом этапе приведет к неправильному расчету налогов, поэтому сверяйте каждый пункт с реальным налоговым режимом компании.
Банковские счета, касса и подписанты
Для платежных документов и обмена с банком добавьте расчетный счет новой организации. В карточке организации откройте ссылку «Банковские счета» и создайте счет: укажите банк (выбирается из классификатора по БИК), номер счета и валюту. При корректном БИК реквизиты банка подставятся автоматически. Если счетов несколько, назначьте основной — он будет подставляться в документы по умолчанию.
Проверьте ответственных лиц: руководителя, главного бухгалтера и кассира. Эти данные выводятся в печатные формы счетов, актов, накладных и в отчетность. Ответственные лица задаются в карточке организации по ссылке «Ответственные лица» с указанием периода действия — это важно, если руководитель менялся.
Нумерация документов и префиксы
Чтобы документы двух организаций не конфликтовали по номерам, настройте префиксы. В «1С:Бухгалтерии» префикс задается в карточке организации или в настройках нумерации («Администрирование» → «Общие настройки»). Тогда счета первой фирмы будут иметь номера вида «АА-000001», а второй — «ББ-000001», и нумерация у каждой организации пойдет независимо.
Без префиксов программа может продолжить сквозную нумерацию или начать с единицы для обеих фирм, что затруднит поиск документов и сверку с контрагентами. Для счетов-фактур корректная сквозная нумерация в пределах организации обязательна, поэтому проверьте её на тестовом документе до начала реальной работы.
Права пользователей и разграничение доступа
Если с базой работают несколько сотрудников, проверьте, кому доступна новая организация. В типовых конфигурациях можно ограничить доступ на уровне записей: пользователь будет видеть документы только «своей» фирмы. Настройка выполняется через профили групп доступа в разделе «Администрирование» → «Настройки прав и пользователей».
Учтите, что справочники контрагентов и номенклатуры обычно общие для всех организаций базы. Если это нежелательно, потребуется либо тонкая настройка прав, либо вынос второй фирмы в отдельную базу. Перед выдачей прав протестируйте доступ под учетной записью конкретного пользователя.
Проверка результата
После настройки создайте тестовый документ — например, «Счет покупателю» или «Поступление товаров». В шапке документа выберите новую организацию и убедитесь, что подставились её банковский счет, префикс нумерации и подписант. Распечатайте или откройте предпросмотр печатной формы: в ней должны быть реквизиты новой фирмы.
Дополнительно сформируйте оборотно-сальдовую ведомость с отбором по новой организации — она должна строиться пустой, без остатков первой фирмы. Если в списке выбора организации новая компания не отображается, проверьте, что карточка записана и не помечена на удаление.
Как проверить результат
Новая фирма доступна для выбора в шапке документов
Организации нет в списке — карточка не записана или помечена на удаление
Выводятся реквизиты, банк и подписант новой организации
Подставляются данные первой фирмы или пустые поля
Номера формируются с префиксом новой организации
Номера продолжают сквозную нумерацию первой фирмы
Отчет строится пустым, без чужих остатков
Видны остатки или проводки другой организации
Типичные ошибки и ограничения
Частая ошибка — забыть создать учетную политику на текущий год. Учетная политика в 1С периодическая: если она задана только на прошлый год, документы нового периода могут рассчитываться некорректно. Создавайте запись учетной политики на каждый новый год по каждой организации.
Вторая типичная проблема — ввод начальных остатков. Если компания уже работала и переходит в эту базу, недостаточно просто добавить карточку: нужно ввести остатки по счетам через помощник ввода остатков («Главное» → «Помощник ввода остатков») с датой перехода. Пропуск этого шага даст неверную отчетность с первого же квартала.
Также учитывайте ограничение лицензии: количество организаций в базе самой программой не ограничено, но число одновременно работающих пользователей определяется приобретенными лицензиями. В облачных сервисах тариф может зависеть от количества организаций — уточните условия вашего тарифного плана заранее.
Что важно запомнить
Вторая организация добавляется через справочник «Организации» в той же базе. После создания карточки обязательно настройте учетную политику, налоги, банковский счет, префикс нумерации и ответственных лиц, а результат проверьте на тестовом документе до начала реальной работы.
Частые вопросы
Можно ли в одной базе 1С вести две организации с разными системами налогообложения?
Да. Учетная политика задается индивидуально для каждой организации, поэтому одна фирма может работать на общей системе, а вторая — на УСН. Отчетность и налоговые регистры формируются раздельно по каждой компании.
Нужно ли покупать отдельную лицензию 1С для второй организации?
Как правило, нет: ограничение касается числа одновременно работающих пользователей, а не количества организаций в базе. Исключение — облачные тарифы, где оплата может зависеть от числа фирм; условия стоит проверить в описании вашего тарифа.
Как перенести контрагентов и номенклатуру во вторую организацию?
Переносить не нужно: справочники контрагентов и номенклатуры в типовых конфигурациях общие для всей базы. При создании документа по новой организации вы просто выбираете те же элементы справочников.
Что делать, если новая организация не появляется в документах?
Убедитесь, что карточка организации записана и не помечена на удаление. Затем проверьте права текущего пользователя: возможно, действует ограничение доступа по организациям. После изменения прав перезайдите в программу.
Как удалить ошибочно созданную организацию?
Если по ней нет документов, откройте список организаций, выделите строку и установите пометку удаления, затем выполните удаление помеченных объектов через «Администрирование». Если документы уже есть, сначала потребуется их удалить или перенести — иначе программа заблокирует удаление из-за ссылок.
Можно ли сделать копию первой организации со всеми настройками?
Штатной кнопки «скопировать организацию вместе с учетной политикой» в типовых конфигурациях обычно нет. Карточку создают новую, а настройки налогов и учетной политики заводят вручную по образцу первой фирмы. Для массового создания организаций используют обработки загрузки данных, но это задача для специалиста.