Как создать заявку в 1С: пошаговое руководство

Заявка в 1С — это внутренний документ планирования: с его помощью сотрудник сообщает компании, что нужно закупить товар, выдать деньги, провести ремонт или согласовать расход. В зависимости от конфигурации (1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Управление торговлей, 1С:Документооборот) заявка оформляется в разных разделах, но логика работы везде схожая: создать документ, заполнить реквизиты, провести и отправить на согласование.

Перед началом работы важно понять, какая именно заявка вам нужна. В типовых конфигурациях чаще всего встречаются три вида: «Заявка на расходование денежных средств» (платежи и выдача подотчет), «Заявка на закупку» или «Заказ поставщику» (потребности в товарах и услугах) и «Заявка на ремонт/обслуживание» (в конфигурациях для производства и ТОиР). От выбора вида зависит состав полей и маршрут согласования.

Ниже разобран универсальный порядок создания заявки на примере наиболее распространенных сценариев, с проверкой результата и разбором типичных ошибок. Кнопки и названия разделов могут немного отличаться в вашей версии — ориентируйтесь на смысл действий.

Какие виды заявок есть в 1С и как выбрать нужную

В 1С:ERP и 1С:Комплексной автоматизации заявки сосредоточены в нескольких разделах. Денежные заявки живут в разделе «Казначейство» → «Заявки на расходование денежных средств». Закупочные потребности — в разделе «Закупки» (документы «Заказы поставщикам» или «Заявки на закупку» в отраслевых решениях). Заявки на ремонт оборудования — в разделе «ТОиР» или «Производство», если подключен соответствующий модуль.

В 1С:Документооборот заявка обычно оформляется как внутренний документ или задача по процессу «Согласование» — это удобно для заявок на пропуска, канцелярию, доступ в системы. В 1С:Управление торговлей роль заявки на закупку выполняет «Заказ поставщику» с установленным статусом.

Сравнение вариантов

Заявка на расходование ДС

Подходит для оплат поставщикам, выдачи подотчет, возвратов. Требует указания статьи ДДС и формы оплаты.

Заявка на закупку / заказ поставщику

Подходит для потребности в товарах и материалах. Нужен список номенклатуры и желаемая дата поставки.

Заявка через Документооборот

Подходит для административных запросов: пропуска, доступы, канцелярия. Не связана с учетными данными напрямую.

Что подготовить перед созданием заявки

До того как нажимать кнопку «Создать», убедитесь, что у вас есть необходимые данные и права. Минимальный набор: наименование организации (если в базе их несколько), ваше подразделение, статья движения денежных средств или статья расходов, контрагент или поставщик, сумма и желаемый срок исполнения. Если какого-то элемента нет в справочнике (например, нового поставщика), его придется сначала создать или запросить у ответственного сотрудника.

Проверьте права доступа: если кнопка «Создать» неактивна или раздел не отображается, значит, у вашей учетной записи нет роли на работу с заявками. В этом случае нужно обратиться к администратору 1С — самостоятельно права расширить нельзя.

Также уточните у руководителя или в регламенте компании лимиты: во многих организациях заявки свыше определенной суммы требуют дополнительного согласования, и правильнее сразу указать корректный маршрут, чем получать возврат документа.

Создание заявки на расходование денежных средств

Откройте раздел «Казначейство» и выберите журнал «Заявки на расходование денежных средств». Нажмите «Создать» — откроется форма нового документа. Если в базе несколько организаций, первым делом выберите организацию, от имени которой будет производиться оплата: от этого зависят доступные банковские счета и договоры.

Заполните ключевые поля. В поле «Подразделение» укажите ваше подразделение-инициатор. Выберите «Операцию» (например, «Оплата поставщику», «Выдача денежных средств подотчет», «Прочий расход») — от выбранной операции меняется набор остальных полей. Укажите контрагента или подотчетное лицо, статью движения денежных средств, сумму и желаемую дату платежа.

Если оплата идет по конкретному договору или счету, заполните соответствующие поля на вкладке с деталями — это ускорит работу казначея и снизит риск ошибочного платежа. В поле комментария кратко укажите назначение: «Оплата по счету №… за материалы для объекта…».

После заполнения нажмите «Провести». Если в компании настроено согласование, в командной панели появится кнопка отправки на согласование или статус документа изменится автоматически. До утверждения заявки казначей не включит ее в платежный календарь.

1. 1
   Откройте Казначейство → Заявки на расходование денежных средств
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите организацию
3. 3
   Укажите операцию, подразделение и статью ДДС
4. 4
   Заполните получателя, сумму и желаемую дату платежа
5. 5
   Добавьте комментарий с назначением платежа
6. 6
   Нажмите «Провести» и отправьте на согласование

Создание заявки на закупку товаров и материалов

Для потребности в товарах откройте раздел «Закупки» и создайте документ «Заказ поставщику» (в отраслевых конфигурациях — «Заявка на закупку»). Если поставщик еще не определен и документ выполняет роль именно заявки, установите статус, предусмотренный вашей конфигурацией для несогласованных потребностей (например, «Не согласован» или «К согласованию»).

На вкладке «Товары» добавьте позиции номенклатуры. Удобнее всего использовать кнопку «Подобрать» — откроется форма подбора с поиском по наименованию и артикулу. Для каждой строки укажите количество, цену (если известна) и желаемую дату поставки. Если позиции однотипные, строки можно копировать через контекстное меню.

Заполните склад поступления, подразделение-заказчика и, при необходимости, соглашение с поставщиком, от которого подтянутся цены и условия оплаты. После проверки табличной части нажмите «Провести и закрыть». Заявка появится в общем журнале, и закупщик увидит потребность в своем рабочем месте.

Согласование и статусы заявки

После проведения заявка проходит маршрут согласования, если он настроен в программе. Типовые статусы: «Не согласована», «На согласовании», «Согласована», «Отклонена», «К оплате» / «Выполнена». Состав статусов зависит от настроек конкретной базы — унифицированного списка нет.

Отслеживать состояние заявки можно в журнале документов: колонка «Статус» или «Состояние» показывает текущий этап. Если заявка зависла на согласовании дольше обычного, проверьте, кому она адресована — в некоторых конфигурациях в карточке документа видна история согласования с текущим исполнителем.

Если заявку отклонили, не создавайте дубликат: откройте исходный документ, прочитайте комментарий согласующего, исправьте замечания и отправьте на согласование повторно. Дубли заявок искажают план закупок и платежный календарь.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ в журнале

Норма

Заявка видна в списке, проведена (нет серого значка)

Тревожный признак

Документ не проведен или отсутствует в журнале

Статус согласования

Норма

Статус соответствует ожидаемому этапу маршрута

Тревожный признак

Статус «Отклонена» или заявка зависла без движения

Сумма и получатель

Норма

Сумма, контрагент и назначение совпадают с первичными данными

Тревожный признак

Опечатка в сумме или выбран не тот договор

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — заявка создана, но не проведена. Непроведенный документ не участвует в планировании: казначей и закупщик его не увидят в своих рабочих местах. Признак — серый значок документа в журнале. Решение: открыть заявку и нажать «Провести».

Вторая типичная ситуация — неверно выбранная операция. Например, выдачу подотчет оформили как «Оплату поставщику» — в результате не заполняется подотчетное лицо, и заявка не проходит контроль. Удалять такой документ не обязательно: операцию можно изменить до момента оплаты, после чего перезаполнить зависимые поля.

Ограничение, о котором стоит помнить: заявка не заменяет расходный документ. Даже согласованная заявка на оплату не формирует проводок и не двигает деньги — платеж оформляется отдельным документом «Списание безналичных денежных средств» или расходным кассовым ордером на основании заявки.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли создать заявку в 1С с мобильного устройства?

Да, если в компании настроен мобильный клиент или веб-доступ к базе. В мобильных клиентах 1С доступны базовые операции с документами, включая создание и согласование заявок. Состав функций зависит от того, какие возможности включил администратор при публикации базы.

Чем заявка отличается от заказа поставщику?

Заявка фиксирует внутреннюю потребность и проходит согласование внутри компании, а заказ поставщику — это уже обязательство перед контрагентом с конкретными условиями. В ряде конфигураций один документ «Заказ поставщику» выполняет обе роли за счет смены статусов: сначала он заявка, после согласования становится заказом.

Почему я не вижу кнопку «Создать» в журнале заявок?

Наиболее вероятная причина — отсутствие прав на добавление документов этого вида. Реже встречается ситуация, когда нужный функциональный раздел выключен в настройках программы. В обоих случаях вопрос решается через администратора 1С, самостоятельно права изменить нельзя.

Как отменить ошибочно созданную заявку?

Если заявка еще не согласована и по ней нет оплат, откройте документ и используйте команду «Отменить проведение», затем пометьте его на удаление. Если по заявке уже созданы связанные документы (оплата, заказ), сначала нужно разобраться с ними — пометить на удаление такую заявку система не даст.

Можно ли создать заявку копированием существующей?

Да, в журнале документов выделите нужную заявку и нажмите «Скопировать» (обычно доступно по F9 или через меню «Еще»). Откроется новый документ с заполненными полями — останется скорректировать сумму, дату и назначение. Это удобно для регулярных однотипных платежей.

Почему согласованная заявка не оплачена автоматически?

Заявка — это плановый документ, она не инициирует движение денежных средств. После согласования казначей включает заявку в реестр платежей и формирует платежный документ вручную или через обмен с банком. Если оплаты нет долгое время, уточните статус у казначея — возможно, заявка не попала в очередной платежный календарь.