1С Управление нашей фирмой: как работать в программе

1С:Управление нашей фирмой (УНФ) — комплексная программа для малого бизнеса, которая объединяет продажи, закупки, склад, деньги, CRM, производство и зарплату в одной базе. Главная сложность для новичка — не интерфейс, а последовательность: если начать вводить документы до заполнения справочников и настроек, данные «поедут», и придётся переделывать работу заново.

Работа в УНФ строится вокруг документов: каждая хозяйственная операция (продажа, оплата, приём товара, перемещение) оформляется отдельным документом, а отчёты и остатки формируются автоматически на их основе. Поэтому основной навык пользователя — правильно создавать, проводить и находить документы.

Ниже разобран практический порядок освоения программы: от первого запуска и настройки до ежедневной работы с продажами, складом и деньгами, а также типичные ошибки, которые приводят к расхождениям в учёте.

Первый запуск и начальная настройка

При первом открытии базы УНФ предлагает пройти помощник первоначальной настройки. Не пропускайте его: здесь задаются реквизиты организации, система налогообложения, валюта учёта, варианты ценообразования и функциональность программы. От этих параметров зависит, какие документы и отчёты будут доступны и как будут считаться цены и налоги.

Раздел настроек находится в меню «Компания» — «Ещё больше возможностей». Здесь включаются и отключаются целые блоки: производство, работы, подсистема зарплаты, CRM, эквайринг. Практическое правило: включайте только то, чем реально пользуетесь. Лишние включённые разделы добавляют обязательные поля в документы и усложняют интерфейс.

Отдельно настройте пользователей и права (раздел «Компания» — «Пользователи»). Каждому сотруднику заводится своя учётная запись: это позволяет видеть, кто создал или изменил документ, и ограничивать доступ, например, к себестоимости и финансовым отчётам.

Заполнение справочников: фундамент учёта

Справочники — это карточки, на которые ссылаются документы. Минимальный набор перед стартом работы: номенклатура (товары и услуги), контрагенты (покупатели и поставщики), склады, банковские счета, виды цен. Без них документы либо не проведутся, либо проведутся с пустыми значениями.

Номенклатуру удобно загружать из Excel через встроенную обработку загрузки данных, если позиций много. Для каждой позиции укажите тип (товар, услуга, работа), единицу измерения, ставку НДС и, при необходимости, категорию и штрихкод. Ошибка в типе номенклатуры — частая причина проблем: услуга не попадает на склад, а товар, ошибочно заведённый как услуга, не формирует складских остатков.

В карточке контрагента заполняйте ИНН — программа может автоматически подтянуть наименование и адрес по данным ФНС. Для постоянных клиентов сразу укажите договор и вид цен: тогда при создании заказа цены подставятся автоматически.

Продажи: от заказа до отгрузки

Типовая цепочка продажи в УНФ выглядит так: счёт на оплату → заказ покупателя → расходная накладная → оплата. Использовать все звенья необязательно: при простой розничной схеме достаточно расходной накладной и оплаты, а счёт выставляется только при работе по безналичному расчёту.

Заказ покупателя резервирует товар на складе и фиксирует договорённости по ценам и срокам. На его основании одной кнопкой создаётся расходная накладная — она списывает товар со склада и формирует задолженность покупателя. Если отгрузка происходит частями, создавайте несколько накладных на один заказ: программа покажет, что отгружено, а что осталось.

Оплата оформляется документом «Поступление в кассу» или «Поступление на счёт». Важно указать тот же документ расчётов (заказ или накладную), иначе оплата «повиснет» как аванс, а долг покупателя в отчётах не закроется, хотя деньги получены.

1. 1
   Создайте заказ покупателя, проверьте цены и наличие товара
2. 2
   На основании заказа введите расходную накладную в день отгрузки
3. 3
   Зарегистрируйте оплату документом поступления на счёт или в кассу
4. 4
   Проверьте в отчёте «Дебиторская задолженность», что долг покупателя закрыт

Закупки и складской учёт

Закупка оформляется зеркально продаже: заказ поставщику → приходная накладная → оплата поставщику. Приходная накладная увеличивает складские остатки и формирует вашу задолженность перед поставщиком. Если поставщик даёт товар с отсрочкой, дата оплаты фиксируется в документе, и программа напомнит о сроке в отчёте по расчётам.

Складские операции, не связанные с куплей-продажей, оформляются отдельными документами: перемещение между складами, оприходование излишков, списание недостач, инвентаризация. Инвентаризация в УНФ делается документом «Инвентаризация запасов»: программа выводит учётные остатки, вы вносите фактические, и расхождения автоматически списываются или оприходуются.

Ключевой контрольный отчёт — «Остатки товаров» (раздел «Склад»). Сверяйте его с фактическим наличием регулярно: чем дольше откладывать сверку, тем труднее найти документ, в котором возникло расхождение.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки товара в отчёте

Норма

Остатки положительные и совпадают с фактом на складе

Тревожный признак

Отрицательные остатки — товар продан раньше, чем оприходован

Расчёты с покупателем

Норма

После оплаты долг по документу равен нулю

Тревожный признак

Одновременно висит долг и аванс — оплата не разнесена на документ

Движение денег

Норма

Остаток по счёту в программе равен банковской выписке

Тревожный признак

Расхождение — пропущено поступление или платёж введён дважды

Деньги и взаиморасчёты

Блок «Деньги» отвечает за кассу и банковские счета. Поступления и списания можно вводить вручную или загружать из клиент-банка через обмен — это существенно экономит время при большом числе платежей. После загрузки проверьте, что каждый платёж распределён на контрагента и документ расчётов.

Для контроля используйте отчёты «Дебиторская задолженность» и «Кредиторская задолженность»: они показывают, кто должен вам и кому должны вы, с детализацией по документам и срокам. Отчёт «Деньги» показывает остатки и движения по всем счетам и кассам.

Если ведёте управленческий учёт, дополнительно полезен отчёт «Доходы и расходы» — он формируется кассовым методом или методом начисления и показывает финансовый результат по статьям. Чтобы отчёт был корректным, статьи доходов и расходов нужно указывать в каждом платёжном документе.

Отчёты и контроль бизнеса

Все отчёты собраны в разделе «Отчёты» и сгруппированы по направлениям: продажи, закупки, склад, деньги, зарплата. Для ежедневного контроля руководителю обычно достаточно трёх-четырёх: валовая прибыль, остатки товаров, дебиторская задолженность и остатки денег.

Отчёт «Валовая прибыль» показывает выручку, себестоимость и маржу по каждой продаже. Он корректен только при условии, что закупочные цены в приходных накладных заполнены правильно: если товар оприходован по нулевой цене, прибыль будет завышена.

Любой отчёт можно настроить: изменить период, добавить группировку по менеджерам или категориям товаров, сохранить вариант под своим именем. Сохранённые варианты избавляют от повторной настройки при каждом открытии.

Как организовать ежедневную работу

Устойчивый режим работы в УНФ выглядит так: в течение дня менеджеры оформляют заказы и накладные по факту операций, платежи загружаются из банка или вводятся в день списания, складские документы проводятся в день физического движения товара. Перенос документов «на потом» — главная причина расхождений, потому что по памяти восстановить цены, количество и даты невозможно.

Раз в неделю проверяйте три контрольные точки: нет ли отрицательных остатков, совпадают ли остатки денег с банком и кассой, нет ли «зависших» неоплаченных заказов. Раз в месяц — инвентаризация хотя бы по ходовым позициям и сверка с ключевыми контрагентами.

Резервное копирование настройте с первого дня: для файловой базы достаточно регулярного копирования файла базы, для клиент-серверной — штатных средств СУБД. Проверяйте, что копия реально создаётся и её можно открыть.

Частые вопросы

Можно ли работать в УНФ без заказов, сразу через накладные?

Да, для простой схемы «продал — отгрузил» достаточно расходной накладной и оплаты. Заказ нужен, когда требуется резервирование товара, контроль частичных отгрузок или фиксация договорённостей с клиентом.

Почему в отчёте по остаткам товар «уходит в минус»?

Расходная накладная проведена датой раньше приходной, либо приход вообще не оформлен. Найдите позицию с отрицательным остатком, откройте по ней карточку движений и проверьте хронологию документов. Исправьте даты или введите пропущенный приход, затем перепроведите связанные документы.

Оплата от клиента получена, но долг в отчёте не закрылся. Что делать?

Откройте документ поступления денег и проверьте поле с документом расчётов: оплата должна ссылаться на тот же заказ или накладную, по которой висит долг. Если ссылка пустая или указан другой документ, исправьте её и перепроведите поступление.

Подходит ли УНФ для услуг без склада?

Да. В настройках можно отключить складской учёт или просто не использовать складские документы: услуги оформляются актами (расходными накладными с типом номенклатуры «услуга»), а учёт ведётся по заказам, работам и деньгам.

Нужно ли закрывать месяц в УНФ?

Жёсткой процедуры закрытия месяца, как в бухгалтерских конфигурациях, в УНФ нет. Достаточно периодической регламентной обработки: перепроведения документов при исправлениях, сверки остатков и расчётов, а при ведении учёта по себестоимости — контроля корректности цен в приходных документах.

Чем УНФ отличается от 1С:Бухгалтерии и нужна ли она отдельно?

УНФ — управленческая программа: продажи, склад, деньги, CRM. Регламентированная бухгалтерская и налоговая отчётность в ней ограничена, поэтому для сдачи отчётности обычно используют 1С:Бухгалтерию с настроенным обменом данными между программами.