Быстрый старт · 11 мин
Как работать в программе 1С:Управление нашей фирмой
Пошаговое руководство по работе в 1С:Управление нашей фирмой: начальная настройка, справочники, продажи, закупки, деньги, склад и отчёты. Практические советы и типичные ошибки.
1С:Управление нашей фирмой (УНФ) — конфигурация для малого бизнеса, которая объединяет в одной базе продажи, закупки, склад, деньги, расчёты с контрагентами и простой учёт производства. Программа построена вокруг документов: каждая хозяйственная операция оформляется отдельным документом, который после проведения формирует движения по учёту и попадает в отчёты.
Ключевой принцип работы — сначала справочники, потом документы, затем отчёты. Если номенклатура, контрагенты и договоры заполнены корректно, оформление документов занимает секунды, а отчёты показывают достоверную картину. Если справочники заведены с ошибками, ошибки тиражируются во все документы и исправлять их приходится массово.
Материал рассчитан на пользователя, который впервые открывает УНФ или уже ведёт учёт, но сталкивается с расхождениями в остатках, долгах и отчётах. Разобраны начальная настройка, основные операции и контроль результата.
Первый запуск и настройка компании
После создания информационной базы программа предлагает помощник начальной настройки. Здесь указываются организация, система налогообложения, валюта учёта и основные параметры: используется ли складской учёт, розница, производство, подчинённые сотрудники. Эти настройки определяют, какие разделы и документы будут доступны в интерфейсе.
Реквизиты организации заполняются в разделе «Компания» — «Реквизиты организации». Важно корректно указать систему налогообложения (ОСНО, УСН, патент), потому что от неё зависят налоговые отчёты и расчёт налоговой базы. Если фирма работает по нескольким направлениям с разными режимами, это нужно отразить в настройках до начала ввода документов.
Отдельно настраиваются учётные политики: способ оценки запасов, порядок резервирования товаров под заказы, счета учёта. Для небольшой фирмы достаточно настроек по умолчанию, но способ оценки запасов (по средней или FIFO) стоит выбрать осознанно — после начала учёта менять его проблематично.
- 1Создайте информационную базу и запустите помощник начальной настройки
- 2Заполните реквизиты организации и выберите систему налогообложения
- 3Настройте учётную политику: оценка запасов, резервирование, счета
- 4Заведите пользователей и назначьте права доступа
- 5Введите начальные остатки по складу, деньгам и расчётам
- 6Сделайте архивную копию базы до начала рабочего ввода документов
Справочники: номенклатура, контрагенты, договоры
Справочник «Номенклатура» — основа учёта. Для каждой позиции указывается тип (товар, услуга, работа, запас), единица измерения, категория и ставка НДС. Тип номенклатуры критичен: товар участвует в складском учёте и расчёте себестоимости, услуга — нет. Ошибка в типе приводит к тому, что услуги «зависают» на складе, а товары не попадают в остатки.
Контрагенты заводятся с указанием ИНН — программа может автоматически подтянуть реквизиты по сервису 1С:Контрагент при наличии подписки. Под каждым контрагентом создаются договоры, в которых задаются условия расчётов: валюта, отсрочка платежа, порядок взаимозачёта. Именно договор определяет, как программа будет считать долг и вести взаиморасчёты.
Цены удобно хранить в видах цен: оптовая, розничная, закупочная. Цены устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» — тогда при создании счёта или отгрузки цена подставляется автоматически. Ручной ввод цены в каждом документе — источник ошибок и расхождений в маржинальности.
Продажи: от счёта до отгрузки
Стандартная цепочка продажи: счёт на оплату → отгрузка (расходная накладная) → оплата. Счёт — необязательный документ, он фиксирует намерение и позволяет выставить покупателю документ на оплату. Реальные движения по учёту начинаются с расходной накладной: она списывает товар со склада, формирует дебиторскую задолженность и считает себестоимость.
Если фирма работает с заказами покупателей, цепочка расширяется: заказ покупателя позволяет зарезервировать товар на складе, отследить потребность в закупке и контролировать сроки отгрузки. Статусы заказа показывают, на какой стадии находится сделка. Для фирм без резервирования заказы можно не использовать — тогда оформляется сразу расходная накладная.
Оплата от покупателя оформляется документом «Поступление денег» (или «Поступление на счёт» для безнала). Документ обязательно привязывается к контрагенту и договору; если оплата идёт по конкретному счёту или накладной, их нужно указать — тогда долг закроется автоматически. Оплата без указания докуента-основания ложится как аванс и может искажать картину долгов.
Закупки и складской учёт
Поступление товара оформляется документом «Приходная накладная». Она увеличивает остаток на складе, формирует задолженность перед поставщиком и фиксирует закупочную цену, от которой дальше считается себестоимость. Если закупка идёт по заказу поставщику, накладная создаётся на его основании — так контролируется соответствие заказанного и полученного.
Для складского учёта доступны документы перемещения между складами, оприходования, списания и инвентаризации. Инвентаризация оформляется документом «Инвентаризация запасов»: программа сравнивает учётные остатки с фактическими и предлагает создать оприходование излишков и списание недостач. Проводить инвентаризацию стоит регулярно — минимум перед сдачей отчётности и при смене материально ответственного лица.
Отрицательные остатки — главный индикатор проблем на складе. Они возникают, когда отгрузка проведена раньше поступления или по неверному складу. В настройках можно запретить отгрузку при недостатке остатков; если запрет не установлен, контролируйте ситуацию отчётом «Остатки запасов» с группировкой по складам.
Деньги и взаиморасчёты
Денежные операции ведутся в разделе «Деньги»: поступления и расходы по кассе и расчётным счетам, перемещения между ними. Выписку банка удобно загружать через обмен с клиент-банком — программа сопоставляет платежи с контрагентами и документами, остаётся только проверить и провести.
Взаиморасчёты контролируются отчётами «Долги покупателей» и «Долги поставщикам» (в разных версиях названия могут отличаться — «Расчёты с покупателями», «Расчёты с поставщиками»). Отчёт показывает долг по каждому договору с детализацией до документов. Перед сверкой с контрагентом сформируйте акт сверки — он строится стандартной обработкой из карточки договора.
Типовая проблема — «двойной долг»: одновременно висит дебиторка по накладной и аванс от того же покупателя. Это значит, что оплата не была привязана к документу отгрузки. Исправляется редактированием документа оплаты: в табличной части указывается документ расчётов, после перепроведения аванс зачитывается.
Как проверить результат
Все остатки положительные, количество совпадает с фактом
Отрицательные строки, расхождения с фактическим наличием
Долг по договору совпадает с данными контрагента, авансы зачтены
Одновременно висят долг и аванс по одному договору
Остаток по кассе и счету в программе равен выписке банка и факту
Расхождения после загрузки выписки — есть неразобранные платежи
В отчёте «Валовая прибыль» себестоимость заполнена по всем продажам
Нулевая или явно заниженная себестоимость по позициям
Отчёты и контроль результата
Раздел «Анализ» и стандартные отчёты закрывают основные управленческие задачи. Ключевые отчёты для ежедневной работы: «Продажи» (выручка по периодам, товарам, менеджерам), «Валовая прибыль» (маржа по каждой продаже), «Остатки запасов», «Движение денег», «Долги покупателей» и «Долги поставщикам».
Любой отчёт строится за произвольный период и настраивается отборами: по организации, складу, контрагенту, категории номенклатуры. Если цифра в отчёте вызывает сомнение, двойной щелчок по ячейке (или расшифровка) показывает документы, из которых она сложилась, — это самый быстрый способ найти ошибочный документ.
Полезная привычка — контрольная сверка в конце месяца: остатки денег с выпиской банка, остатки склада с фактом, долги с актами сверки. Регламентная операция закрытия месяца в УНФ рассчитывает себестоимость и формирует финансовый результат, поэтому все документы месяца должны быть проведены до её запуска.
Большинство расхождений в УНФ вызвано не сбоями программы, а документами, введёнными «задним числом» после закрытия периода, или оплатами без привязки к отгрузкам. Заведите правило: документы вводятся день в день, а корректировки прошлых периодов — только с последующим перепроведением цепочки и повторным закрытием месяца.
Права пользователей и обслуживание базы
Если в базе работает несколько человек, каждому заводится отдельный пользователь с ролями: продажи, закупки, касса, полные права. Разделение прав снижает риск случайного изменения чужих документов и позволяет по журналу регистрации установить, кто внёс конкретное изменение.
Резервное копирование — обязательная процедура. Для файловой базы достаточно регулярной выгрузки через «Администрирование» — «Обслуживание» или копирования файла базы при закрытых сеансах. Перед обновлением конфигурации, массовой загрузкой данных или перепроведением документов копия делается всегда.
Обновления конфигурации выполняются через поддержку: в настройках программы доступна проверка обновлений. Обновляться стоит регулярно — в релизах исправляются ошибки и обновляются регламентированные формы, но только после создания резервной копии и желательно в нерабочее время.
Что важно запомнить
Учёт в УНФ строится по цепочке «справочники → документы → отчёты». Корректные справочники, проведённые документы без минусовых остатков, привязка оплат к отгрузкам и ежемесячная сверка дают достоверную картину бизнеса. Перед массовыми изменениями и обновлениями всегда делайте резервную копию.
Частые вопросы
Чем УНФ отличается от 1С:Бухгалтерии и нужна ли обе программы?
УНФ — управленческая система: продажи, склад, деньги, заказы, CRM-функции. 1С:Бухгалтерия ориентирована на регламентированный учёт и сдачу отчётности. Небольшие фирмы на УСН часто ведут всё в УНФ, где есть и налоговый учёт; фирмы на ОСНО или со сложным учётом обычно используют обе программы с настроенным обменом данными.
Что делать, если документ не проводится?
Программа выводит сообщение об ошибке — чаще всего это незаполненные обязательные поля, отсутствие остатка на складе при отгрузке или дата документа в закрытом периоде. Прочитайте текст сообщения в окне служебных сообщений: там указана конкретная причина и часто ссылка на проблемный объект.
Как исправить ошибочно проведённый документ?
Если по документу нет связанных движений в следующих документах, его можно распровести, исправить и провести снова. Если на основании документа созданы другие (оплата по накладной), сначала корректируются или распроводятся зависимые документы. Удалять проведённые документы без анализа связей не стоит — это разрывает цепочки учёта.
Можно ли вести несколько организаций в одной базе УНФ?
Да, в справочнике организаций заводится несколько юрлиц или ИП, и каждый документ оформляется от конкретной организации. Отчёты строятся с отбором по организации или сводно. Это удобнее, чем несколько отдельных баз: общие справочники контрагентов и номенклатуры не дублируются.
Как загрузить номенклатуру и остатки из Excel?
В УНФ есть стандартная загрузка данных из табличных документов: в карточке справочника или документа ввода остатков доступна команда загрузки из файла. Файл нужно привести к шаблону программы (колонки в заданном порядке), затем сопоставить колонки полям и выполнить загрузку. Перед массовой загрузкой проверьте результат на небольшой выборке и сделайте копию базы.
Почему в отчёте «Валовая прибыль» нулевая себестоимость?
Обычно причина в том, что на момент отгрузки товара не было на складе (поступление проведено позже или не проведено вовсе) либо не выполнено закрытие месяца, которое рассчитывает себестоимость. Проверьте остатки на дату отгрузки, проведите поступления и повторите регламентную операцию закрытия месяца.