Как добавить организацию в 1С: подробная инструкция

Добавление организации — одно из первых действий при начале работы в 1С:Бухгалтерии, 1С:Управление нашей фирмой или других типовых конфигурациях. Без карточки организации невозможно создавать документы, выставлять счета, вести учёт и формировать отчётность. Ошибки на этом этапе проявляются позже: в печатных формах оказываются неверные реквизиты, отчётность уходит с неправильными кодами, а банковские платежи формируются с ошибками.

Процедура несложная, но требует подготовки: понадобятся свидетельство о регистрации или лист записи ЕГРЮЛ/ЕГРИП, реквизиты банковского счёта, данные руководителя и сведения о системе налогообложения. Ниже разобран полный порядок действий для типовых конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.3, а также особенности для отдельных сценариев — добавления ИП, филиала и второй организации в уже рабочую базу.

Где находится справочник организаций в разных конфигурациях

В 1С:Бухгалтерии 8 карточка организации открывается через меню «Главное» → «Реквизиты организации». Если в базе ведётся учёт по нескольким компаниям, тот же справочник доступен через «Главное» → «Настройки» → «Организации» или через полный список справочников. В 1С:Управление нашей фирмой путь выглядит как «Компания» → «Реквизиты организации», а список всех организаций — «Компания» → «Ещё реквизиты» → «Организации».

В конфигурациях на основе БСП (Библиотека стандартных подсистем) — например, 1С:ERP или «Зарплата и управление персоналом» — справочник «Организации» обычно находится в разделе «Настройка» или «Нормативно-справочная информация». Если вы не находите нужный пункт, воспользуйтесь поиском по команде «Организации» в строке поиска по меню (иконка с лупой или сочетание Ctrl+F в панели навигации).

Что подготовить перед созданием карточки

Прежде чем нажимать кнопку «Создать», соберите исходные данные. Минимальный набор: ИНН и КПП (у ИП — только ИНН), полное и сокращённое наименование, ОГРН или ОГРНИП, юридический адрес, данные руководителя (ФИО, должность, основание полномочий — устав или доверенность), реквизиты расчётного счёта с БИК банка.

Отдельно определите параметры учёта: систему налогообложения (ОСНО, УСН с объектом «доходы» или «доходы минус расходы», патент), признак плательщика НДС, наличие обособленных подразделений. Эти сведения понадобятся сразу после создания карточки при настройке учётной политики. Если данные ввести «на потом», документы начнут проводиться с настройками по умолчанию, которые могут не соответствовать вашей системе налогообложения.

Пошаговое создание организации

Откройте список организаций и нажмите «Создать». В новой карточке сначала выберите вид организации: «Юридическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель» — от этого зависит набор полей. Затем заполните ИНН: программа проверит его корректность по контрольной сумме и предложит автозаполнение остальных реквизитов.

Проверьте и дополните поля: полное наименование (используется в отчётности и официальных документах), сокращённое (в печатных формах счетов и актов), КПП, ОГРН, коды ОКПО и ОКТМО. Юридический адрес вводите через классификатор ФИАС/КЛАДР — нажмите на поле адреса и выберите значения из выпадающих списков, а не вбивайте текст вручную: от корректности адреса зависят коды в декларациях.

1. 1
   Откройте «Главное» → «Организации» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид: юридическое лицо или ИП
3. 3
   Введите ИНН и при наличии интернет-поддержки используйте автозаполнение
4. 4
   Проверьте наименования, КПП, ОГРН, заполните адрес через классификатор
5. 5
   Добавьте банковский счёт: номер счёта, БИК, банк
6. 6
   Укажите руководителя и главного бухгалтера в разделе ответственных лиц
7. 7
   Нажмите «Записать и закрыть», затем настройте учётную политику

Добавление банковского счёта

В карточке организации перейдите на вкладку «Банковские счета» (или по ссылке «Банковские счета» в шапке) и создайте новый элемент. Введите номер счёта и БИК — наименование банка, город и корсчёт подставятся из справочника банков автоматически. Если счёт валютный, укажите валюту: для него потребуется отдельный счёт учёта, и программа предложит это при записи.

Настройка ответственных лиц и подписантов

Ответственные лица — руководитель, главный бухгалтер, кассир — задаются с указанием периода действия. Это важно: если руководитель сменится, добавьте новую запись с датой начала, не перезаписывая старую, иначе подпись изменится и в документах прошлых периодов. Проверьте, что ФИО указаны полностью, без инициалов в поле фамилии — от этого зависит корректность подписей в печатных формах и электронных отчётах.

Настройка учётной политики и системы налогообложения

Сразу после создания карточки откройте из неё ссылку «Учётная политика» и создайте запись на текущий год. Укажите систему налогообложения, метод оценки МПЗ (ФИФО или по средней), порядок признания расходов. Для УСН дополнительно задаётся объект налогообложения и порядок признания доходов и расходов в налоговом учёте.

Учётная политика действует с указанной даты. Если вы начинаете вести учёт в программе не с начала года, создайте запись с даты начала ведения учёта в базе — документы, проведённые раньше этой даты, будут использовать настройки по умолчанию. После изменения учётной политики в середине года может потребоваться перепроведение документов и повторное формирование регламентных операций.

Добавление ИП, филиала и второй организации

Для индивидуального предпринимателя в поле вида организации выберите «Индивидуальный предприниматель». Набор полей изменится: исчезнет КПП, вместо наименования указывается ФИО предпринимателя, вместо руководителя подписантом выступает сам ИП. Система налогообложения для ИП настраивается так же — через учётную политику, с возможностью указать патент или совмещение режимов.

Обособленное подразделение (филиал) в типовых конфигурациях обычно не создаётся как отдельная организация, если оно не выделено на отдельный баланс. Для филиала со своим балансом создаётся отдельная карточка организации с признаком обособленного подразделения и указанием головной организации. Учтите: обмен данными между головной организацией и филиалом в одной базе требует дополнительной настройки документов передачи товаров и затрат.

Вторая и последующие организации добавляются в ту же базу точно так же — через «Создать» в справочнике. Ограничений по количеству в типовых решениях нет, но проверьте, что в настройках функциональности включён учёт по нескольким организациям: «Главное» → «Функциональность» → соответствующий флаг. После этого в документах появится поле выбора организации, а в отчётах — отбор по ней.

Варианты ведения нескольких компаний

Все организации в одной базе

Подходит для связанных компаний с общими контрагентами и номенклатурой. Ограничение: все пользователи видят общие справочники, нужна настройка прав доступа.

Отдельная база для каждой компании

Подходит для независимых юрлиц с разными учётными процессами. Минус: дублирование справочников и необходимость обновлять каждую базу отдельно.

Филиал как обособленное подразделение

Подходит, когда филиал не выделен на отдельный баланс. Документы оформляются от головной организации с указанием подразделения.

Проверка результата и типичные ошибки

После сохранения карточки выполните контрольную проверку. Создайте пробный документ — например, счёт на оплату покупателю — и откройте его печатную форму: в ней должны корректно отображаться наименование, ИНН, КПП, адрес и банковские реквизиты. Затем сформируйте карточку организации в разделе отчётности и убедитесь, что программа видит регистрацию в налоговом органе: для сдачи отчётности из 1С нужно заполнить ИФНС и её код.

Частая проблема — отсутствие регистрации в налоговом органе, из-за чего невозможно подготовить декларацию. Она добавляется из карточки организации по ссылке «Регистрация в налоговом органе» с указанием кода ИФНС и КПП постановки на учёт. Вторая типичная ошибка — дубли организаций: перед созданием новой карточки выполните поиск по ИНН в списке, чтобы не завести ту же компанию повторно.

Частые вопросы

Можно ли добавить организацию копированием существующей?

Да, в списке организаций доступна кнопка «Скопировать» (или F9). Скопируются реквизиты, банковские счета и настройки, поэтому после копирования обязательно замените ИНН, наименование, ОГРН и счёт — иначе документы новой компании уйдут с чужими реквизитами. Копирование удобно для однотипных организаций, но требует внимательной проверки каждого поля.

Как удалить ошибочно созданную организацию?

Если по организации нет ни одного документа, откройте карточку и выберите «Ещё» → «Удалить» (или пометьте на удаление из списка). Если документы есть, прямое удаление невозможно: сначала нужно удалить или перепривязать документы. Пометка на удаление безопасна — она не стирает данные сразу, окончательное удаление выполняется через «Удаление помеченных объектов» с контролем ссылочной целостности.

Нужна ли отдельная база для второй организации?

В большинстве случаев нет. Типовые конфигурации поддерживают учёт нескольких организаций в одной базе с общими справочниками контрагентов и номенклатуры. Отдельная база оправдана, если компании полностью независимы, у них разные администраторы или принципиально разные настройки конфигурации.

Почему в печатной форме счёта нет банковских реквизитов?

Проверьте, что в карточке организации создан банковский счёт и он установлен основным. Если счетов несколько, в документе поле «Банковский счёт» могло остаться незаполненным — выберите счёт вручную. Также убедитесь, что БИК указан корректно и банк найден в классификаторе, иначе корсчёт и наименование банка в форме будут пустыми.

Что делать, если автозаполнение по ИНН не работает?

Функция требует подключённой интернет-поддержки и действующего договора ИТС. Без неё заполните реквизиты вручную по листу записи ЕГРЮЛ/ЕГРИП — это нормальный рабочий сценарий. Проверить введённые данные можно по открытым сервисам проверки контрагентов на сайте ФНС.

Как добавить регистрацию в налоговом органе для обособленного подразделения?

В карточке организации откройте список регистраций в налоговых органах и создайте новую запись: укажите код ИФНС по месту нахождения подразделения и соответствующий КПП. В документах и отчётах появится возможность выбрать нужную регистрацию, что важно для НДФЛ и страховых взносов по месту учёта подразделения.