Как сделать отбор в 1С:Предприятие

Отбор в 1С:Предприятие — это способ показать в списке или отчёте только те записи, которые соответствуют заданным условиям: документы конкретного контрагента, товары одной группы, проведённые документы за период. Правильно настроенный отбор экономит время: вместо пролистывания тысяч строк вы сразу видите нужные данные.

В платформе есть несколько уровней отбора: быстрый поиск по строке, стандартный отбор в форме списка, расширенный отбор с произвольными условиями и настройки отбора в отчётах на СКД. Разработчикам дополнительно доступен программный отбор через встроенный язык. Ниже разобраны все варианты — от простого к сложному.

Большинство действий выполняются в пользовательском режиме и безопасны: отбор не изменяет данные, а лишь фильтрует их отображение. Осторожность нужна только при программной обработке отобранных записей и при работе в копии базы до проверки результата на реальных данных.

Быстрый поиск и простой отбор в списке

Самый быстрый способ отобрать записи — строка поиска в верхней части формы списка. Введите фрагмент наименования, номера документа или артикула, нажмите Enter — список покажет только совпадения. Поиск работает по основным полям, видимым в списке, и не требует никакой настройки.

Для точного поиска по конкретному полю используйте сочетание Ctrl+F или пункт меню «Ещё → Найти». В открывшемся окне укажите, по какому реквизиту искать и какое значение. Этот способ подходит, когда нужно найти документ по точному номеру или контрагента по полному наименованию.

Во многих списках (например, в документах) над таблицей есть панель быстрых отборов: поля «Организация», «Контрагент», «Период». Достаточно выбрать значение в таком поле — список мгновенно отфильтруется. Это самый частый сценарий в ежедневной работе.

1. 1
   Откройте нужный список: справочник или журнал документов.
2. 2
   Введите фрагмент в строку поиска и нажмите Enter — либо нажмите Ctrl+F для поиска по конкретному полю.
3. 3
   Если над списком есть поля быстрого отбора (Организация, Контрагент, Период) — выберите в них нужные значения.
4. 4
   Проверьте результат: в списке остались только подходящие записи.
5. 5
   Чтобы снять отбор, очистите строку поиска или нажмите крестик в поле отбора.

Расширенный отбор через «Настроить список»

Когда быстрых полей не хватает, откройте «Ещё → Настроить список» (в некоторых конфигурациях — «Настройка списка»). Здесь доступны три вкладки: «Отбор», «Сортировка» и «Условное оформление». На вкладке «Отбор» добавляются произвольные условия по любым доступным реквизитам объекта.

Нажмите «Добавить новый элемент», выберите поле (например, «Сумма документа»), задайте вид сравнения и значение. Доступные виды сравнения зависят от типа поля: «Равно», «Не равно», «Больше», «Меньше», «В списке», «Содержит», «Заполнено» и другие. Условия можно объединять группами «И» и «ИЛИ», что позволяет строить составные фильтры вида «контрагент из списка И сумма больше 100 000».

После нажатия «Завершить редактирование» список перестроится с учётом условий. Признак активного отбора — пиктограмма фильтра и строка с описанием условий над таблицей. Настройку можно сохранить как стандартную или выбранную, чтобы не собирать её заново при следующем открытии.

Отбор в отчётах: вкладка «Отбор» в настройках

В отчётах, построенных на системе компоновки данных (а это почти все типовые отчёты в «Управлении торговлей», «Бухгалтерии», «ERP»), отбор задаётся через кнопку «Настройки» или «Показать настройки». Откроется окно с вкладками, среди которых есть «Отбор».

На вкладке нажмите «Добавить» и выберите поле из списка доступных: их состав зависит от отчёта. Например, в отчёте «Оборотно-сальдовая ведомость» доступны отборы по организации, счёту, субконто; в отчёте по продажам — по менеджеру, складу, номенклатуре. Задайте вид сравнения и значение, затем сформируйте отчёт кнопкой «Сформировать».

Отдельный частный случай — отбор по периоду. В большинстве отчётов он вынесен на главную форму (поля «Период», «Дата начала», «Дата окончания»), но внутри настроек тоже может присутствовать как элемент отбора. Если отчёт показывает не те данные, первым делом проверьте оба места: период на форме и условия на вкладке «Отбор».

Готовую настройку отбора вместе с группировками можно сохранить через «Ещё → Сохранить вариант отчёта». Это удобно для регулярных задач: один раз настроили отчёт по своему направлению — дальше открываете сохранённый вариант одним кликом.

Виды сравнения и типичные условия отбора

От качества отбора зависит результат, поэтому важно понимать, чем отличаются виды сравнения. Наиболее востребованные: «Равно» — точное совпадение; «В списке» — значение входит в перечень (удобно для нескольких контрагентов или складов); «Содержит» — поиск подстроки в текстовом поле; «В группе» — элемент находится внутри указанной папки иерархического справочника, включая вложенные уровни.

Для дат и чисел доступны сравнения «Больше», «Меньше», «Больше или равно» и их сочетания. Типовой приём — отбор незаполненных значений: вид сравнения «Не заполнено» помогает найти документы без контрагента или товары без артикула, что часто нужно при чистке данных.

Маршрут решения

Как выбрать способ отбора

Нужно быстро найти одну запись по фрагменту названия или номераИспользуйте строку поиска или Ctrl+F в форме списка

Нужно отфильтровать список по организации, контрагенту или периодуЗаполните поля быстрого отбора над списком

Условие сложное: несколько полей, И/ИЛИ, «в группе», «не заполнено»Откройте «Ещё → Настроить список» и добавьте элементы отбора

Нужно отобрать данные внутри отчётаОткройте «Настройки» отчёта, вкладка «Отбор», затем сформируйте отчёт заново

Отбор нужен в обработке или при обмене даннымиИспользуйте программный отбор встроенного языка или СКД

Программный отбор для разработчиков

Во встроенном языке отбор задаётся через свойство «Отбор» у формы списка, у динамического списка или непосредственно у выборки. Классический приём — установка элемента отбора динамического списка при открытии формы, например показать пользователю только его документы.

ЭлементОтбора = Список.Отбор.Элементы.Добавить(Тип("ЭлементОтбораКомпоновкиДанных"));
ЭлементОтбора.ЛевоеЗначение = Новый ПолеКомпоновкиДанных("Ответственный");
ЭлементОтбора.ВидСравнения = ВидСравненияКомпоновкиДанных.Равно;
ЭлементОтбора.ПравоеЗначение = ТекущийПользователь;
ЭлементОтбора.Использование = Истина;

Для выборок в запросах отбор задаётся в секции ГДЕ — это предпочтительный способ, потому что фильтрация выполняется на стороне СУБД и не тянет лишние данные в память. Параметры передаются через «УстановитьПараметр», что защищает от ошибок и упрощает поддержку кода.

Отдельный механизм — отбор строк в табличных частях и таблицах значений через «НайтиСтроки» с структурой отбора. Он работает только с уже загруженными данными, поэтому для больших объёмов всегда предпочтительнее отбор в запросе.

Проверка результата и типичные ошибки

Главный признак корректного отбора — список или отчёт содержит только ожидаемые записи, а их количество выглядит правдоподобно. Если список внезапно пуст, чаще всего виноват забытый отбор: ранее установленное условие продолжает действовать. Проверьте строку состояния отбора над списком и сбросьте настройки через «Ещё → Установить стандартные настройки».

Вторая частая причина «пропавших» данных — период. Журналы документов по умолчанию могут показывать только текущий день или месяц. Расширьте интервал дат, прежде чем делать вывод, что документов нет в базе.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка состояния над списком

Норма

Отображаются именно те условия, которые вы задавали

Тревожный признак

Присутствуют лишние условия из прошлых настроек

Количество записей

Норма

Число строк правдоподобно для заданных условий

Тревожный признак

Пустой список при заведомо существующих данных

Период журнала или отчёта

Норма

Интервал дат охватывает нужные документы

Тревожный признак

Период сужен до дня/месяца, часть данных скрыта

Контрольная запись

Норма

Заведомо подходящая запись присутствует в результате

Тревожный признак

Контрольная запись отсутствует — условие сформулировано неверно

Ограничения и альтернативные способы

Отбор в форме списка работает только по реквизитам, включённым в запрос динамического списка. Если нужного поля нет в списке доступных, в пользовательском режиме отобрать по нему нельзя — потребуется доработка формы разработчиком или использование отчёта, где это поле доступно.

Альтернатива отбору в списке — универсальный отчёт (в типовых конфигурациях «Универсальный отчёт» или отчёты по справочникам и документам). Он позволяет построить произвольную выборку по любому объекту с нужными отборами и вывести результат таблицей, которую можно сохранить в файл.

Для регулярных сложных выборок удобнее сохранённые варианты отчётов или внешние обработки. Если одна и та же настройка отбора нужна ежедневно, потратьте один раз время на сохранение варианта — это устранит повторную ручную настройку и связанные с ней ошибки.

Частые вопросы

Почему список пустой, хотя данные в базе точно есть?

Чаще всего действует забытый отбор или узкий период. Откройте «Ещё → Установить стандартные настройки» и расширьте интервал дат журнала. Если данные не появились, проверьте права доступа: при ограничении на уровне записей пользователь видит только разрешённые объекты.

Как отобрать сразу по нескольким контрагентам?

В настройке списка или отчёта добавьте элемент отбора по полю «Контрагент» с видом сравнения «В списке» и перечислите нужных контрагентов. Альтернатива — несколько условий «Равно», объединённых группой «ИЛИ».

Чем отличается «В группе» от «В группе из списка»?

«В группе» проверяет принадлежность одной папке иерархического справочника вместе со всеми вложенными подпапками. «В группе из списка» делает то же самое сразу для нескольких указанных папок — удобно, когда нужны товары из нескольких категорий каталога.

Можно ли сохранить настройку отбора, чтобы не настраивать заново?

Да. В форме списка настройка сохраняется автоматически для вашего пользователя, а в отчётах используйте «Ещё → Сохранить вариант отчёта» — вариант появится в списке вариантов и откроется одним кликом.

Как найти документы, у которых не заполнен какой-то реквизит?

Добавьте в настройке списка элемент отбора по этому реквизиту с видом сравнения «Не заполнено». Такой приём часто используют при аудите данных: поиск документов без контрагента, склада или договора.

Отбор влияет на данные в базе?

Нет. Отбор меняет только отображение: записи не удаляются и не изменяются, они просто скрываются из текущего вида. После снятия отбора все данные снова видны полностью.