Где в 1С Бухгалтерии 8 находятся документы, отчёты и настройки

Новички в 1С:Бухгалтерии 8 чаще всего теряются не в самих операциях, а в навигации: документ поступления где-то «в покупках», оборотно-сальдовая ведомость — «в отчётах», а план счетов вообще спрятан в разделе «Главное». Интерфейс «Такси», который используется в актуальных релизах, объединяет все функции в нескольких крупных разделах верхнего меню, и понимание этой логики сокращает поиск нужной формы с минут до секунд.

Программа построена по принципу «раздел — подсистема — функция». Верхняя панель содержит разделы: Главное, Покупки, Продажи, Склад, Производство, ОС и НМА, Банк и касса, Зарплата и кадры, Отчёты, Операции, Справочники, Администрирование. Внутри каждого раздела — панель функций со ссылками на журналы документов, справочники и отчёты, относящиеся к этой области учёта.

Ниже разобрано, где искать основные объекты: документы, справочники, отчёты, регламентные операции и настройки, а также как пользоваться встроенным поиском, если нужная функция неизвестна или спрятана глубоко в меню.

Как устроено главное меню и панель разделов

Панель разделов — это верхняя полоса с крупными пунктами меню. Если она не видна, её можно включить через кнопку с тремя полосками в левом верхнем углу (меню «Вид») либо нажать на логотип программы. Каждый раздел открывает панель функций — список ссылок, сгруппированных по смыслу: документы, справочники, отчёты, сервисные обработки.

Часто используемые функции выносятся на начальную страницу — она открывается при запуске и содержит быстрый доступ к последним документам, задачам бухгалтера и избранному. Любую форму можно добавить в избранное: откройте нужный журнал или отчёт и нажмите значок звезды, после чего ссылка появится на начальной странице и в меню «Избранное».

Если интерфейс выглядит необычно — например, видны не все разделы, — проверьте права пользователя и настройки функциональности. В разделе «Администрирование» → «Общие настройки» включаются и отключаются целые блоки: складской учёт, производство, торговые операции. Отключённая функциональность скрывает соответствующие пункты меню.

Где находятся документы по участкам учёта

Документы распределены по разделам по смыслу операции. Поступление товаров и услуг, счета поставщиков, доверенности — в разделе «Покупки». Реализация, счета покупателям, акты и накладные — в разделе «Продажи». Поступление и списание с расчётного счёта, кассовые ордера, эквайринг — в разделе «Банк и касса».

Операции со складом (перемещение, инвентаризация, оприходование) — в разделе «Склад». Принятие к учёту и выбытие основных средств — в «ОС и НМА». Начисление зарплаты, ведомости, больничные и отпуска — в «Зарплата и кадры». Если документ не подпадает под типовую хозяйственную операцию, его вводят через раздел «Операции» → «Операции, введённые вручную».

Внутри раздела документы представлены журналами — списками с фильтрами по дате, контрагенту, организации. Новый документ создаётся кнопкой «Создать» в шапке журнала. Если нужен документ прошлого периода, обязательно установите в журнале правильный интервал дат, иначе список будет казаться пустым.

1. 1
   Определите участок учёта: покупка, продажа, банк, касса, зарплата, склад
2. 2
   Откройте соответствующий раздел в верхней панели
3. 3
   В панели функций выберите журнал нужного вида документов
4. 4
   Установите период отбора и при необходимости фильтр по контрагенту
5. 5
   Если журнала нет — воспользуйтесь поиском по названию документа

Где находятся справочники: контрагенты, номенклатура, договоры

Большинство справочников собраны в разделе «Справочники»: контрагенты, номенклатура, договоры, банковские счета, статьи затрат, подразделения. Часть справочников продублирована в профильных разделах — например, номенклатура доступна и из «Склада», а сотрудники — из «Зарплата и кадры». Это одни и те же объекты, просто ссылки на них размещены в нескольких местах.

Договоры в типовой конфигурации чаще редактируются не как отдельный справочник, а из карточки контрагента — закладка «Договоры». То же с банковскими счетами контрагентов. Если ищете, где завести договор, откройте сначала карточку контрагента.

Реквизиты самой организации — ИНН, КПП, адреса, учётная политика, подписанты — находятся в разделе «Главное» → «Реквизиты организации» (или «Организации» при ведении нескольких фирм в одной базе). Там же настраивается учётная политика, от которой зависят проводки документов.

Где находятся отчёты и оборотно-сальдовая ведомость

Все отчёты сосредоточены в разделе «Отчёты». Здесь оборотно-сальдовая ведомость, ОСВ по счёту, анализ счёта, карточка счёта, книга покупок и книга продаж, а также регламентированные отчёты для сдачи в ФНС и фонды. Стандартные бухгалтерские отчёты формируются по кнопке «Сформировать» после выбора периода и организации.

Если нужен анализ конкретной проводки, удобнее идти не в раздел «Отчёты», а открыть карточку счёта или анализ счёта прямо из документа: в проведённом документе есть кнопка «Показать проводки», а из формы проводок доступны отчёты по счёту. Это быстрее, чем настраивать отчёт с нуля.

Регламентированная отчётность (декларации, расчёты, статистика) открывается через раздел «Отчёты» → «1С-Отчётность» либо «Регламентированные отчёты». Для её работы требуется актуальное обновление конфигурации — формы отчётности регулярно меняются законодательно.

Контрольные точки

Как проверить, что отчёт сформирован правильно

Период отчёта

Норма

В шапке указан нужный интервал дат

Тревожный признак

Период сбит на текущий месяц или пустой

Организация

Норма

Выбрана нужная организация при многофирменном учёте

Тревожный признак

Отчёт построен по другой фирме

Сальдо на конец

Норма

Совпадает с данными карточки счёта

Тревожный признак

Расхождения — возможно, не перепроведены документы периода

Где находятся настройки и сервисные функции

Персональные настройки пользователя — в разделе «Главное» → «Персональные настройки»: интерфейс, даты запрета отображения, подстановка организации по умолчанию. Настройки всей учётной системы — учётная политика, параметры учёта, функциональность — в «Главное» → «Учётная политика» и «Администрирование» → «Общие настройки».

Административные функции — пользователи и права, резервное копирование, обновление конфигурации, настройка синхронизации, журнал регистрации — собраны в разделе «Администрирование». Этот раздел обычно виден только пользователям с полными правами.

Закрытие месяца, помощник по учёту НДС и другие регламентные операции находятся в разделе «Операции»: «Закрытие месяца», «Операции, введённые вручную», «Регламентные операции». Помощник закрытия месяца сам показывает последовательность выполнения операций и подсвечивает ошибки.

Как пользоваться поиском и что делать, если функция не находится

Самый быстрый способ найти любой объект — глобальный поиск. Нажмите значок лупы в правом верхнем углу или сочетание Ctrl+Shift+F и введите название: «оборотка», «поступление», «контрагент». Поиск находит и функции меню, и документы, и элементы справочников. Для поиска внутри открытого списка используется обычный Ctrl+F.

Ещё один способ — полный список функций раздела: в панели функций есть ссылка «Все функции», которая раскрывает полный перечень объектов конфигурации, включая те, что не выведены в меню. Это полезно, когда нужна редкая обработка или регистр.

Если функция не находится ни поиском, ни через «Все функции», вероятны три причины: недостаточно прав, отключена функциональность или используется другая конфигурация (например, 1С:Управление нашей фирмой вместо Бухгалтерии). Проверить текущую конфигурацию можно в меню «Сервис» → «О программе».

Частые вопросы

Где в 1С:Бухгалтерии 8 найти план счетов?

План счетов находится в разделе «Главное» → «План счетов» (в некоторых релизах — через «Операции» или «Все функции»). Из плана счетов доступны настройки счетов, субконто и признаки учёта. Изменять типовой план счетов следует осторожно: добавление собственных субсчетов допустимо, а удаление предопределённых может нарушить работу конфигурации.

Где посмотреть проводки конкретного документа?

Откройте проведённый документ и нажмите кнопку «Дт/Кт» или «Показать проводки» на панели формы. Откроется список движений по регистру бухгалтерии. Если кнопки нет, документ не проведён или у пользователя нет права просмотра проводок.

Где настраивается нумерация счетов-фактур и документов?

Нумерация задаётся автоматически, префиксы организации настраиваются в карточке организации (раздел «Главное» → «Реквизиты организации»). Принудительное изменение номера вручную возможно, но может нарушить последовательность нумерации — делайте это только при понимании последствий.

Где найти журнал регистрации и историю изменений?

Журнал регистрации находится в разделе «Администрирование» → «Журнал регистрации». Там видно, кто и когда создавал, изменял или удалял объекты. История изменений конкретного документа доступна из его формы через меню «Ещё», если включено версионирование объектов.

Где в программе сделать резервную копию базы?

Для файловой базы резервная копия создаётся через «Администрирование» → «Обслуживание» → «Резервное копирование и восстановление» либо простым копированием файла базы при закрытой программе. Для серверной базы копирование выполняется средствами СУБД. Перед обновлением конфигурации резервная копия обязательна.

Почему у меня нет раздела «Производство» или «Склад»?

Эти разделы появляются только при включённой соответствующей функциональности. Откройте «Администрирование» → «Общие настройки» → «Функциональность» и включите нужные опции — складской учёт, производство, торговлю. После сохранения разделы появятся в панели разделов.