Быстрый старт · 10 мин
Как начислить зарплату в 1С БизнесСтарт
Пошаговая инструкция по начислению зарплаты в 1С БизнесСтарт: настройка сотрудников, расчёт, НДФЛ и взносы, выплата, проводки и проверка результата.
1С БизнесСтарт — облачный сервис для малого бизнеса, в котором расчёт заработной платы выполняется без установки программы на компьютер: все операции проводятся в браузере. Логика работы проста: сначала вы заводите сотрудников и условия их оплаты, затем раз в месяц создаёте документ начисления, программа сама считает НДФЛ и страховые взносы, а вам остаётся проверить суммы и оформить выплату.
Главное отличие БизнесСтарта от «старших» конфигураций вроде 1С:ЗУП — упрощённый кадровый блок. Здесь нет сложных графиков работы, автоматического учёта отклонений по табелю и расширенных видов расчёта. Сервис рассчитан на небольшой штат с окладной или простой сдельной оплатой, и для таких сценариев его возможностей достаточно.
Ниже — полный цикл: от первичной настройки до выплаты и проверки проводок. Последовательность важна: если пропустить подготовительные шаги, придётся возвращаться и исправлять данные уже после расчёта.
Подготовка: настройка учётной политики и параметров зарплаты
До первого начисления откройте настройки организации и проверьте раздел, отвечающий за зарплату и кадры. Убедитесь, что учёт заработной платы ведётся в самой программе, а не во внешней системе — от этого зависит, будут ли формироваться проводки по начислению, НДФЛ и взносам автоматически.
Проверьте реквизиты организации: ИНН, регистрационные данные, систему налогообложения. Эти сведения влияют на расчёт взносов и на формирование отчётности. Если организация применяет пониженные тарифы взносов (например, как субъект малого предпринимательства), соответствующая настройка должна быть включена до первого расчёта — иначе взносы посчитаются по общему тарифу.
Как завести сотрудников и условия оплаты
Откройте раздел «Зарплата» (или «Кадры») и создайте карточку каждого сотрудника. Минимальный набор данных: ФИО, ИНН, СНИЛС, дата приёма на работу, должность и размер оклада. Без даты приёма и оклада документ начисления не сможет корректно рассчитать сумму за неполный месяц.
Если сотрудник работает на неполную ставку, укажите это в карточке или при приёме на работу — программа пересчитает оклад пропорционально. Для сотрудников, принятых не с первого числа месяца, начисление за первый месяц рассчитывается пропорционально отработанным дням автоматически, но только если дата приёма указана верно.
Отдельно проверьте данные для НДФЛ: статус налогового резидента и право на стандартные вычеты на детей. Если сотрудник подал заявление на вычет, внесите вычет в карточку — тогда налог посчитается с учётом льготы сразу при начислении.
- 1Откройте раздел «Зарплата» и создайте карточку сотрудника с ФИО, ИНН и СНИЛС
- 2Укажите дату приёма на работу, должность и размер оклада
- 3Внесите вычеты по НДФЛ, если есть заявление сотрудника
- 4Проверьте, что у всех работающих сотрудников карточки заполнены полностью
Создание документа «Начисление зарплаты»
Перейдите в раздел «Зарплата» и создайте новый документ «Начисление зарплаты». Укажите месяц начисления — как правило, это последний день расчётного месяца. Затем заполните табличную часть: либо кнопкой «Заполнить» по списку всех работающих сотрудников, либо добавьте людей вручную, если начисляете не всем.
После заполнения программа автоматически рассчитывает три блока сумм: начислено (оклад за отработанное время), удержано НДФЛ и начисленные страховые взносы. Сумма к выплате — это начислено минус НДФЛ. Проверьте каждую строку до проведения документа: исправить данные после проведения сложнее.
Начисление за неполный месяц
Если сотрудник принят или уволен в середине месяца, программа считает сумму пропорционально отработанным дням по производственному календарю. Убедитесь, что даты приёма или увольнения в карточке корректны — именно от них зависит расчёт. При необходимости сумму в строке можно скорректировать вручную, но тогда берите на себя ответственность за обоснованность корректировки.
Премии и разовые доплаты
Разовую премию или доплату добавьте в тот же документ отдельной строкой по соответствующему виду начисления, если он доступен, либо скорректируйте сумму начисления по сотруднику. Учтите: премии, как правило, облагаются НДФЛ и взносами в полном объёме, поэтому налоги пересчитаются автоматически.
Перед массовым заполнением документа удобно сначала начислить зарплату одному сотруднику и сверить расчёт вручную: оклад, долю за отработанные дни, НДФЛ. Если цифры сходятся на одном человеке — с высокой вероятностью настройки верны и для остальных.
Проверка НДФЛ и страховых взносов
НДФЛ рассчитывается нарастающим итогом с начала года: программа учитывает доходы прошлых месяцев и уже удержанный налог. Поэтому сумма в документе может отличаться от простого «13 процентов от оклада» — например, когда применяются вычеты или доход сотрудника перешёл порог повышенной ставки. Это нормально, а не ошибка расчёта.
Страховые взносы начисляются на выплаты каждого сотрудника по действующим тарифам. В документе они показываются отдельными строками по видам взносов. Если организация относится к МСП и применяет пониженный тариф к части выплат свыше МРОТ, проверьте, что программа разделила базу корректно — это самая частая зона расхождений.
Как проверить результат
Равна начислено минус НДФЛ по каждому сотруднику
Расхождения без видимой причины, отрицательные суммы
Соответствует ставке с учётом вычетов и дохода с начала года
Налог с нуля при доходах в прошлых месяцах или без учёта вычета
Тариф соответствует статусу организации (МСП или общий)
Общий тариф при действующем праве на пониженный
Выплата зарплаты и отражение в учёте
После проведения начисления оформите выплату. В сервисе для этого используется ведомость на выплату: укажите дату, способ выплаты (на банковскую карту или через кассу) и заполните список сотрудников. Сумма в ведомости должна совпасть с суммой к выплате из документа начисления.
Затем зарегистрируйте саму операцию оплаты: списание с расчётного счёта при безналичной выплате или расходный кассовый ордер при наличной. Если расчётный счёт подключён к обмену с банком, выписка загрузится автоматически — проверьте, что платёж сопоставился с ведомостью.
Проводки по начислению, НДФЛ, взносам и выплате формируются автоматически при проведении документов. Откройте проводки документа начисления и убедитесь, что суммы отражены по счетам учёта расчётов с персоналом и по налогам — это понадобится при сверке с бюджетом и при формировании отчётности.
Типичные ошибки и как их избежать
Большинство проблем с расчётом в БизнесСтарте связано не с самим документом, а с исходными данными. Неверная дата приёма, отсутствующий вычет, неправильный тариф взносов — каждая такая мелочь искажает итоговые суммы, а замечают ошибку обычно уже после выплаты.
Вторая группа ошибок — нарушение последовательности: начисление провели, потом изменили оклад в карточке и забыли пересчитать документ. Программа не пересчитывает проведённые документы задним числом, поэтому любое изменение настроек требует перепроведения расчёта.
Ограничения сервиса и когда нужна другая программа
БизнесСтарт закрывает базовые потребности: оклад, неполный месяц, НДФЛ, взносы, простые выплаты. Но если у вас сменные графики, суммированный учёт рабочего времени, сложные системы премирования, районные коэффициенты с тонкой настройкой или штат в десятки человек с активным движением — возможностей сервиса может не хватить.
В таких случаях рассмотрите 1С:Зарплату и управление персоналом или связку «ЗУП + Бухгалтерия»: расчёт ведётся в специализированной программе, а в бухгалтерию выгружаются итоговые данные. Переход проще делать с начала года, чтобы не переносить нарастающие итоги по НДФЛ вручную.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Расчёт зарплаты в 1С БизнесСтарт строится по цепочке: карточки сотрудников → документ начисления → проверка НДФЛ и взносов → ведомость → выплата. Точность результата зависит от исходных данных и настроек тарифов, а любые изменения после проведения требуют пересчёта документа.
Частые вопросы
Можно ли начислить зарплату только части сотрудников?
Да. В документе «Начисление зарплаты» вместо заполнения по всему списку добавьте сотрудников вручную. Это удобно для внеплановых выплат или когда часть штата рассчитывается отдельно. Главное — не забыть остальных при итоговом расчёте месяца.
Как исправить ошибку в уже проведённом начислении?
Если выплата ещё не прошла, отмените проведение документа, исправьте данные и проведите заново. Если деньги уже выплачены, не редактируйте прошлый документ — оформите корректировку текущим периодом, чтобы разница корректно отразилась в НДФЛ и взносах.
Почему НДФЛ не равен 13% от оклада?
Налог считается нарастающим итогом с начала года с учётом вычетов и уже удержанных сумм. Вычеты на детей уменьшают базу, а при превышении порогов дохода может применяться повышенная ставка. Проверьте вычеты в карточке сотрудника и доходы прошлых месяцев.
Нужно ли вручную делать проводки по зарплате?
Нет. При проведении документов начисления, ведомости и оплаты проводки формируются автоматически. Ваша задача — открыть проводки документа и убедиться, что суммы отражены по счетам расчётов с персоналом и налогов без расхождений.
Как начислить зарплату, если сотрудник был в отпуске или на больничном?
В упрощённом сервисе такие периоды обычно отражаются ручной корректировкой суммы начисления за отработанное время, а оплата отпуска или пособия оформляется отдельно. Если отклонений много и они регулярны, это признак того, что удобнее перейти на специализированную конфигурацию для расчёта зарплаты.
Можно ли начислять зарплату дважды в месяц (аванс и расчёт)?
Да, но логика различается: аванс обычно оформляется как выплата без полного документа начисления, а итоговый расчёт — документом начисления за месяц с зачётом уже выплаченного. Следите, чтобы сумма выплат за месяц не превысила сумму к выплате по расчёту.