Быстрый старт · 12 мин
Как настроить программу 1С:Управление нашей фирмой
Пошаговая настройка 1С:Управление нашей фирмой: организации, учетная политика, справочники, пользователи, продажи и склад. Частые ошибки и проверка результата.
1С:Управление нашей фирмой (УНФ) — комплексная программа для малого бизнеса, объединяющая продажи, склад, закупки, деньги, производство, CRM и зарплату в одной базе. Главная особенность настройки УНФ в том, что программа поставляется «всё включено», и первичная настройка сводится не к программированию, а к последовательному заполнению констант, справочников и учетной политики под конкретную компанию.
Ошибки на этапе первоначальной настройки дорого обходятся: неправильно выбранный метод списания себестоимости или неверно настроенные счета учета приводят к искажению себестоимости и прибыли во всех отчетах, а исправлять это задним числом сложно. Поэтому настройку стоит проводить по определенному порядку и проверять результат на тестовых документах до начала реальной работы.
Ниже описан рабочий порядок настройки УНФ с нуля: от создания информационной базы до проверки первых документов. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию без доработок; если база уже использовалась, часть шагов выполняется иначе — об этом сказано отдельно.
Подготовка: создание базы и определение режима работы
Перед настройкой определите, как будет работать база: файловый вариант подходит для 1–5 одновременных пользователей, клиент-серверный — для большего количества и круглосуточной работы. Файловую базу создают через стандартный стартер 1С: «Добавить» → «Создание новой информационной базы» → выбор шаблона УНФ из установленного дистрибутива. Шаблон «чистая база» предпочтительнее демонстрационного: в демо-базе придется удалять тестовые данные.
Сразу после создания базы настройте резервное копирование. В файловом варианте минимум — регулярное копирование файла 1Cv8.1CD средствами операционной системы или встроенной настройкой резервного копирования в разделе администрирования. Работа без копий — главный риск всей эксплуатации: поврежденная база без бэкапа часто означает потерю всего учета.
Проверьте, что установлен актуальный релиз конфигурации: раздел «Компания» → «Еще больше возможностей» или меню «Администрирование» → «Поддержка и обслуживание» → «Обновление версии программы». Обновления типовой УНФ выполняются штатно через интернет при наличии действующей подписки ИТС.
Настройка пользователей и прав доступа
Первым шагом в самой программе создайте пользователей: «Компания» → «Администрирование» → «Настройка пользователей и прав». Для каждого сотрудника заведите отдельную учетную запись — работа под одним пользователем делает невозможным разграничение прав и анализ действий в журнале регистрации.
УНФ поддерживает профили групп доступа: типовые роли вроде «Менеджер по продажам», «Кладовщик», «Бухгалтер» уже преднастроены. Назначайте пользователю минимально необходимый набор прав. Полные права оставьте только администратору; типичная ошибка — выдать полные права всем «чтобы не мешали работать», что приводит к случайному удалению документов и изменению настроек.
Если компания ведет несколько организаций в одной базе, включите разграничение доступа на уровне записей по организациям — тогда менеджер одного юрлица не увидит документы другого. Эта настройка находится там же, в разделе прав доступа, и требует включения соответствующей функциональной опции.
- 1Откройте Компания → Настройка пользователей и прав
- 2Создайте нового пользователя, укажите имя и пароль
- 3Назначьте профиль группы доступа по должности
- 4Привяжите пользователя к физическому лицу из справочника сотрудников
- 5Войдите под новым пользователем и проверьте доступность нужных разделов
Заполнение данных организации и учетной политики
Откройте «Компания» → «Организации» и заполните карточку: наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический и фактический адреса, подписантов. Реквизиты подтягиваются в печатные формы счетов и актов, поэтому ошибка здесь попадет в каждый документ. Банковские счета добавляются в табличной части организации или через справочник «Банковские счета».
Ключевой блок — учетная политика, ссылка на неё находится в карточке организации. Здесь задаются: система налогообложения (ОСНО, УСН, патент), ставка налога, метод оценки стоимости запасов (по средней или ФИФО), порядок учета затрат и резервов. Эти параметры влияют на расчет себестоимости и налогов во всех документах.
Если организация на УСН, дополнительно настройте раздел учета доходов и расходов: порядок признания расходов на товары (по оплате поставщику и реализации) уже предустановлен, но требует проверки под вашу схему работы. Плательщикам НДС проверьте настройки счетов-фактур и нумерацию.
Включение функциональности: что оставить, а что отключить
УНФ включает десятки подсистем: CRM, производство, работы, розничные продажи, эквайринг, зарплата, подсистема биллинга. Лишние функции перегружают интерфейс и создают ненужные обязательные поля в документах. Откройте «Компания» → «Еще больше возможностей» (в некоторых релизах — «Настройки» → «Функциональность») и включайте только нужное.
Минимальный набор для торговой компании: продажи, закупки, склад, деньги. Производственной компании дополнительно понадобятся «Производство» и «Спецификации». Если не ведете расчет зарплаты в УНФ, отключите подсистему персонала — это уберет лишние поля из документов и отчетов.
Обратите внимание на опции «Несколько складов», «Несколько организаций», «Учет по нескольким валютам», «Резервирование запасов» — они включаются отдельно и меняют поведение документов. Например, без включенного резервирования заказ покупателя не будет удерживать товар на складе.
Заполнение справочников и ввод начальных остатков
Номенклатуру заполняйте с правильно указанным типом: «Запас», «Услуга», «Работа», «Операция» — от типа зависит поведение позиции в документах и отчетах. Для товаров укажите единицу измерения, категорию номенклатуры и счета учета. Массовая загрузка из Excel выполняется через встроенную обработку «Загрузка данных из файла» в карточке справочника.
Цены настраиваются через виды цен: «Оптовая», «Розничная», «Закупочная» и т.д. Виды цен могут рассчитываться динамически (например, закупочная + наценка в процентах) или храниться статически. Установка цен выполняется документом «Установка цен номенклатуры» — без него продажи будут идти с нулевой ценой.
Остатки на дату начала учета вводятся документами из раздела «Компания» → «Начало работы» или через помощник ввода остатков: остатки товаров на складах, денег на счетах и в кассе, взаиморасчеты с контрагентами, остатки по зарплате. Ввод остатков — единственный корректный способ «перенести» данные из старого учета; вводить прошлое документами продаж задним числом не нужно.
Настройка продаж, склада и денежных операций
В разделе продаж проверьте шаблоны документов и нумерацию: счета на оплату, расходные накладные, акты. Настройте печатные формы — типовые макеты можно изменить прямо из формы печати (кнопка «Еще» → «Изменить макет»), добавив логотип, печать и нужные подписи.
Для склада определите структуру: один склад или несколько, ордерная схема (когда товар двигается отдельными складскими ордерами) или упрощенная. Ордерная схема нужна, когда склад работает отдельно от офиса; в маленькой компании она чаще избыточна. Включите отрицательные остатки только осознанно: запрет отрицательного списания защищает от ошибок, но требует своевременного оприходования поставок.
Денежный блок: заведите кассы и банковские счета, настройте статьи движения денежных средств — от них строится платежный календарь и отчет ДДС. Обмен с банком настраивается через «Деньги» → «Обмен с банками»: укажите каталог обмена или подключите DirectBank, если банк поддерживает прямое подключение.
Файловый или клиент-серверный вариант
Подходит для 1–5 пользователей, простая установка и копирование. Ограничение: просадка скорости при росте объема и одновременной работе, риск повреждения при сбое сети.
Для большего числа пользователей и круглосуточной работы. Требует сервера, установки СУБД и администратора, обслуживание дороже.
Не требует своего сервера, обновления и копии — на стороне сервиса. Ограничение: зависимость от интернета и ограничения на доработки конфигурации.
Проверка настройки на тестовых документах
После завершения настройки проведите контрольный пример: создайте тестового контрагента, введите поступление товара, установите цены, оформите заказ покупателя, отгрузку и оплату. Затем откройте отчеты «Продажи», «Валовая прибыль», «Остатки запасов» и сверьте цифры с ожидаемыми.
Особое внимание уделите себестоимости: в отчете «Валовая прибыль» себестоимость должна соответствовать цене поступления тестового товара. Если себестоимость нулевая или искажена — проверьте метод списания в учетной политике, наличие партий в документе поступления и то, что регламентная операция расчета себестоимости выполняется (в УНФ она выполняется при проведении документов или фоновым заданием, в зависимости от настроек).
Тестовые документы после проверки пометьте на удаление или создайте для тестов отдельную организацию. Не оставляйте тестовые обороты в рабочем учете — они попадут в регламентированную отчетность и ДДС.
Как проверить результат настройки
Себестоимость равна цене поступления, маржа считается
Себестоимость нулевая или не совпадает с закупкой
Количество уменьшилось на отгруженное, отрицательных остатков нет
Остаток ушел в минус или не изменился
Корректные реквизиты организации, нумерация, подписи
Пустые реквизиты, ошибки в ИНН или адресе
Долг закрывается оплатой, отчет «Расчеты с покупателями» сходится
Задолженность дублируется или не закрывается
Типовые ошибки и границы самостоятельной настройки
Самые частые проблемы после самостоятельной настройки: неверный метод списания запасов, отсутствие ввода остатков (учет начинается «с нуля» при реальных остатках на складе), дубли контрагентов и отключенный контроль остатков. Еще одна классическая ошибка — работа в демонстрационной базе, которую приняли за рабочую: проверьте наименование базы в окне запуска.
Самостоятельно без риска можно настроить: пользователей, справочники, печатные формы, виды цен, статьи ДДС, обмен с банком. С осторожностью и на копии — учетную политику, перенос остатков из другой программы, изменение нумерации. К специалисту стоит обращаться для: доработки конфигурации, настройки обмена с сайтом и другими базами 1С, восстановления поврежденной базы, исправления ошибок учета за прошлые периоды.
Что важно запомнить
Настраивайте УНФ последовательно: база и копии → пользователи → организация и учетная политика → функциональность → справочники и остатки → тестовые документы. Ключевые решения (налогообложение, метод списания, счета учета) принимайте до начала работы, а результат проверяйте отчетами на контрольном примере.
Частые вопросы
Можно ли перенести данные из 1С:Бухгалтерии или УТ в УНФ?
Да, для типовых конфигураций существуют обработки переноса через универсальный формат EnterpriseData или встроенные помощники перехода. Переносятся справочники и остатки; документы за прошлые периоды обычно не переносят. Перед переносом сделайте копии обеих баз и проверьте результат сверкой оборотно-сальдовой ведомости.
Почему в отчете «Валовая прибыль» нулевая себестоимость?
Чаще всего товар был продан до оприходования (отрицательный остаток на момент продажи) либо не выполнен расчет себестоимости. Проверьте отчет «Остатки запасов» на минусы, хронологию документов и выполните перепроведение документов за период. Также убедитесь, что в учетной политике задан метод списания запасов.
Как настроить скидки для покупателей?
Включите функциональность «Скидки и наценки» в настройках продаж, затем создайте виды скидок: процентные, по сумме документа, по сегменту контрагентов или номенклатуры. Условия предоставления задаются в карточке скидки; проверяйте работу на тестовом заказе — совместное применение нескольких скидок регулируется правилами совместного применения.
Нужно ли покупать отдельную программу для зарплаты?
Нет, в УНФ есть встроенная подсистема учета персонала и зарплаты, достаточная для небольшого штата: начисления, удержания, налоги и взносы, отчетность. Для крупного штата со сложными схемами оплаты и кадрового делопроизводства обычно используют отдельную 1С:ЗУП с обменом данными.
Как ограничить менеджеру видимость закупочных цен?
Через профили групп доступа уберите права на документы поступления и отчеты по закупкам, а в настройках прав включите ограничение доступа к видам цен. Дополнительно можно настроить разрешение менеджеру видеть только назначенные ему виды цен — тогда закупочная цена не будет отображаться ни в документах, ни в отчетах.
Что делать, если база стала медленно работать?
Сначала проверьте простые причины: размер базы, работу фоновых заданий, количество одновременных пользователей. Для файловой базы помогает перенос на SSD и отключение неиспользуемых фоновых задач. Если пользователей много и база большая — рассмотрите переход на клиент-серверный вариант; это работа для специалиста, так как требует установки СУБД и переноса данных.