Как сделать заказ-наряд в 1С Автосервис

Заказ-наряд — центральный документ в программе 1С Автосервис (а также в решениях на её базе, таких как «Альфа-Авто: Автосервис»). Именно через него оформляется приём автомобиля в работу, фиксируются услуги и запчасти, рассчитывается стоимость ремонта и формируются документы для клиента. Без корректно созданного заказ-наряда невозможно списать запчасти со склада, начислить зарплату механику и закрыть смену без расхождений.

Типичная ошибка новичков — создавать продажу или счёт вместо заказ-наряда. Это приводит к тому, что работы не попадают в табель мастеров, а запчасти не резервируются под конкретный автомобиль. Ниже разобран полный цикл: от открытия документа до печати и закрытия, с типичными ошибками и способами их проверить.

Где находится заказ-наряд и какие роли его создают

В типовой конфигурации документ доступен в разделе «Автосервис» → «Заказ-наряды», а также через рабочее место мастера (приёмщика), где заказ-наряды показаны в виде журнала с фильтрами по состоянию. В зависимости от настроек прав приёмщик может создавать документы, а механик — только просматривать назначенные ему работы.

Если пункта «Заказ-наряды» нет в меню, проверьте две вещи: включён ли функциональный опциями учёт автосервиса (раздел «Настройки» → «Функциональность») и назначена ли пользователю соответствующая роль. Ограничение прав — самая частая причина «пропавшего» документа, а не ошибка программы.

Подготовка: что должно быть заполнено до создания документа

Заказ-наряд ссылается на справочники, поэтому перед первым документом проверьте их наполнение. Минимально необходимы: контрагент (клиент), автомобиль (марка, модель, VIN или госномер), номенклатура работ с ценами и нормами времени, номенклатура запчастей со складами и сотрудники-исполнители. Если справочник пуст, программа позволит создать элемент «на лету» прямо из документа, но лучше заранее заполнить цены — иначе суммы придётся править вручную.

Полезно проверить настройку ценообразования: какой тип цен назначен для работ и товаров по умолчанию. Если тип цен не задан, строки будут добавляться с нулевой стоимостью, и на печати клиент увидит пустые суммы. Также убедитесь, что в карточке организации заполнены реквизиты — они подставляются в печатные формы.

Пошаговое создание заказ-наряда

Откройте журнал «Заказ-наряды» и нажмите «Создать». Документ состоит из шапки и табличных частей; порядок заполнения важен, потому что часть полей подставляется автоматически после выбора клиента и автомобиля.

1. 1
   Нажмите «Создать» в журнале заказ-нарядов и укажите дату и организацию.
2. 2
   Выберите клиента из справочника контрагентов или создайте нового.
3. 3
   Укажите автомобиль: программа подставит марку, модель и госномер из карточки.
4. 4
   На вкладке «Работы» добавьте услуги, укажите исполнителя и проверьте норму времени и цену.
5. 5
   На вкладке «Товары» (или «Запчасти») добавьте запчасти, проверьте склад и количество.
6. 6
   Проверьте итоговые суммы, скидки и состояние документа.
7. 7
   Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть», затем распечатайте заказ-наряд для клиента.

После выбора автомобиля программа может показать историю обслуживания — предыдущие заказ-наряды по этой машине. Это удобно, чтобы не дублировать работы и увидеть рекомендации из прошлых визитов. Если автомобиль новый, карточка создаётся прямо из поля выбора: укажите хотя бы марку и идентификатор (VIN или госномер), иначе потом будет сложно искать историю.

Заполнение работ и запчастей: нюансы и проверки

На вкладке «Работы» каждая строка — это услуга с исполнителем, нормой времени и ценой. Если один механик делает все работы, заполните исполнителя в шапке (если такое поле предусмотрено) — он подставится в строки. Для разных исполнителей указывайте механика в каждой строке: от этого зависит расчёт сдельной зарплаты.

На вкладке запчастей обратите внимание на склад списания и остатки. Если запчасти нет в наличии, программа (в зависимости от настроек) либо предупредит, либо позволит провести документ в минус. Работа в минус — источник расхождений в учёте, поэтому включите контроль остатков или оформляйте поступление запчастей до проведения заказ-наряда.

Разделяйте в документе запчасти клиента и запчасти сервиса, если это предусмотрено конфигурацией: запчасти клиента не должны списываться со склада и включаться в стоимость, иначе вы продастите клиенту его же деталь.

Контрольные точки

Как проверить заказ-наряд перед проведением

Цены в строках работ

Норма

Цены подставлены из прайса, суммы не нулевые

Тревожный признак

Нулевые цены — не настроен тип цен или прайс

Остатки запчастей

Норма

Запчасти есть на складе списания в нужном количестве

Тревожный признак

Документ проводится в минус по складу

Исполнители работ

Норма

В каждой строке работ указан механик

Тревожный признак

Пустой исполнитель — зарплата не начислится

Автомобиль и клиент

Норма

Карточки заполнены, VIN/госномер корректны

Тревожный признак

Дубли карточек автомобиля с разным написанием номера

Состояния документа и закрытие заказ-наряда

Заказ-наряд живёт в статусах: например, «Новый» → «В работе» → «Выполнен» (набор состояний зависит от конфигурации и настроек). Состояния используются для планирования загрузки постов и контроля сроков: мастер видит, какие машины на подъёмниках, а какие ждут запчастей. Переводите документ по состояниям по факту, иначе отчёты по загрузке будут врать.

После завершения ремонта заказ-наряд закрывается финансовыми документами: на его основании создаётся реализация товаров и услуг (или акт) и принимается оплата. Команда обычно доступна по кнопке «Создать на основании». Не закрывайте заказ-наряд удалением — это ломает историю обслуживания и складские движения; если документ ошибочен, используйте пометку удаления только до проведения связанных документов.

Печать заказ-наряда и документы для клиента

Печатные формы вызываются кнопкой «Печать» в документе. Стандартный набор: заказ-наряд (с перечнем работ и запчастей для подписи клиентом), счёт на оплату, акт выполненных работ. Какие формы доступны — зависит от конфигурации и подключённых внешних печатных форм.

Если печатная форма выводится с пустыми реквизитами организации или без логотипа, проверьте карточку организации и настройки печатных форм, а не сам документ. Для юридически значимых документов убедитесь, что в форму выводятся подписи сторон и печать — при необходимости попросите администратора скорректировать макет.

Типичные проблемы и FAQ

Большинство проблем с заказ-нарядами сводится к правам доступа, незаполненным справочникам и нарушению последовательности документов. Ниже — ответы на частые вопросы.

Не могу провести заказ-наряд: ошибка «не хватает товара на складе». Что делать?

Программа блокирует списание при недостатке остатков. Проверьте, на каком складе физически лежит запчасть, и исправьте склад в строке документа, либо оформите поступление/перемещение запчасти. Проводить «в минус» через отключение контроля остатков — крайняя мера, она гарантированно создаст расхождения при инвентаризации.

Цены в заказ-наряде не подставляются автоматически. Почему?

Обычно причина в том, что для номенклатуры не задана цена по типу цен, выбранному в документе или настройках рабочего места. Откройте карточку работы/товара, проверьте регистр цен и укажите нужный тип цен. После этого перезаполните строки документа кнопкой пересчёта цен, если она есть.

Как изменить заказ-наряд, по которому клиент уже оплатил?

Проведённый и оплаченный документ лучше не редактировать напрямую. Создайте корректировку или новый заказ-наряд на разницу, а оплату распределите заново. Если конфигурация позволяет, отмените проведение связанных документов в обратном порядке (оплата → реализация → заказ-наряд), исправьте и проведите заново.

Можно ли создать заказ-наряд без запчастей, только с работами?

Да. Табличная часть «Товары» может быть пустой — документ проведётся, если заполнены работы и обязательные поля шапки. Это типичная ситуация для диагностики, регулировок и работ с запчастями клиента.

Как посмотреть все заказ-наряды по конкретному автомобилю?

Откройте карточку автомобиля — в ней есть переход к истории обслуживания или связанным документам. Альтернатива — журнал заказ-нарядов с отбором по автомобилю или отчёт по истории ремонтов, если он предусмотрен конфигурацией.

Заказ-наряд проведён, но зарплата механику не начислилась. В чём причина?

Проверьте три вещи: указан ли исполнитель в строках работ, заполнены ли нормы времени и настроен ли в конфигурации расчёт сдельной оплаты от нормо-часов. Чаще всего причина — пустой исполнитель или нулевая норма времени в строке.