Быстрый старт · 11 мин
Что такое подбор в 1С и как им пользоваться
Что такое подбор в 1С: подбор номенклатуры в документы, подбор сотрудников в кадровом учёте. Как открыть форму подбора, настроить отборы и избежать типичных ошибок.
Подбор в 1С — это встроенный механизм быстрого добавления позиций в документы и списки без ручного ввода каждой строки. Чаще всего термин используют в двух смыслах: подбор номенклатуры в документы продажи, закупки и складского учёта, а также подбор сотрудников в кадровых документах и штатное расписание. В обоих случаях открывается специальная форма, где пользователь отбирает нужные элементы из справочника и переносит их в табличную часть одним действием.
Механизм решает практическую задачу: когда в документ нужно добавить десятки или сотни позиций, вводить каждую вручную через поле выбора долго и чревато ошибками. Форма подбора показывает справочник целиком — с остатками, ценами, иерархией групп и отборами — и позволяет накопить список выбранного, а затем перенести его в документ одной кнопкой.
Ниже разобрано, где находится подбор в типовых конфигурациях, какие режимы работы существуют, как настроить отборы и что проверить, если подбор работает не так, как ожидается.
Где в документе находится кнопка подбора
В типовых конфигурациях (1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Бухгалтерия) форма подбора вызывается из табличной части документа. В документе «Реализация товаров и услуг», «Заказ клиента», «Приходный ордер» и подобных над таблицей товаров есть кнопка «Подбор» или выпадающее меню «Заполнить → Подобрать товары». В 1С:Бухгалтерии кнопка так и называется — «Подбор» — и расположена в командной панели табличной части «Товары».
В кадровых конфигурациях (1С:Зарплата и управление персоналом) подбор используется при приёме на работу, переводе, формировании приказов по списку сотрудников. Там форма подбора показывает справочник «Сотрудники» с фильтрами по подразделению, должности и состоянию (работает, уволен, кандидат).
Если кнопки подбора нет на видном месте, проверьте меню «Ещё» табличной части — в некоторых формах команда спрятана туда. Также подбор может быть недоступен, если документ проведён или у пользователя нет прав на изменение табличной части.
Как устроена форма подбора номенклатуры
Типовая форма подбора товаров делится на несколько областей. Слева обычно находится дерево групп номенклатуры или панель отборов, в центре — список позиций с колонками (артикул, наименование, остаток, цена), внизу или справа — корзина выбранного, где накапливаются позиции с количеством перед переносом в документ.
Работа с формой строится по простому циклу: пользователь находит позицию (поиском, по группе или по отбору), указывает количество, позиция попадает в корзину. Когда всё выбрано, нажимается кнопка «Перенести в документ» — и вся корзина добавляется в табличную часть. До переноса состав корзины можно редактировать: менять количество, удалять строки.
- 1Откройте документ и перейдите к табличной части «Товары»
- 2Нажмите кнопку «Подбор» в командной панели табличной части
- 3Найдите позиции через поиск, группу или отбор по свойствам
- 4Добавьте позиции в корзину, указав количество (двойной щелчок или кнопка добавления)
- 5Проверьте состав корзины: количество, цены, лишние строки
- 6Нажмите «Перенести в документ» и проверьте табличную часть
Отборы и поиск внутри формы подбора
Основная ценность подбора — в отборах. Типовые формы позволяют фильтровать номенклатуру по группе, виду номенклатуры, свойствам и дополнительным реквизитам, наличию на складе, ценовой группе. В торговых конфигурациях часто доступен отбор «только с остатками» — он скрывает позиции, которых нет на выбранном складе, и снижает риск продать отсутствующий товар.
Поиск работает по наименованию, артикулу и коду. Вводить можно часть слова — форма ищет по подстроке. Полезный приём: если позиции известны по артикулам из прайса поставщика, проще искать по артикулу, чем листать иерархию групп. В некоторых конфигурациях поддерживается поиск по штрихкоду — с подключённым сканером подбор превращается в инструмент быстрого набора документа сканированием.
Подбор сотрудников в кадровых документах
В 1С:ЗУП подбор работает по той же логике, но со справочником «Сотрудники». Форма подбора сотрудников открывается в документах «Приём на работу списком», «Кадровый перевод списком», премиях и других массовых приказах. Отборы позволяют выбрать сотрудников конкретного подразделения, должности или с определённым состоянием.
Отдельный сценарий — подбор в штатное расписание: при создании документа изменения штатного расписания позиции добавляются подбором из справочника «Штатное расписание». Здесь важно проверять дату документа: форма показывает позиции, действующие на указанную дату, и позиция, введённая позже, в подборе не появится.
В кадровом подборе есть нюанс с одним и тем же физическим лицом: если сотрудник оформлен на несколько мест работы (основное и совместительство), в списке подбора он отобразится несколькими строками. Переносить нужно именно ту строку, которая соответствует нужному месту работы, иначе документ оформится не на ту позицию.
Настройки формы подбора и права доступа
Поведение формы подбора частично настраивается. В торговых конфигурациях в разделе настроек номенклатуры можно задать, какие цены показывать, учитывать ли остатки по всем складам или только по складу документа, какой вариант поиска использовать. В форме подбора обычно есть кнопка настройки (шестерёнка), где включаются и отключаются колонки списка.
Если у пользователя подбор открывается, но не показывает цены или остатки, чаще всего дело в правах: роль пользователя может не включать доступ к регистрам цен и остатков. Это настраивается администратором через профили групп доступа. Второй типовой случай — пользователь видит подбор, но кнопка переноса неактивна: проверьте, что документ не проведён и табличная часть доступна для редактирования.
Типичные проблемы и их причины
Наиболее частая жалоба — «в подборе нет нужной позиции». Причины почти всегда одни и те же: позиция находится в другой группе, а включён отбор по группе; установлен фильтр «только с остатками», а остатка нет; у позиции не заполнен вид номенклатуры, по которому настроен отбор. Решение — снять отборы по очереди и найти, какой из них скрывает позицию.
Вторая типовая ситуация — после переноса в документ цены или количества отличаются от ожидаемых. Цены подставляются по типу цен или соглашению из шапки документа, а не «из справочника вообще». Если шапка заполнена после подбора или в ней другой тип цен, итог будет иным. Количество же переносится ровно то, что указано в корзине, — ошибка обычно в том, что позицию добавили несколько раз, и она задвоилась.
Как проверить результат подбора
Все позиции из корзины присутствуют, дублей нет
Строки задвоены или часть позиций отсутствует
Цены соответствуют типу цен или соглашению документа
Цены пустые или отличаются от ожидаемых — проверьте шапку документа
Совпадает с тем, что было указано в корзине
Количество удвоено — позиция добавлялась в корзину несколько раз
Альтернативы подбору: когда удобнее другие способы
Подбор — не единственный способ заполнить табличную часть. Для повторяющихся документов быстрее использовать копирование существующего документа или ввод на основании. Для загрузки больших перечней из прайсов подходит загрузка из Excel или табличного документа — во многих конфигурациях есть встроенная обработка загрузки, а для нетиповых случаев существуют внешние обработки.
Если документ всегда содержит примерно одинаковый набор позиций (например, ежемесячный заказ у поставщика), удобно сохранить шаблон корзины или использовать механизм заполнения по статистике продаж и заказам. Подбор остаётся оптимальным для разовых документов с умеренным числом строк, когда позиции нужно выбрать глазами по остаткам и ценам.
Способы заполнения табличной части
Разовые документы, выбор по остаткам и ценам; неудобен при сотнях строк из готового списка
Повторяющиеся документы с похожим составом; требует проверки актуальности цен и остатков
Большие перечни из внешних прайсов; требует сопоставления колонок и контроля соответствия номенклатуры
Розница и складская работа с физическим товаром; бесполезен без нанесённых штрихкодов
Что важно запомнить
Подбор — форма множественного выбора позиций из справочника с переносом в документ одной кнопкой. Заполняйте шапку документа до подбора, проверяйте корзину перед переносом и снимайте лишние отборы, если позиция не находится. Для повторяющихся и массовых загрузок рассмотрите копирование и импорт из Excel.
Частые вопросы о подборе в 1С
Почему кнопка «Подбор» неактивна в документе?
Чаще всего документ уже проведён — сначала отмените проведение. Реже причина в правах: у пользователя нет права изменения табличной части или доступа к справочнику номенклатуры. Также проверьте меню «Ещё» табличной части — команда может быть скрыта туда настройками формы.
Можно ли в подборе видеть остатки по нескольким складам?
В типовых торговых конфигурациях форма подбора может показывать остатки по складу документа или суммарно по доступным складам — это зависит от настроек формы и конфигурации. Если нужна детализация по складам, откройте отчёт по остаткам отдельно или настройте отображение остатков в настройках подбора, если такая опция предусмотрено вашей версией.
Почему в подборе не отображаются цены?
Цены подтягиваются по типу цен или соглашению, указанному в шапке документа. Если шапка не заполнена, колонка цен будет пустой. Вторая причина — на позицию просто не установлена цена этим типом цен: проверьте историю цен номенклатуры и установите цену при необходимости.
Как избежать дублей строк при подборе?
Перед переносом просматривайте корзину: если позиция добавлена дважды, удалите лишнюю строку или скорректируйте количество в одной. В некоторых конфигурациях при переносе одинаковые позиции автоматически сворачиваются в одну строку с суммированием количества — поведение зависит от настроек, поэтому надёжнее контролировать корзину вручную.
Чем подбор отличается от обычного выбора в поле строки?
Обычный выбор добавляет одну позицию в одну строку через выпадающий список. Подбор открывает полноценную форму с отборами, остатками, ценами и корзиной, позволяя добавить много позиций за один сеанс работы. Для одной-двух строк достаточно простого выбора, для десятков позиций подбор заметно быстрее.
Работает ли подбор со сканером штрихкодов?
Да, в конфигурациях с поддержкой торгового оборудования сканер работает и в форме подбора, и напрямую в табличной части документа: отсканированный товар добавляется строкой или увеличивает количество существующей. Убедитесь, что сканер подключён и настроен в разделе торгового оборудования, а у номенклатуры заполнены штрихкоды.