Как создать заявку в 1С: пошаговое руководство

Заявка в 1С — это документ, который фиксирует потребность: в закупке товара, расходовании денежных средств, отпуске сотрудника или обслуживании оборудования. Конкретный набор заявок зависит от конфигурации: в «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» есть заявки на закупку и расходование ДС, в «1С:ЗУП» — заявки на отпуск и справки, в «1С:Бухгалтерии» заявки как отдельный документ обычно отсутствуют, но есть похожие механизмы. Понимание этого различия избавит от бесполезных поисков документа, которого в вашей программе нет.

Общая логика создания любой заявки одинакова: найти нужный вид документа в разделе, создать новый элемент, заполнить обязательные поля, добавить табличную часть и записать или провести документ. Дальше заявка либо проходит внутреннее согласование по статусам, либо сразу становится основанием для последующих документов — заказа поставщику, платёжного поручения, приказа.

Ниже разобраны конкретные сценарии для самых распространённых конфигураций, типовые ошибки при заполнении и способы проверить, что заявка создана корректно. Интерфейс может немного отличаться в зависимости от версии платформы и настроек, но структура действий сохраняется.

Где в 1С находятся заявки и какие виды бывают

Прежде чем создавать заявку, определите, какая именно потребность у вас возникла и в каком разделе программы она оформляется. В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» заявки сгруппированы по функциональным разделам: закупочные — в разделе «Закупки», денежные — в «Казначейство», производственные — в «Производство». В «1С:ЗУП» заявки сотрудников находятся в разделах «Кадры» и «Зарплата», а при использовании кабинета сотрудника — создаются через веб-интерфейс.

Наиболее востребованные виды заявок: заявка на закупку (потребность в товарах и материалах), заявка на расходование денежных средств (оплата поставщику, подотчёт, зарплата), заявка на отпуск, заявка на ремонт или обслуживание оборудования. У каждого вида свои обязательные поля и своя цепочка последующих документов.

Важный нюанс: в некоторых конфигурациях заявки по умолчанию отключены. Например, в УТ 11 заявки на расходование ДС включаются в настройках раздела «НСИ и администрирование» — «Казначейство и взаиморасчёты». Если документа нет в списке, сначала проверьте функциональные опции и только потом ищите проблему в правах.

Проверка доступа и включение нужной функциональности

Если вы не видите нужный документ в интерфейсе, причина почти всегда одна из двух: отключена функциональная опция или у вашей учётной записи нет прав. Функциональные опции включает администратор в разделе «НСИ и администрирование» — «Настройка НСИ и разделов». Там по разделам перечислены флажки, активирующие целые блоки учёта.

Права на документы настраиваются через профили групп доступа. Пользователю должно быть разрешено как минимум добавление и изменение соответствующего вида документов. Если кнопка «Создать» видна, но документ не проводится с сообщением о нарушении прав — обратитесь к администратору за расширением профиля.

Создание заявки на закупку в УТ 11 и ERP

Откройте раздел «Закупки» и найдите журнал документов «Заявки на закупку» (в некоторых версиях — «Заказы поставщикам и заявки»). Нажмите кнопку «Создать». Программа откроет форму нового документа с автоматически присвоенным номером и текущей датой.

Заполните шапку документа: укажите организацию, подразделение-инициатор, склада поступления и при необходимости согласующего. Затем перейдите к табличной части «Товары» и добавьте позиции: номенклатуру, количество и ориентировочную цену. Номенклатуру можно подбирать через кнопку «Подбор», что удобно при большом списке позиций.

1. 1
   Откройте раздел «Закупки» — «Заявки на закупку» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, подразделение и склад поступления
3. 3
   Добавьте товары в табличную часть с количеством и ценой
4. 4
   Проверьте итоговую сумму документа
5. 5
   Нажмите «Записать», затем «Провести»
6. 6
   Убедитесь, что заявка появилась в списке со статусом «На согласовании» или «К исполнению»

После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Если в компании настроено согласование, заявка получит начальный статус и станет видна согласующему лицу. После утверждения на её основании создают заказ поставщику — через кнопку «Создать на основании» прямо из формы заявки.

Заявка на расходование денежных средств

Этот документ находится в разделе «Казначейство». Нажмите «Создать» и прежде всего выберите операцию: оплата поставщику, выдача подотчётному лицу, перечисление зарплаты, возврат покупателю и так далее. От выбранной операции зависит набор доступных полей, поэтому начинать заполнение нужно именно с неё.

Далее укажите организацию, сумму, валюту, получателя (контрагента или физическое лицо) и желаемую дату платежа. Поле «Заявка на расходование ДС» часто требует указания статьи движения денежных средств — она нужна для платёжного календаря и отчёта ДДС. Если статья не заполнена, платёж может попасть в отчёты с пустой аналитикой.

Проведённая и утверждённая заявка попадает в платёжный календарь и список «Заявки к оплате». Казначей формирует на её основании платёжное поручение — сумма и получатель подставляются автоматически, что исключает ошибки ручного ввода реквизитов.

Заявки в 1С:ЗУП и через кабинет сотрудника

В «1С:Зарплата и управление персоналом» заявки оформляют отпуска, справки, изменения личных данных и другие кадровые запросы. Классический путь — раздел «Кадры», где документы вроде «Отпуск» или «Командировка» создаются кадровиком напрямую. При этом сама «заявка сотрудника» как отдельный объект появляется при использовании сервиса «1С:Кабинет сотрудника».

В кабинете сотрудник сам выбирает тип заявки, указывает даты и комментарий, прикладывает файл при необходимости. Заявка передаётся в ЗУП, где руководитель утверждает её, а кадровик на её основании создаёт приказ. Статус заявки сотрудник видит в личном кабинете — это снижает количество уточняющих обращений в отдел кадров.

Где создавать заявку: сравнение вариантов

Напрямую в ЗУП

Подходит кадровику и руководителю; требует доступа к программе и знания структуры документов

Кабинет сотрудника

Подходит рядовым сотрудникам; удобный веб-интерфейс, но требует настройки интеграции с ЗУП

Бумажная заявка с последующим вводом

Работает как запасной вариант, но удваивает трудозатраты и повышает риск потери документа

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения заявки убедитесь, что она реально участвует в процессе. Откройте журнал документов и проверьте статус: документ не должен висеть в состоянии «Не согласован», если согласование уже пройдено. Затем создайте на основании заявки исполняющий документ и убедитесь, что данные перенеслись корректно — это лучший способ проверить полноту заполнения.

Отдельная группа проблем — обмены. Если заявки приходят из внешней системы или кабинета сотрудника, проверяйте журнал обмена: заявка могла не загрузиться из-за ошибки сопоставления сотрудника или номенклатуры. В этом случае документ отсутствует в базе, хотя отправитель видит его как отправленный.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ в журнале

Норма

Заявка проведена, статус соответствует этапу процесса

Тревожный признак

Документ помечен на удаление или не проведён

Создание на основании

Норма

Исполняющий документ создаётся, поля заполнены автоматически

Тревожный признак

Кнопка недоступна или поля пустые

Платёжный календарь / план закупок

Норма

Заявка видна в плановых отчётах с правильной суммой и датой

Тревожный признак

Сумма отсутствует или задвоена

Часто задаваемые вопросы

Нет кнопки «Создать» в журнале заявок — что делать?

Скорее всего, у вашей учётной записи нет прав на добавление этого вида документов. Обратитесь к администратору 1С: ему нужно добавить право «Добавление» и «Изменение» для соответствующего документа в ваш профиль группы доступа. Самостоятельно это исправить нельзя.

Можно ли изменить заявку после согласования?

Обычно утверждённая заявка блокируется от редактирования. Чтобы внести изменения, документ нужно вернуть на доработку — статус сбросится, и заявку придётся согласовать заново. Если заявка уже частично исполнена, программа может запретить изменение количества и суммы.

Чем заявка отличается от заказа поставщику?

Заявка фиксирует внутреннюю потребность и проходит согласование внутри компании, а заказ — это документ, адресованный конкретному поставщику с договорёнными условиями. На основании одной заявки можно создать несколько заказов разным поставщикам.

Как найти ранее созданную заявку?

Откройте журнал соответствующих документов и используйте поиск по номеру, отбор по дате, организации или контрагенту. Также работает полнотекстовый поиск по базе (значок лупы в верхней панели), если он включён администратором.

Заявка не проводится с ошибкой — где искать причину?

Текст ошибки указывает на незаполненное обязательное поле или нарушение контроля. Чаще всего не заполнены статья ДДС, склад, валюта или табличная часть пуста. Заполните указанные поля и повторите проведение; если ошибка касается прав доступа — обратитесь к администратору.

Можно ли создавать заявки загрузкой из Excel?

Да, в большинстве конфигураций есть обработка загрузки табличных данных, а в УТ и ERP — встроенные механизмы импорта. Табличную часть заявки можно заполнить вставкой из буфера обмена: скопируйте строки из Excel и вставьте их в таблицу товаров.