Как добавить вторую фирму в 1С

Вторая фирма в 1С добавляется через справочник «Организации» — отдельная база для этого не нужна. Одна информационная база способна вести учет по нескольким юридическим лицам и ИП одновременно: у каждой организации будут свои документы, отчетность, банковские счета и учетная политика, а пользователи смогут переключаться между ними при вводе операций.

Порядок действий почти одинаков в популярных конфигурациях: «1С:Бухгалтерия 8», «Управление нашей фирмой», «Комплексная автоматизация», «ERP». Отличаются в основном названия разделов меню и набор заполняемых реквизитов. Ниже разобран типовой сценарий на примере «1С:Бухгалтерия предприятия 8», с уточнениями для других решений.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на добавление организаций (обычно это роль «Полные права» или «Главный бухгалтер»), и подготовьте реквизиты новой фирмы: ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, данные руководителя, реквизиты банковского счета и сведения о системе налогообложения.

Когда одна база подходит, а когда лучше завести отдельную

Стандартный и рекомендуемый подход — вести все фирмы в одной информационной базе. Это упрощает обновление конфигурации, обмены с банками и контролирующими органами, а также позволяет оформлять операции между взаимозависимыми организациями без двойного ввода данных. Отчетность по каждой организации формируется раздельно, поэтому смешения учета не происходит.

Отдельная база оправдана в ограниченном числе случаев: фирмы обслуживаются разными бухгалтериями с жестким разграничением доступа, одна из организаций работает в другой конфигурации, либо база уже перегружена и добавление нового контура учета заметно замедлит работу. Также отдельную базу иногда заводят для фирмы на спецрежиме с принципиально иным набором операций.

Сравнение вариантов

Одна база на все фирмы

Подходит большинству: единое обновление, общие справочники, простые операции между своими организациями. Ограничение — сложнее разграничить доступ по фирмам.

Отдельная база для каждой фирмы

Подходит при разграничении доступа или разных конфигурациях. Минус — каждую базу нужно отдельно обновлять, архивировать и настраивать обмены.

Обособленное подразделение в карточке фирмы

Подходит, если это не новое юрлицо, а филиал. Выделенное на отдельный баланс подразделение настраивается внутри существующей организации.

Создание новой организации в справочнике

Откройте раздел «Главное» и перейдите по ссылке «Организации». Если раздела нет на панели, найдите его через «Все функции» → «Справочники» → «Организации». Нажмите кнопку «Создать» — откроется форма новой организации.

Заполните основные поля: тип организации (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель), сокращенное и полное наименование, ИНН. Если база подключена к сервисам 1С, по ИНН программа автоматически подтянет из реестра КПП, ОГРН, юридический адрес и данные руководителя — проверьте их и подтвердите заполнение. При ручном вводе внимательно сверьте каждый реквизит с выпиской из ЕГРЮЛ: ошибка в ИНН или КПП приведет к отказам при сдаче отчетности.

1. 1
   Откройте «Главное» → «Организации» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите тип: юридическое лицо или ИП
3. 3
   Введите ИНН и заполните реквизиты автоматически или вручную
4. 4
   Проверьте КПП, ОГРН, адрес и подписанта отчетности
5. 5
   Запишите карточку и перейдите к настройке учетной политики

Обратите внимание на поле «Префикс» — оно задает начало нумерации документов этой фирмы. Уникальный префикс (например, «02» или буквенный код) позволит сразу отличать документы второй организации от первой и избежать путаницы при печати и поиске.

Настройка учетной политики и налогов

Сразу после создания карточки перейдите по ссылке «Учетная политика» внутри формы организации. Здесь задается система налогообложения (общая, упрощенная, патент для ИП), порядок признания доходов и расходов, способы оценки запасов и другие параметры, влияющие на проводки. Без заполненной учетной политики программа либо не даст провести документы, либо сформирует их с настройками по умолчанию, которые могут не соответствовать реальному режиму фирмы.

Учетная политика привязывается к периоду: укажите дату, с которой она действует. Если фирма создана не с начала года, установите корректную дату начала применения, чтобы отчетность формировалась за правильный период. Также проверьте настройки налогов и взносов: ставки, льготы, регистрацию в налоговом органе — особенно если фирма стоит на учете не по месту основной регистрации первой организации.

Банковские счета, касса и подписанты

Для работы с безналичными платежами добавьте расчетный счет: в карточке организации перейдите по ссылке «Банковские счета» и создайте новый, указав номер счета, банк, БИК и корреспондентский счет. Если банк найден по БИК, реквизиты подставятся автоматически. Именно этот счет будет подставляться в платежные поручения и счета на оплату, выставленные от новой фирмы.

Касса в большинстве конфигураций создается автоматически, но проверьте, что в карточке организации корректно заполнены данные для кассовых документов. Отдельно укажите ответственных лиц: руководителя, главного бухгалтера и кассира — от этих данных зависят подписи в печатных формах счетов, актов, накладных и отчетности. Если подписант действует по доверенности, внесите реквизиты доверенности в соответствующее поле.

Особенности для других конфигураций 1С

В «1С:Управление нашей фирмой» организации создаются в разделе «Компания» → «Организации». Дополнительно здесь настраиваются подразделения и склады, привязанные к конкретной фирме: если у второй организации свой склад, создайте его и укажите владельца, чтобы остатки не смешивались.

В «1С:ERP» и «Комплексной автоматизации» справочник называется «Организации» и находится в разделе «Нормативно-справочная информация». Эти конфигурации поддерживают механизм «Интеркампани» для оформления операций между своими организациями — если фирмы будут продавать товары друг другу, настройте его сразу, это сэкономит время на вводе зеркальных документов.

В «1С:Зарплата и управление персоналом» после добавления организации потребуется настроить учетную политику по НДФЛ и взносам, а также графики работы сотрудников новой фирмы — без этого расчет зарплаты и отчетность в фонды будут некорректны.

Проверка результата и типичные ошибки

После завершения настройки выполните контрольную проверку: создайте тестовый документ (например, счет на оплату покупателю) от новой организации и убедитесь, что в печатной форме корректно выводятся наименование, ИНН, КПП, адрес, банковские реквизиты и подписант. Затем проверьте, что в списках документов и отчетах работает отбор по организации и данные первой фирмы не попадают в отчеты второй.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма счета или акта

Норма

Верные наименование, ИНН, КПП, адрес, банк и подписант новой фирмы

Тревожный признак

Подставляются реквизиты первой организации или поля пустые

Нумерация документов

Норма

Номера новой фирмы начинаются с заданного префикса

Тревожный признак

Нумерация продолжает общую серию, документы неотличимы

Отчеты (ОСВ, анализ счета)

Норма

При выборе второй организации отчет пустой или содержит только ее операции

Тревожный признак

В отчет по новой фирме попадают проводки первой

Проводки тестового документа

Норма

Документ проводится, проводки соответствуют учетной политике

Тревожный признак

Ошибка проведения с требованием заполнить учетную политику

Если тестовый документ не проводится, читайте текст ошибки: программа обычно прямо указывает, какой параметр не заполнен — учетная политика, счет, подписант или регистрация в налоговом органе. Исправляйте по одному пункту и повторяйте проверку.

Частые вопросы

Можно ли перенести документы с одной фирмы на другую, если ввели не туда?

Массового штатного переноса нет. Документы нужно либо пересоздать с правильной организацией, либо скопировать и поменять организацию в копии с последующим перепроведением. Если документов много, используют обработки группового изменения реквизитов, но перед этим обязательно сделайте резервную копию базы.

Нужна ли отдельная лицензия 1С для второй фирмы?

Лицензия 1С привязана к компьютеру или серверу, а не к количеству организаций в базе. Ведение нескольких фирм в одной базе дополнительных лицензий на платформу не требует. Ограничения возможны только в специальных сервисных моделях — уточните условия вашего договора сопровождения.

Как сделать, чтобы бухгалтер видел только одну из фирм?

В файловой базе штатные механизмы разграничения по организациям ограничены. В клиент-серверном варианте права настраиваются через профили групп доступа и ограничение на уровне записей (RLS). Если требуется жесткое разделение без тонкой настройки прав, проще завести отдельную базу.

Можно ли добавить ИП, если первая фирма — ООО?

Да, в одном справочнике организаций могут соседствовать юридические лица и индивидуальные предприниматели. При создании просто выберите тип «Индивидуальный предприниматель» — набор реквизитов изменится: вместо КПП и ОГРН будут ОГРНИП и данные физического лица.

Что делать, если вторая фирма — это обособленное подразделение, а не новое юрлицо?

Новую организацию создавать не нужно. В карточке существующей организации добавьте обособленное подразделение с собственным КПП. Если подразделение выделено на отдельный баланс, в некоторых конфигурациях для него заводят отдельный элемент справочника с признаком обособленного подразделения и ссылкой на головную организацию.