Быстрый старт · 10 мин
1С УНФ: как работать в программе с нуля
Как работать в 1С УНФ: первоначальная настройка, справочники, продажи, закупки, склад, деньги и отчёты. Пошаговые инструкции, типичные ошибки и ответы на вопросы.
1С:Управление нашей фирмой (УНФ) — конфигурация для малого бизнеса, объединяющая продажи, закупки, склад, деньги, CRM и производство в одной базе. Чтобы работать в УНФ эффективно, важно не просто проводить документы, а выстроить правильную последовательность: сначала настройки и справочники, затем первичные операции, потом регламентные действия в конце периода.
Типичная ошибка новичков — сразу создавать счета и накладные, не заполнив организацию, банковские счета, виды цен и налоги. В результате документы содержат пустые поля, цены не подставляются, а отчёты показывают неполные данные. Правильный порядок описан ниже.
Материал ориентирован на типовую версию УНФ без доработок. Если ваша база изменена программистом, часть путей в меню может отличаться, но логика работы сохраняется.
Шаг 1. Первоначальная настройка компании
Откройте раздел «Компания» — «Настройки» — «Реквизиты организации». Заполните наименование, ИНН, КПП, адрес, систему налогообложения (ОСНО, УСН, патент). От выбранной системы зависят документы отчётности и расчёт налогов, поэтому проверьте значение дважды.
Добавьте банковские счета организации и кассу. Если планируете эквайринг, укажите договор с банком — без него оплаты картой не будут корректно разноситься. Затем в разделе «Настройки» включите нужные функциональные опции: складской учёт, подсистему CRM, производство, розничные продажи. Лишние опции лучше не включать — они засоряют интерфейс и замедляют освоение.
Заведите пользователей и назначьте права: руководителю — полные или роль «Добавление и изменение», продавцу — ограниченный профиль без доступа к настройкам и финансовым отчётам. Работа всех сотрудников под одним пользователем «Администратор» — частая причина потери данных без возможности понять, кто и когда изменил документ.
Шаг 2. Справочники: номенклатура, контрагенты, цены
В разделе «Закупки» или «Продажи» откройте справочник «Номенклатура». Для каждой позиции укажите наименование, единицу измерения, вид номенклатуры (товар, услуга, работа), ставку НДС. Для товаров, учитываемых на складе, включите признак запаса — иначе программа не будет списывать их со склада при продаже.
Контрагентов заводите в разделе «Компания» — «Контрагенты». Заполните ИНН — программа подтянет реквизиты автоматически при наличии подключённого сервиса 1С:Контрагент. Для каждого покупателя можно задать договор с условиями оплаты и видом цен: тогда в документах цены будут подставляться сами.
Цены устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры». Создайте виды цен (например, «Оптовая» и «Розничная»), затем оформите установку цен на дату. Без этого документа продажи будут создаваться с нулевой ценой.
- 1Заполните реквизиты организации и банковские счета
- 2Создайте виды цен и установите цены документом
- 3Заведите номенклатуру с правильным видом (товар/услуга)
- 4Добавьте контрагентов и договоры
- 5Проверьте: создайте тестовый заказ и убедитесь, что цена и ставка НДС подставились автоматически
Шаг 3. Продажи: от заказа до оплаты
Базовая цепочка продажи в УНФ: «Заказ покупателя» → «Расходная накладная» → «Поступление в кассу» или «Поступление на счёт». Заказ резервирует товар, накладная списывает его со склада и формирует долг покупателя, документ оплаты закрывает задолженность.
Если вы продаёте без заказов (розница, разовые отгрузки), допустимо создавать сразу расходную накладную. Но для оптовых продаж с отсрочкой платежа заказ обязателен: только по нему видны резервы и незакрытые потребности клиентов. Счёт на оплату формируется кнопкой «Создать на основании» из заказа — не заполняйте его вручную с нуля, чтобы избежать расхождений.
Оплату от покупателя регистрируйте документом «Поступление на счёт» (безнал) или «Поступление в кассу» (наличные). Если подключена загрузка выписок из банка, используйте обработку «Обмен с банком» — она создаст документы автоматически и свяжет их с заказами по назначению платежа.
Шаг 4. Закупки и складской учёт
Закупка оформляется цепочкой «Заказ поставщику» → «Приходная накладная» → «Оплата поставщику». Приходная накладная приходует товар на склад и формирует задолженность перед поставщиком. Проверьте, что в накладной указан правильный склад — иначе остатки по складским отчётам разойдутся с фактическими.
Для контроля склада используйте отчёты «Остатки запасов» и «Ведомость по товарам на складах» в разделе «Склад». Отрицательные остатки — сигнал ошибки: товар продан раньше, чем оприходован, либо приходная накладная проведена не той датой. УНФ позволяет запретить отрицательные остатки в настройках — для малого бизнеса это рекомендуется.
Перемещения между складами оформляйте документом «Перемещение запасов», инвентаризацию — «Инвентаризация запасов» с последующим оприходованием излишков или списанием недостачи. Не корректируйте остатки вручную через «Операцию» без понимания проводок — это ломает себестоимость.
Шаг 5. Деньги, взаиморасчёты и зарплата
Раздел «Деньги» показывает остатки на счетах и в кассах, движение средств и планируемые платежи. Все безналичные операции проводите через «Поступление на счёт» и «Расход со счёта», наличные — через кассовые документы. Передача наличных из кассы в банк оформляется документом «Расход из кассы» с видом операции «Взнос наличными в банк».
Взаиморасчёты смотрите в отчётах «Задолженность покупателей» и «Задолженность поставщикам». Если в отчёте появляются «перекрёстные» суммы (одновременно долг клиента и ваш долг тому же контрагенту), выполните зачёт взаимозадолженности документом «Взаимозачёт» или проверьте, что оплаты привязаны к правильным заказам.
Если ведёте зарплату в УНФ, включите раздел «Зарплата», заведите сотрудников и начисления. Начисление зарплаты делается документом «Начисление зарплаты» ежемесячно, выплата — расходными документами. Для компаний с несколькими сотрудниками этого достаточно; при сложных расчётах (северные надбавки, сложные удержания) рассмотрите 1С:ЗУП.
Как проверить результат
Совпадают на каждую дату
Расхождения — незагруженные выписки или дубли документов
Нет отрицательных позиций
Минус по товарам — ошибка в датах или пропущенный приход
Долги соответствуют реальным неоплаченным отгрузкам
Давно оплаченные заказы висят как долг — оплата не связана с заказом
Шаг 6. Отчёты и закрытие месяца
Ключевые управленческие отчёты УНФ: «Валовая прибыль», «Продажи», «Доходы и расходы», «Движение денежных средств». Они строятся по проведённым документам, поэтому осмысленны только при полном вводе первички. Если отчёт «Валовая прибыль» показывает нулевую себестоимость, проверьте, что товары оприходованы с ценами и что выполнено закрытие месяца.
Регламентная операция «Закрытие месяца» (раздел «Компания») рассчитывает себестоимость, распределяет затраты и формирует финансовый результат. Выполняйте её после ввода всех документов периода и до анализа отчётов. Перед закрытием месяца сделайте резервную копию.
Шаг 7. Когда УНФ недостаточно и как развиваться
УНФ рассчитана на малый бизнес до нескольких десятков пользователей. Признаки того, что конфигурация перестаёт справляться: сложное производство с многоуровневыми спецификациями, необходимость полноценного бухгалтерского учёта с регламентированной отчётностью крупного предприятия, десятки одновременно работающих пользователей с замедлением базы.
В таких случаях рассматривают связку УНФ с 1С:Бухгалтерией через штатный обмен данными или переход на 1С:ERP / Комплексную автоматизацию. Обмен с Бухгалтерией настраивается в разделе «Компания» — «Синхронизация данных»: УНФ остаётся системой оперативного учёта, а Бухгалтерия — инструментом регламентированной отчётности.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Начинайте с настройки организации и справочников, проводите документы цепочками «заказ → накладная → оплата», контролируйте отрицательные остатки, выполняйте закрытие месяца и делайте резервные копии перед массовыми изменениями.
Частые вопросы
Можно ли начать работать в УНФ без ввода начальных остатков?
Можно, если бизнес новый и остатков нет. Если склад и деньги уже существуют, введите остатки документами «Ввод начальных остатков» в разделе «Компания», иначе отчёты и себестоимость будут неверными с первого дня.
Почему в расходной накладной не подставляется цена?
Чаще всего не оформлен документ «Установка цен номенклатуры» на нужный вид цен, либо в договоре покупателя указан другой вид цен. Проверьте дату установки цен — она должна быть не позже даты накладной.
Что делать, если товар продан, а приходная накладная пришла позже?
Проведите приходную накладную реальной датой поступления, затем перепроведите расходную накладную и выполните закрытие месяца заново — себестоимость пересчитается. Впредь включите контроль отрицательных остатков в настройках.
Как загрузить банковскую выписку в УНФ?
Используйте обработку «Обмен с банком» в разделе «Деньги». Для клиент-банка загрузите файл выписки, для ДБО через 1С:ДиректБанк настройте прямое подключение. Программа создаст документы поступлений и списаний автоматически, а вам останется проверить сопоставление контрагентов.
Можно ли работать в УНФ через интернет?
Да. Варианты: облачный сервис 1С:Фреш, публикация базы на веб-сервере или аренда сервера с RDP/тонким клиентом. Для нескольких удалённых сотрудников облачный вариант обычно проще в поддержке.
Как ограничить продавцу доступ к финансовым отчётам?
В разделе «Компания» — «Администрирование» — «Пользователи и права» создайте профиль группы доступа без прав на разделы «Деньги» и настройки, назначьте его пользователю. Проверьте результат, войдя под этим пользователем.