Как настроить журнал документов в 1С 8

Журнал документов — основной рабочий инструмент пользователя 1С: через него открывают, ищут и проверяют первичные документы. Стандартный вид списка подходит далеко не всем: лишние колонки мешают, нужных реквизитов не хватает, а отбор приходится выставлять заново при каждом входе. Всё это решается штатными средствами настройки формы списка без доработки конфигурации.

В 1С 8.3 (управляемые формы) настройка журнала выполняется через пункт «Ещё → Изменить форму» и через механизм отборов и сортировки. В обычных формах (8.2, некоторые старые конфигурации) используется кнопка «Настройка списка». Оба подхода описаны ниже, а также разобрано создание общего журнала, объединяющего несколько видов документов.

Большинство настроек выполняется правами обычного пользователя и никак не влияет на данные базы — меняется только отображение списка. Исключение — создание общих журналов и изменение состава граф журнала в конфигураторе: эти операции требуют прав разработчика и обновления конфигурации, поэтому их стоит выполнять на копии базы.

Что такое журнал в 1С 8 и какие виды журналов существуют

Журнал документов — это список документов одного или нескольких видов с набором колонок (граф): номер, дата, контрагент, сумма и другие реквизиты. Каждый вид документов («Реализация товаров», «Поступление», «Счёт») имеет собственный стандартный список, который открывается из меню раздела.

Кроме стандартных списков существуют общие журналы — объекты конфигурации, которые объединяют несколько видов документов в одном списке. Классический пример — журнал «Складские документы», где рядом отображаются приходные и расходные накладные. Общий журнал создаётся разработчиком в конфигураторе, пользователь может только настраивать его отображение.

Также в типовых конфигурациях встречаются готовые рабочие места с предустановленными отборами — например, «Документы по контрагенту» или «Документы по складу». Прежде чем создавать что-то своё, проверьте, нет ли уже подходящего журнала в разделе программы.

Настройка состава колонок через «Изменить форму»

Откройте нужный журнал и в правом верхнем углу нажмите «Ещё → Изменить форму». Откроется дерево элементов формы: найдите таблицу списка (обычно называется «Список») и разверните её. Снимите флажки с колонок, которые не нужны, и включите те, что хотите видеть — например, «Организация», «Склад», «Комментарий».

Порядок колонок меняется кнопками «Вверх» и «Вниз» в окне настройки формы либо простым перетаскиванием заголовков колонок прямо в списке. Ширина колонки регулируется мышью за границу заголовка — это тоже сохраняется в настройках.

После изменения формы 1С спросит, сохранить ли настройки. В большинстве конфигураций настройка сохраняется автоматически для текущего пользователя. Если при следующем входе вид списка сбросился, проверьте раздел настроек пользователя — об этом ниже.

1. 1
   Откройте журнал документов
2. 2
   Нажмите «Ещё → Изменить форму»
3. 3
   Разверните элемент «Список» и отметьте нужные колонки
4. 4
   Расставьте колонки в нужном порядке кнопками «Вверх/Вниз»
5. 5
   Нажмите «ОК» и проверьте вид списка

Отборы и сортировка: как отфильтровать список

Для отбора документов используйте команду «Ещё → Настроить список». В окне настройки добавьте условие: поле (например, «Контрагент»), вид сравнения («Равно», «В списке», «Содержит») и значение. Условий может быть несколько, они объединяются по «И» — документ должен удовлетворять всем одновременно.

Быстрый отбор по дате обычно вынесен прямо на форму журнала — поле периода над списком. Если его нет, добавьте отбор по полю «Дата» с видом сравнения «Больше или равно» и «Меньше или равно». Для отбора по текущему дню удобны стандартные периоды: «Сегодня», «Этот месяц».

Сортировка задаётся там же, на вкладке «Сортировка»: выберите поле и направление. По умолчанию журналы сортируются по дате и номеру. Менять сортировку на поле без индекса (например, «Комментарий») в больших базах не стоит — список начнёт открываться заметно медленнее.

Как сохранить настройки и поделиться ими с коллегами

Настройки формы (состав колонок, ширина, порядок) хранятся в хранилище системных настроек отдельно для каждого пользователя. Настройки списка (отборы, сортировка) можно сохранить как именованный вариант: «Ещё → Настроить список → Сохранить настройки» — задайте понятное имя, например «Только наша организация за месяц».

Сохранённые варианты отборов можно загружать обратно через «Загрузить настройки» и передавать другим пользователям: в окне выбора настроек есть команда «Поделиться настройками» либо выгрузка в файл, в зависимости от версии платформы. Это удобно, чтобы раздать типовой отбор всем менеджерам отдела.

Если настройки «слетают» при каждом входе, причина обычно в том, что администратор очищает хранилище настроек или пользователь работает под разными сеансами. Проверить и сбросить настройки можно через «Администрирование → Пользователи и права → Персональные настройки пользователей» (в типовых) или через стандартную обработку очистки настроек.

Создание общего журнала для нескольких видов документов

Если требуется видеть в одном списке, например, все поступления и реализации, понадобится общий журнал. Он создаётся в конфигураторе: дерево конфигурации → «Документы» → «Журналы документов» → «Добавить». На вкладке «Данные» в свойстве «Регистрируемые документы» отметьте нужные виды документов.

На вкладке «Графы» добавьте колонки и для каждой графы укажите, из какого реквизита какого вида документа она заполняется. Если у разных видов документов реквизиты называются по-разному (например, «Контрагент» и «Покупатель»), в графе перечисляются оба источника — колонка заполнится для обоих видов.

После обновления конфигурации базы данных журнал появится в интерфейсе — в командном интерфейсе раздела, если добавить его в подсистему. Перед обновлением рабочей базы обязательно сделайте резервную копию и сначала проверьте журнал на тестовой копии.

1. 1
   Откройте конфигуратор, раздел «Журналы документов»
2. 2
   Добавьте новый журнал, задайте имя и синоним
3. 3
   На вкладке «Данные» отметьте регистрируемые виды документов
4. 4
   Добавьте графы и укажите реквизиты-источники для каждого вида
5. 5
   Включите журнал в нужную подсистему
6. 6
   Сохраните и обновите конфигурацию базы данных (F7)

Настройка журнала в обычных формах (1С 8.2 и старые конфигурации)

В обычном приложении настройка списка вызывается кнопкой «Настройка списка» на панели журнала или через меню «Действия». Откроется окно с вкладками «Отбор», «Сортировка», «Порядок» — логика та же, что и в управляемых формах, но интерфейс другой.

Состав колонок в обычных формах меняется через «Действия → Настройка формы» либо правым кликом по заголовку колонки, если конфигурация это разрешает. Во многих старых конфигурациях состав граф жёстко задан разработчиком, и пользователь может менять только отборы и порядок колонок.

Отбор по периоду в обычных журналах часто вынесен в отдельную кнопку «Установить интервал дат» — она ограничивает список физически, что ускоряет работу с большими журналами. Пользуйтесь ей вместо прокрутки длинного списка.

Типичные проблемы и их решение

Журнал открывается пустым — чаще всего дело в забытых отборах. Снимите все отборы через «Настроить список» или загрузите стандартные настройки. Также проверьте период: если журнал ограничен текущим месяцем, старые документы не видны.

Документ есть в базе, но в общем журнале не отображается — проверьте, включён ли его вид в состав регистрируемых документов журнала в конфигураторе. После добавления нового вида документов в журнал старые документы этого вида появятся в списке автоматически, перепроводить их не нужно.

Медленно открывается журнал — сократите период отбора, уберите сортировку по неиндексированным полям, уменьшите количество строк на странице в настройках списка. Если база файловая и журнал тормозит у всех, проблема обычно в общем объёме базы, а не в настройках списка.

Контрольные точки

Как проверить результат настройки

Состав колонок

Норма

В списке видны только нужные реквизиты в удобном порядке

Тревожный признак

Колонки сбрасываются после перезахода — настройки не сохраняются

Отбор

Норма

Список показывает только нужные документы, счётчик строк соответствует ожиданиям

Тревожный признак

Журнал пустой или, наоборот, показывает лишние документы

Скорость открытия

Норма

Журнал открывается за несколько секунд

Тревожный признак

Список «долго думает» — проверьте сортировку и период отбора

Общий журнал

Норма

Документы всех нужных видов отображаются с заполненными графами

Тревожный признак

Колонки пустые — не указаны реквизиты-источники для части видов документов

Частые вопросы

Можно ли добавить в журнал колонку, которой нет в списке «Изменить форму»?

Только те реквизиты, которые выведены в форму списка разработчиком. Если нужного поля нет, его добавляет программист в конфигураторе — либо в форму списка, либо как графу общего журнала. Пользовательскими средствами произвольный реквизит вывести нельзя.

Как вернуть стандартный вид журнала?

Откройте «Ещё → Изменить форму» и нажмите «Установить стандартные настройки», затем в «Настроить список» загрузите стандартные настройки отбора. Либо удалите свои настройки через раздел персональных настроек пользователя в администрировании.

Почему коллега не видит мои настройки журнала?

Настройки формы и списка хранятся персонально для каждого пользователя. Чтобы передать настройки, сохраните их как вариант и используйте команду обмена настройками, либо попросите администратора скопировать настройки между пользователями штатными средствами.

Можно ли настроить журнал так, чтобы отбор по организации стоял всегда?

Да: настройте отбор и сохраните его как вариант настройки с пометкой использования по умолчанию (в ряде конфигураций — «Использовать при открытии»). Альтернатива — задать значение отбора в персональных настройках пользователя, если конфигурация это поддерживает.

Что делать, если после обновления конфигурации журнал пропал из меню?

Скорее всего, журнал не включён ни в одну подсистему или у пользователя нет прав на него. Проверьте в конфигураторе состав подсистем и роли: для просмотра журнала нужно право «Просмотр» на объект «Журнал документов».

Опасно ли настраивать журнал самостоятельно?

Настройка отображения (колонки, отборы, сортировка) полностью безопасна — она не меняет данные. Риск есть только при работе в конфигураторе: создание общих журналов и обновление конфигурации выполняйте на копии базы и с резервной копией.