Быстрый старт · 10 мин
1С Управление нашей фирмой: как пользоваться программой
Практическое руководство по работе в 1С:УНФ: первичные документы, товары, продажи, деньги, отчёты и права доступа. Пошаговые инструкции для начинающих пользователей.
«1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) — конфигурация, рассчитанная на малый бизнес: торговлю, услуги, производство и работу по заказам. Она объединяет в одной программе учёт товаров, денег, продаж, закупок, расчёты с контрагентами и простую отчётность. Главная ошибка новичков — пытаться освоить всё сразу. Практичнее настроить базовые разделы, а затем постепенно подключать остальные по мере появления задач.
Работа в УНФ строится вокруг документов: каждая хозяйственная операция (продажа, оплата, поступление товара) оформляется отдельным документом, который меняет остатки, долги и финансовый результат. Поэтому ключевой навык пользователя — понимать, какой документ за что отвечает и в какой последовательности их создавать.
С чего начать: первый запуск и настройка организации
При первом входе в новую базу запустите помощник начального заполнения, если он предлагается. Он проведёт по основным шагам: реквизиты организации, учётная политика, валюта, банковские счета. Если помощника нет, откройте раздел «Компания» и заполните карточку организации вручную: наименование, ИНН, КПП, адрес, систему налогообложения.
Проверьте настройки учётной политики до ввода первых документов: способ оценки запасов, порядок учёта НДС, резервы. Изменение этих параметров после начала работы может потребовать корректировки уже введённых данных, поэтому лучше определиться сразу.
- 1Заполните карточку организации: реквизиты, ИНН, банковский счёт
- 2Укажите систему налогообложения и параметры учётной политики
- 3Создайте пользователей и назначьте им роли
- 4Заполните справочники: контрагенты, номенклатура, склады
- 5Введите начальные остатки по товарам, деньгам и долгам
- 6Проверьте остатки отчётами до начала оперативной работы
Справочники: фундамент учёта
Справочники — это постоянные данные, на которые ссылаются документы. Три ключевых справочника в УНФ: «Контрагенты» (покупатели и поставщики), «Номенклатура» (товары, услуги, работы) и «Склады». Качество учёта напрямую зависит от того, насколько аккуратно они заполнены.
В карточке номенклатуры укажите вид (товар, услуга, работа), единицу измерения, ставку НДС и цену. Для товаров включите учёт по характеристикам или партиям, если это нужно вашему бизнесу — например, размеры одежды или сроки годности. Менять эти настройки после того, как по позиции прошли движения, затруднительно.
Избегайте дублей: перед созданием нового контрагента или товара воспользуйтесь поиском. Дубли искажают отчёты по долгам и остаткам, а склеивать их потом приходится вручную, документ за документом.
Продажи: от заказа до оплаты
Типовая цепочка документов продажи в УНФ выглядит так: «Заказ покупателя» → «Расходная накладная» → «Поступление денег» (или «Эквайринговая операция»). Заказ фиксирует договорённость и резервирует товар, накладная списывает товар со склада и формирует долг покупателя, документ оплаты закрывает долг.
Если вы не работаете с заказами, цепочку можно сократить: создавайте расходную накладную сразу. На её основании удобно вводить оплату через кнопку «Создать на основании» — программа подставит сумму и контрагента автоматически, что исключает расхождения.
Как проверить, что продажа оформлена правильно
После проведения расходной накладной откройте отчёт «Остатки товаров» — количество по позиции должно уменьшиться. Затем отчёт «Расчёты с покупателями» — долг по контрагенту должен увеличиться на сумму накладной. После ввода оплаты долг должен обнулиться или уменьшиться на сумму платежа.
Как проверить результат продажи
Уменьшился на отгруженное количество
Не изменился — накладная не проведена или склад указан неверно
Равен сумме неоплаченных накладных
Долг задвоен — возможно, оплата введена отдельным документом без связи с накладной
Поступление отражено по нужному счёту или кассе
Деньги есть, а долг не закрыт — оплата не распределена по документу
Закупки и складской учёт
Поступление товаров оформляется документом «Приходная накладная». Она увеличивает остаток на складе и создаёт долг перед поставщиком. Если поставщик сначала присылает счёт, можно оформить «Счёт на оплату поставщику» или «Заказ поставщику», а накладную создать на его основании при фактическом приходе товара.
Перемещение товара между складами делается документом «Перемещение запасов», списание брака — «Списание запасов», оприходование излишков — «Оприходование запасов». Не корректируйте остатки через приходные накладные от фиктивных поставщиков: это искажает расчёты и себестоимость.
Для сверки фактических остатков с учётными используйте документ «Инвентаризация запасов». Он сравнивает данные программы с введённым фактическим количеством и формирует документы на разницу.
Деньги: касса, банк и взаиморасчёты
Движение денег в УНФ отражается документами раздела «Деньги»: поступление и расход со счёта, приходный и расходный кассовый ордер, эквайринговые операции. Каждый документ оплаты желательно привязывать к документу основания (накладной, заказу), чтобы долги закрывались автоматически.
Загрузку выписок из банка можно автоматизировать через обмен с клиент-банком: программа создаст документы по платежам и попытается сопоставить контрагентов по ИНН и счетам. После загрузки обязательно просмотрите нераспознанные платежи и распределите их вручную.
Отчёты: как контролировать бизнес
УНФ содержит готовые отчёты, которых достаточно для ежедневного контроля. Минимальный набор: «Остатки товаров» (что есть на складах), «Расчёты с покупателями» и «Расчёты с поставщиками» (кто кому должен), «Движение денег» (касса и банк), «Продажи» и «Валовая прибыль» (результат работы).
В любом отчёте используйте отборы и периоды: например, долги конкретного покупателя или продажи по менеджеру за неделю. Настройки отчёта можно сохранить как вариант, чтобы не собирать заново.
Полезная привычка — еженедельная сверка трёх цифр: остаток денег по программе с реальным банком и кассой, сумма долгов покупателей с вашими ожиданиями, товарные остатки по ходовым позициям. Расхождения проще находить маленькими.
Какие отчёты использовать
Ежедневный контроль склада и заказов поставщикам. Не показывает деньги и долги
Контроль дебиторки и кредиторки. Требует корректной привязки оплат к накладным
Картина по кассе и банку за период. Не заменяет управленческий P&L
Оценка маржинальности продаж. Зависит от корректности себестоимости и партий
Пользователи, права и безопасная работа
Если в программе работает несколько человек, создайте каждому отдельного пользователя в разделе «Компания» → «Пользователи» и назначьте роли: продавцу — продажи и касса, кладовщику — складские документы, руководителю — полный доступ. Работа под одной учётной записью лишает возможности понять, кто внёс ошибочный документ.
Регулярно делайте резервные копии базы: для файлового варианта — копирование файла базы или выгрузка через конфигуратор, для серверного — штатные средства СУБД. Проверяйте, что копия действительно создаётся и восстанавливается.
Частые ошибки новичков и как их избежать
Самая распространённая проблема — отрицательные остатки: товар продаётся раньше, чем оприходован. Причина обычно в том, что приходная накладная не введена или введена более поздней датой, чем продажа. Следите за отчётом «Остатки товаров» с включённым контролем отрицательных остатков.
Вторая типичная ситуация — «зависшие» долги из-за нераспределённых оплат. Раз в неделю открывайте отчёт по расчётам и проверяйте контрагентов, у которых одновременно есть долг и аванс: это почти всегда признак оплаты без привязки.
Третья ошибка — ведение справочников «как попало»: один и тот же товар под разными названиями, контрагент с двумя вариантами написания. Введите простое правило именования и назначьте ответственного за справочники.
Что важно запомнить
УНФ осваивается через цепочку: справочники → документы → отчёты. Каждую операцию оформляйте правильным документом, привязывайте оплаты к накладным, еженедельно сверяйте деньги, долги и остатки, а перед любыми исправлениями прошлых периодов делайте резервную копию.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли работать в УНФ без бухгалтерского образования?
Да, конфигурация ориентирована на предпринимателей и менеджеров: документы называются хозяйственными терминами (накладная, оплата), а не проводками. Однако для налоговой отчётности и сложных операций (НДС, переходы между системами налогообложения) желательно привлекать бухгалтера хотя бы на этапе настройки.
Чем УНФ отличается от 1С:Бухгалтерии?
УНФ — управленческий учёт: продажи, заказы, склад, деньги, простая аналитика. 1С:Бухгалтерия — регламентированный учёт и сдача отчётности. Многие компании используют обе: оперативная работа в УНФ, а данные для налоговой передаются в бухгалтерскую программу.
Что делать, если продажа проведена, а товара на складе не было?
Возникнет отрицательный остаток. Найдите, почему товар не оприходован: введите пропущенную приходную накладную правильной датой (до продажи) или оформите оприходование по результатам инвентаризации. После этого перепроведите документы по позиции, чтобы себестоимость рассчиталась корректно.
Как исправить ошибку в уже проведённом документе?
Если период открыт и документ не участвовал в отчётности — откройте его, исправьте и перепроведите. Если период закрыт или данные ушли в отчётность, безопаснее создать корректировочный документ текущей датой, а не менять старый. Перед любыми массовых исправлениях сделайте резервную копию базы.
Можно ли работать в УНФ через интернет?
Да, есть облачный вариант через сервис 1С:Фреш, а также возможность опубликовать свою базу на веб-сервере или работать через удалённый доступ. Облачный вариант проще в обслуживании, но требует стабильного интернета и подписки.
Как перенести данные из Excel в УНФ?
Для номенклатуры, контрагентов и цен есть встроенная загрузка из табличных файлов: подготовьте файл в нужном формате, сопоставьте колонки полям справочника и загрузите. Перед загрузкой большого объёма проверьте результат на нескольких строках и сделайте копию базы.