Быстрый старт · 12 мин
Как делать заявку в 1С: пошаговая инструкция
Как создать заявку в 1С: виды заявок, заполнение полей, проведение, согласование и типичные ошибки. Практическая инструкция для пользователей 1С.
Заявка в 1С — это документ, который фиксирует потребность до того, как совершена хозяйственная операция: закупка товара, расход денежных средств, внутреннее перемещение или заказ клиента. В зависимости от конфигурации (1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Управление торговлей, 1С:Документооборот) набор видов заявок различается, но общая логика работы с ними одинакова: создать документ, заполнить обязательные поля, проверить данные, провести и при необходимости отправить на согласование.
Главная сложность для начинающих пользователей — не сама форма, а понимание того, какая именно заявка нужна в конкретной ситуации и что произойдёт после её проведения. Ошибка на этапе заявки потом «размножается»: на её основании создаются заказы поставщикам, платёжные поручения и складские документы, и исправлять цепочку документов сложнее, чем один исходный документ.
Ниже разобран универсальный порядок работы с заявками на примере типовых конфигураций, отличия основных видов заявок, проверка результата и типичные ошибки, которые приводят к зависшим согласованиям и некорректным данным в учёте.
Какие виды заявок есть в 1С и какую выбрать
Прежде чем создавать документ, определите, какую потребность вы оформляете. В типовых конфигурациях чаще всего встречаются четыре группы заявок, и каждая живёт в своём разделе программы.
Заявка на расходование денежных средств (раздел «Казначейство» или «Банк и касса») оформляет плановую оплату поставщику, подотчётному лицу или бюджету. Заявка на закупку или заказ поставщику (раздел «Закупки») фиксирует потребность в товарах и материалах. Заявка на внутреннее потребление или перемещение (раздел «Склад») используется для движения товаров между подразделениями. Заявка (заказ) покупателя (раздел «Продажи») резервирует товар под клиента.
Как выбрать вид заявки
Если вы сомневаетесь, какой документ принят в вашей компании, посмотрите, как оформлены аналогичные операции за прошлые периоды: откройте журнал документов нужного раздела и отфильтруйте по контрагенту или подразделению. Это быстрее и надёжнее, чем гадать, и снижает риск создать документ не того вида.
Где найти заявки в интерфейсе 1С
В конфигурациях с интерфейсом «Такси» (1С:ERP, 1С:КА, 1С:УТ 11) документы сгруппированы по функциональным разделам, которые видны в верхней или левой панели навигации. Заявки на расходование средств находятся по пути: раздел «Казначейство» → группа «Заявки на расходование денежных средств». Заказы поставщикам — в разделе «Закупки», заказы покупателей — в разделе «Продажи».
Если нужного пункта нет в меню, используйте поиск: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу или сочетание клавиш Ctrl+F в панели функций и введите название документа, например «заявка на расходование». Программа покажет и журнал документов, и команду создания нового.
В старых конфигурациях с обычными формами (например, 1С:Управление торговлей 10.3) заявки ищутся через главное меню «Документы» или «Операции» → «Документы». Логика та же, отличается только внешний вид меню.
Пошаговое создание заявки на примере заявки на расходование средств
Заявка на расходование денежных средств — самый частый вид заявки, поэтому разберём порядок действий на ней. Для других видов заявок последовательность аналогична, меняется только состав полей.
Откройте раздел «Казначейство» и выберите «Заявки на расходование денежных средств». В открывшемся журнале нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа, состоящая из шапки (основные реквизиты) и одной или нескольких вкладок с деталями.
- 1Откройте журнал заявок в нужном разделе и нажмите «Создать»
- 2Заполните организацию, подразделение и дату документа
- 3Выберите операцию (оплата поставщику, выдача подотчётному лицу и т.д.)
- 4Укажите контрагента, договор и форму оплаты (безналичная или наличная)
- 5Заполните сумму и валюту, при необходимости распределите сумму по статьям расходов
- 6Укажите заявителя, статью движения денежных средств и назначение платежа
- 7Нажмите «Провести» и проверьте отсутствие ошибок
- 8Если настроено согласование — отправьте заявку по маршруту кнопкой «Согласовать» или «Отправить»
Обязательные поля в форме обычно подчёркнуты красным или помечены — программа не даст провести документ, пока они не заполнены. Поле «Операция» определяет, какие ещё реквизиты появятся в форме: например, при операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу» вместо контрагента указывается физическое лицо.
Статья движения денежных средств (ДДС) — критичное поле для бюджетирования. Если выбрать неверную статью, платёж попадёт не в ту строку бюджета, и отчёты по движению денег будут искажены. Если не знаете нужную статью, уточните её у финансового отдела до проведения документа.
Заполнение табличной части в заявках на закупку и продажу
В заказах поставщикам и покупателям основная работа идёт в табличной части «Товары». Добавить позиции можно тремя способами: кнопкой «Добавить» с ручным выбором номенклатуры, кнопкой «Подобрать» с выбором нескольких позиций из справочника сразу, или загрузкой из файла, если поставщик прислал спецификацию в Excel.
Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС по строке обычно рассчитываются автоматически. Проверьте итоговую сумму документа внизу формы — она должна совпадать со счётом или спецификацией поставщика.
Если заявка создаётся на основании другого документа — например, заказ поставщику на основании заказа покупателя или заявка на оплату на основании поступления — используйте кнопку «Создать на основании» в исходном документе. Тогда большинство полей заполнится автоматически, а документы окажутся связаны, что упрощает последующий контроль и анализ цепочки.
Создание «на основании» почти всегда предпочтительнее ручного ввода: меньше ошибок в реквизитах, сохраняется связь документов, а в отчётах видно, какая заявка к какому заказу относится. Ручное создание оправдано только для разовых операций без исходного документа.
Проведение, согласование и статусы заявки
Кнопка «Провести» записывает документ в учёт: заявка начинает участвовать в планировании платежей, резервировании товара или бюджетном контроле — в зависимости от вида документа и настроек конфигурации. Кнопка «Провести и закрыть» делает то же самое и закрывает форму. Кнопка «Записать» сохраняет документ как черновик без движений по учёту.
Во многих компаниях заявка не исполняется, пока не пройдёт согласование. Типовой маршрут выглядит так: инициатор создаёт и проводит заявку, затем она последовательно попадает к руководителю подразделения, финансисту и, при крупных суммах, к директору. В форме документа статус отображается отдельным полем: «Не согласована», «На согласовании», «Согласована», «Отклонена».
Пока заявка не согласована, казначей не сможет создать на её основании платёжное поручение, а менеджер по закупкам — отправить заказ поставщику. Если заявка «зависла», проверьте поле статуса и список согласующих: возможно, документ ждёт решения у конкретного сотрудника, которого стоит уведомить.
Как проверить, что заявка оформлена правильно
После проведения потратьте минуту на контроль. Откройте документ повторно и сверьте ключевые поля с первичными данными: счётом, спецификацией или служебной запиской, на основании которых вы создавали заявку.
Как проверить результат
Проведён, при наличии маршрута — «На согласовании» или «Согласована»
Документ только записан или помечен на удаление
Совпадают со счётом или спецификацией до копейки
Расхождения из-за неверной цены, количества или ставки НДС
Выбраны верные контрагент и действующий договор с нужной валютой
Договор не выбран или выбран договор другого контрагента
Соответствует характеру расхода и утверждённой классификации
Статья не заполнена или взята «похожая»
В поле «Документ основания» указан исходный документ, если он был
Заявка создана вручную при наличии документа-основания
Дополнительно полезно проверить заявку через отчёт. Для заявок на оплату откройте «Платёжный календарь» или «Заявки на расходование средств» в разделе отчётов казначейства — ваша заявка должна появиться в плане платежей на нужную дату. Если её там нет, скорее всего, документ не проведён или запланирован на другую дату.
Типичные ошибки при работе с заявками
Большинство проблем с заявками возникает не из-за сложности программы, а из-за спешки и незнания внутренних регламентов. Ниже — ошибки, которые чаще всего приводят к отклонению заявок и переделкам.
Отдельная группа проблем — попытка исправить заявку прошлого периода. Если период закрыт для редактирования, программа не даст перепровести документ. Это защитный механизм, а не сбой: изменения в закрытом периоде должен выполнять пользователь с соответствующими правами по согласованию с бухгалтерией.
Частые вопросы о заявках в 1С
Чем заявка отличается от заказа и платёжного поручения?
Заявка — это плановый документ: она выражает намерение и проходит согласование, но сама по себе не двигает деньги и товар. Платёжное поручение — исполнительный документ, который формируется на основании согласованной заявки и реально инициирует оплату. Заказ поставщику или покупателя фиксирует состав и условия поставки. В типовой цепочке заявка предшествует исполнительным документам.
Почему кнопка «Провести» неактивна или документ не проводится?
Чаще всего не заполнено обязательное поле — программа подчёркивает его красным и выводит сообщение внизу окна. Другие причины: дата документа попадает в закрытый период, у пользователя нет прав на проведение этого вида документов или выбранный договор не соответствует операции. Читайте текст сообщения об ошибке — в 1С он обычно прямо указывает причину.
Можно ли изменить заявку после согласования?
Технически — да, но корректный способ зависит от настроек компании. Часто изменение согласованной заявки автоматически сбрасывает статус, и документ нужно отправить на согласование заново. Вносить правки «молча» не стоит: согласующие утверждали конкретную сумму и состав, и их изменение без повторного утверждения нарушает внутренний контроль.
Как отменить ошибочно созданную заявку?
Если заявка ещё не согласована и по ней не созданы исполнительные документы, откройте её и установите пометку удаления через меню «Ещё» → «Пометить на удаление». Если на основании заявки уже созданы документы, сначала разберитесь с ними: пометка удаления заявки при живых подчинённых документах нарушит целостность цепочки. Согласованную заявку корректнее не удалять, а закрыть со статусом отмены, если такой предусмотрен.
Как быстро найти свою заявку среди сотен документов?
В журнале документов используйте поле поиска по номеру или комментарию, а также отборы: по организации, контрагенту, ответственному или статусу. В большинстве конфигураций отбор настраивается кнопкой «Ещё» → «Настроить список». Если заявок много, сохраните вариант отбора «Мои заявки» с фильтром по текущему пользователю — он будет доступен одним нажатием.
Нужно ли распечатывать заявку?
В большинстве случаев нет: заявка — внутренний электронный документ, и её юридическая сила определяется регламентом компании, а не бумажной формой. Печатная форма может понадобиться для внутреннего визирования в организациях, где согласование ведётся на бумаге. Печать доступна через кнопку «Печать» в форме документа, если для него настроена печатная форма.
Что важно запомнить
Выберите правильный вид заявки под задачу, создавайте документ на основании исходного, где это возможно, заполняйте обязательные поля и проверяйте итоговую сумму до проведения. После проведения убедитесь, что заявка ушла на согласование и появилась в плановых отчётах. Ошибку проще исправить в черновике, чем после оплаты.