Быстрый старт · 10 мин
Как принять сотрудника в 1С БизнесСтарт
Пошаговая инструкция: как принять сотрудника на работу в 1С БизнесСтарт. Создание карточки, приказ о приёме, ставка, график работы, типичные ошибки и проверка результата.
Приём сотрудника на работу в 1С БизнесСтарт выполняется через документ «Приём на работу», который автоматически создаёт карточку сотрудника и регистрирует его в штатном расписании. Без этого документа невозможно корректно начислять зарплату, удерживать НДФЛ и формировать отчётность по страховым взносам, поэтому оформлять нового работника нужно до первого расчёта.
Программа рассчитана на малый бизнес, поэтому кадровый блок здесь упрощён по сравнению с «1С:Зарплата и управление персоналом»: нет сложных кадровых переводов, но есть всё необходимое для приёма, увольнения, начисления зарплаты и сдачи отчётности. Процедура занимает несколько минут, если заранее подготовить данные сотрудника.
Перед началом работы убедитесь, что в программе заполнены реквизиты организации, настроены параметры учёта зарплаты и созданы необходимые графики работы. Это избавит от необходимости возвращаться к настройкам в середине операции.
Что подготовить перед приёмом сотрудника
Для корректного оформления потребуются паспортные данные работника (ФИО полностью, дата рождения, серия и номер паспорта), ИНН и СНИЛС. Эти сведения используются в отчётности для налоговой инспекции и фондов, поэтому вносить их нужно точно по документам, без сокращений и сокращённых форм имени.
Также заранее определите условия трудоустройства: дату приёма, должность, размер оклада или тарифной ставки, тип занятости (основное место работы или совместительство) и график работы. Если сотрудник принимается на неполную ставку, подготовьте точное значение доли ставки — например, 0,5.
Проверьте, что в справочнике должностей нужная позиция уже заведена. Если должности нет, её можно создать прямо из документа приёма, но удобнее сделать это заранее в разделе настроек, чтобы не отвлекаться.
Где находится функция приёма на работу
Кадровые документы в 1С БизнесСтарт расположены в разделе «Зарплата и кадры». В зависимости от версии интерфейса нужный пункт может называться «Приёмы на работу» или находиться внутри журнала «Кадровые документы» вместе с приказами об увольнении.
Открыть документ можно двумя способами: через список приёмов на работу кнопкой «Создать» или из карточки справочника «Сотрудники». Первый способ предпочтительнее для нового работника, которого ещё нет в базе: программа сама создаст карточку сотрудника при заполнении документа.
Если сотрудник уже был в базе ранее (например, работал и уволился, а теперь принимается снова), выберите существующую карточку, а не создавайте дубликат. Дубли сотрудников приводят к раздвоению данных в отчётности и ошибкам в персонифицированном учёте.
Пошаговое оформление документа «Приём на работу»
В новом документе укажите организацию, если в базе их несколько, и дату приёма — именно с неё начнутся начисления и пойдёт стаж. Затем в поле «Сотрудник» введите ФИО: программа предложит создать новый элемент справочника, если такого человека в базе нет.
В карточке сотрудника заполните личные данные: дату рождения, пол, паспортные данные, ИНН и СНИЛС. Часть полей доступна по гиперссылкам внутри карточки — например, адрес регистрации и контактные данные. Эти сведения понадобятся для отчётов и справок.
Вернитесь в документ приёма и заполните условия труда: подразделение (если ведётся учёт по подразделениям), должность, вид занятости, количество ставок и размер оклада. Укажите график работы — от него зависит расчёт зарплаты за неполный месяц и учёт рабочего времени.
- 1Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Приёмы на работу» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию и дату приёма на работу
- 3Введите ФИО сотрудника и создайте новую карточку, заполнив паспортные данные, ИНН и СНИЛС
- 4Заполните должность, вид занятости, количество ставок, оклад и график работы
- 5Проверьте заполнение и нажмите «Провести и закрыть»
- 6Убедитесь, что сотрудник появился в списке работников и доступен в документах начисления зарплаты
Настройка оклада, ставки и графика работы
Оклад указывается в документе приёма в полном размере, а фактическая сумма начисления рассчитывается с учётом доли ставки. Если сотрудник принят на 0,5 ставки при окладе 60 000 рублей, в поле оклада указывается 60 000, а количество ставок — 0,5; программа сама рассчитает начисление 30 000 рублей.
График работы выбирается из справочника графиков. Типовой пятидневный график обычно уже есть в программе, но для сменных режимов или неполного рабочего времени график нужно создать отдельно, указав рабочие и выходные дни. От правильности графика зависит расчёт оплаты за фактически отработанное время.
Если сотруднику положены постоянные надбавки или доплаты, их можно добавить в документе приёма на соответствующей вкладке начислений. Начисления, назначенные в кадровом документе, будут автоматически подставляться в расчёт зарплаты каждый месяц.
Сравнение вариантов оформления
Стандартный вариант: указывается 1 ставка и полный оклад. Подходит для штатных сотрудников с полным рабочим днём.
Указывается доля ставки (например, 0,5) и полный оклад по должности. Начисление считается пропорционально. Не подставляйте в оклад уже уменьшенную сумму — это исказит расчёты.
Выбирается соответствующий вид занятости. Важно для корректного отражения в отчётности и расчёта среднего заработка.
Проверка результата и печать приказа
После проведения документа откройте справочник «Сотрудники» и убедитесь, что новый работник появился в списке, а в его карточке отображается текущее место работы, должность и оклад. Проверьте, что сотрудник доступен для выбора в документе «Начисление зарплаты» за соответствующий месяц.
На основании документа приёма можно распечатать приказ по форме Т-1 или по собственному шаблону организации. Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» из документа. Проверьте, что в приказ попали корректные дата, должность и оклад, прежде чем подписывать документ у руководителя.
Дополнительно проверьте, что данные сотрудника корректно отражаются в отчётности: сформируйте черновик отчёта по взносам или сведений о застрахованных лицах за соответствующий период и убедитесь, что новый работник присутствует в списках без ошибок заполнения.
Как проверить результат
Карточка создана, заполнены ФИО, ИНН, СНИЛС, указаны должность и оклад
Карточка-дубликат или пустые поля ИНН/СНИЛС
Документ проведён, дата приёма совпадает с первым рабочим днём
Документ сохранён, но не проведён — начисления не будут работать
Сотрудник подставляется в документ начисления, сумма считается по окладу и графику
Сотрудник недоступен для выбора или сумма равна нулю
Типичные ошибки при приёме сотрудника
Самая распространённая ошибка — создание дубликата карточки сотрудника вместо использования существующей. Это происходит, когда человек принимается повторно или когда при вводе ФИО допускается опечатка. Перед созданием новой карточки проверьте справочник по фамилии.
Вторая частая проблема — неверная дата приёма или непроведённый документ. Если документ только записан, но не проведён, сотрудник формально не принят, и начисление зарплаты по нему будет невозможно. Признак проблемы: сотрудник есть в справочнике, но не выбирается в расчётных документах.
Третья группа ошибок связана с окладом и ставкой: указание уже уменьшенной суммы оклада при неполной ставке приводит к двойному занижению начислений. Всегда вносите полный оклад по должности, а долю ставки — отдельным полем.
Особые ситуации: совместители, ГПХ и повторный приём
При приёме внешнего совместителя обязательно укажите соответствующий вид занятости в документе — от этого зависит расчёт среднего заработка и отражение в отчётности. Внутренние совместители в упрощённых конфигурациях могут оформляться отдельным приёмом на ту же физическую карточку.
Работники по договорам ГПХ оформляются иначе: для них используется документ договора подряда или услуг, а не приём на работу. Не оформляйте подрядчика кадровым приказом — это исказит кадровый учёт и отчётность по взносам, где для ГПХ действуют другие правила.
При повторном приёме ранее уволенного сотрудника создайте новый документ приёма на существующую карточку. История предыдущих периодов работы сохранится, а отчётность будет формироваться корректно по единому ИНН и СНИЛС.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Можно ли принять сотрудника задним числом?
Да, документ приёма можно провести прошлой датой, если расчёт за тот период ещё не выполнен. Если зарплата за месяц уже начислена и выплачена, потребуется пересчитать документы начисления за этот период, чтобы новый сотрудник попал в расчёт.
Что делать, если в карточке сотрудника ошибка в паспортных данных?
Откройте карточку сотрудника из справочника и исправьте данные напрямую — документ приёма заново создавать не нужно. Учтите, что если отчётность с ошибочными данными уже сдана, потребуется подать корректирующие формы.
Как оформить сотрудника на 0,5 ставки?
В документе приёма укажите полный оклад по должности, а в поле количества ставок — 0,5. Программа автоматически рассчитает начисление пропорционально. Не уменьшайте сам оклад, иначе сумма занизится повторно.
Почему сотрудник не появляется в документе начисления зарплаты?
Чаще всего причина в том, что документ приёма не проведён или его дата позже расчётного месяца. Проверьте статус документа и дату приёма. Также убедитесь, что сотрудник не уволен ранее даты расчёта.
Нужно ли заводить должность заранее?
Не обязательно: должность можно создать прямо из документа приёма, выбрав «Создать» в поле выбора. Но предварительное заполнение справочника должностей ускоряет работу и снижает риск дублей с похожими названиями.
Можно ли распечатать приказ о приёме из программы?
Да, из проведённого документа приёма доступна печать приказа по унифицированной форме Т-1 через кнопку «Печать». Перед подписанием сверьте дату, должность и оклад в печатной форме с фактическими условиями трудового договора.
Что важно запомнить
Приём сотрудника в 1С БизнесСтарт выполняется документом «Приём на работу» из раздела «Зарплата и кадры». Заполните личные данные по документам, укажите полный оклад и долю ставки отдельно, проведите документ и проверьте, что сотрудник доступен в начислении зарплаты. Избегайте дублей карточек и ошибок в ИНН и СНИЛС — они критичны для отчётности.