Как в 1С открыть список документов: подробная инструкция

Список документов — основная рабочая форма в 1С, через которую пользователь видит все проведённые и непроведённые документы определённого вида: поступления, реализации, платёжные поручения, счета-фактуры и другие. Умение быстро открыть нужный список экономит значительную часть рабочего времени, особенно если конфигурация содержит сотни объектов.

Существует несколько способов попасть в список документов: через разделы главного меню, через универсальную команду «Все функции», через строку поиска и через переходы из связанных объектов. Каждый способ удобен в своей ситуации, и опытные пользователи комбинируют их в зависимости от задачи.

Ниже разобраны все рабочие варианты для типовых конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.3 — «Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Зарплата и управление персоналом» и других. Интерфейс в разных конфигурациях немного отличается, но общая логика одинакова.

Способ 1. Открытие списка через разделы главного меню

Стандартный путь — панель разделов в верхней или левой части окна. В «1С:Бухгалтерии» это разделы «Покупки», «Продажи», «Банк и касса», «Склад», «Операции» и другие. Нажмите на нужный раздел — откроется панель функций со ссылками на журналы документов, справочники и отчёты.

Например, чтобы увидеть все реализации, откройте раздел «Продажи» и щёлкните ссылку «Реализация (акты, накладные, УПД)». Откроется форма списка с колонками: дата, номер, контрагент, сумма, состояние проведения. Аналогично в разделе «Банк и касса» находятся платёжные поручения и кассовые документы.

Если нужного раздела не видно, проверьте настройки панели разделов: нажмите кнопку с изображением шестерёнки или трёх полос в углу панели и выберите «Настройка панели разделов». Возможно, раздел просто скрыт из-за ограниченного набора включённых функций.

Способ 2. Универсальная команда «Все функции»

Команда «Все функции» открывает полное дерево объектов конфигурации, включая те, что не выведены в меню. Нажмите кнопку с тремя горизонтальными полосами (обычно в левом верхнем углу окна) и выберите пункт «Все функции». В открывшемся окне раскройте ветку «Документы» — там перечислены все виды документов по алфавиту.

Двойной щелчок по названию открывает форму списка. Этот способ незаменим, когда документ редко используется и не вынесен в интерфейс, либо когда конфигурация была доработана и новые объекты ещё не добавлены в меню.

Если пункт «Все функции» отсутствует в меню, его нужно включить: главное меню (кнопка с тремя полосами) → «Сервис» → «Параметры» → установите флажок «Отображать команду "Все функции"». После этого пункт появится сразу.

1. 1
   Нажмите кнопку главного меню (три полосы) в левом верхнем углу
2. 2
   Выберите пункт «Все функции»
3. 3
   В дереве раскройте ветку «Документы»
4. 4
   Найдите нужный вид документа и дважды щёлкните по нему
5. 5
   Проверьте, что открылась форма списка с колонками даты, номера и контрагента

Способ 3. Поиск документа по строке поиска

В современных версиях платформы работает глобальный поиск по данным. Поле поиска расположено в правой части командной панели окна (значок лупы). Введите номер документа, часть названия контрагента или сумму — система покажет найденные объекты, включая документы.

Из результатов поиска можно перейти не только к самому документу, но и понять, к какому виду он относится, а затем открыть полный список этого вида. Поиск удобен, когда вы помните номер или контрагента, но не знаете, в каком разделе искать журнал.

Учтите ограничение: полнотекстовый поиск работает только если он включён в настройках информационной базы и индекс актуален. Если поиск не находит заведомо существующие документы, попросите администратора проверить расписание обновления индекса полнотекстового поиска.

Способ 4. Переход к списку из связанных объектов

Часто список документов открывается не напрямую, а из другого объекта. Например, из карточки контрагента доступна команда «Документы» или «Перейти» → «Документы контрагента» — откроется список, уже отфильтрованный по этому контрагенту. То же работает из карточки договора, склада, сотрудника.

Ещё один вариант — журналы документов. В ветке «Все функции» есть раздел «Журналы документов», где собраны смешанные списки: например, журнал «Складские документы» объединяет приходные и расходные ордера. Это удобно, когда нужно видеть несколько видов документов в одном окне.

Из отчётов тоже можно провалиться в документы: в оборотно-сальдовой ведомости или карточке счёта двойной щелчок по сумме расшифровывает её до списка проводок и первичных документов.

Как настроить отбор и сортировку в открытом списке

Открытый список почти всегда нужно сузить. Нажмите кнопку «Ещё» в командной панели списка и выберите «Настроить список». В окне настройки на вкладке «Отбор» добавьте условия: период, организация, контрагент, склад. Условия комбинируются по принципу «И» — список покажет только строки, удовлетворяющие всем отборам сразу.

Для быстрой фильтрации по периоду во многих конфигурациях прямо в форме списка есть поле выбора периода или кнопка «Установить период». Сортировка выполняется щелчком по заголовку колонки: первый щелчок — по возрастанию, повторный — по убыванию.

Через «Ещё» → «Настроить список» на вкладке «Поля» можно добавить или убрать колонки, а на вкладке «Условное оформление» — подсветить, например, непроведённые документы цветом. Чтобы вернуть исходный вид, используйте команду «Установить стандартные настройки» в том же окне.

Почему список документов не открывается или пуст

Самая частая причина пустого списка — забытый отбор. Если вчера вы фильтровали документы по одному контрагенту, настройка сохранилась, и сегодня список кажется пустым. Проверьте строку отбора в верхней части формы и сбросьте настройки через «Ещё» → «Настроить список» → «Установить стандартные настройки».

Вторая причина — ограничение прав. Если вид документа не отображается ни в меню, ни в «Все функции», вероятно, у вашей роли нет права «Просмотр» на этот объект. В этом случае самостоятельно проблему не решить: нужно обратиться к администратору 1С, чтобы он добавил соответствующую роль профилю пользователя.

Третья причина — функциональные опции. В типовых конфигурациях часть возможностей отключена по умолчанию: например, если в настройках не включён учёт по нескольким складам, документы перемещения могут быть скрыты. Проверьте раздел «Администрирование» → «Настройки» → соответствующие функциональные опции.

Частые ошибки при работе со списками документов

Начинающие пользователи нередко ищут документ не в том журнале: например, счёт-фактуру — в списке реализаций, хотя у счетов-фактур собственный журнал. Если документ не находится, проверьте, тот ли это вид объекта, и воспользуйтесь глобальным поиском по номеру.

Другая типичная ситуация — пользователь открывает список, видит документы, но не может их изменить: поля недоступны. Это признак того, что документ находится в закрытом периоде (установлена дата запрета редактирования) или у пользователя есть только право просмотра. Дата запрета настраивается администратором в разделе «Администрирование» → «Поддержка и обслуживание» → «Даты запрета изменения данных».

Как проверить, что открыт нужный список

После открытия формы убедитесь, что заголовок окна соответствует нужному виду документов — он отображается в шапке формы и на закладке окна. Сверьте состав колонок: для торговых документов обычно есть контрагент и сумма, для кадровых — сотрудник, для банковских — счёт и назначение платежа.

Проверьте итоговое количество строк и период: если вы ожидаете увидеть документы за квартал, а отображается только текущий день, расширьте период. Для точечной проверки найдите заведомо существующий документ по номеру через поиск внутри списка (поле поиска в командной панели формы).

Контрольные точки

Как проверить результат

Заголовок формы

Норма

Совпадает с нужным видом документов, например «Реализация (акты, накладные, УПД)»

Тревожный признак

Открыт другой журнал или справочник

Строки списка

Норма

Видны документы за ожидаемый период, проведённые помечены соответствующей пиктограммой

Тревожный признак

Список пуст или показывает чужой период — вероятно, действует сохранённый отбор

Доступность действий

Норма

Кнопки «Создать», «Скопировать», «Провести» активны

Тревожный признак

Кнопки неактивны — не хватает прав или период закрыт для редактирования

FAQ

Как открыть список всех документов сразу, а не одного вида?

Используйте журналы документов: в «Все функции» раскройте ветку «Журналы документов» — там собраны объединённые списки по участкам учёта (складские, банковские, кадровые). Полного списка абсолютно всех документов базы в типовых конфигурациях нет, но журналы покрывают основные участки.

Почему в меню нет пункта «Все функции»?

Команда отключена в настройках интерфейса. Откройте главное меню → «Сервис» → «Параметры» и включите флажок «Отображать команду "Все функции"». Если и этого пункта нет, возможно, администратор ограничил настройки для вашей роли.

Можно ли открыть список документов сразу с отбором по контрагенту?

Да. Откройте карточку контрагента и воспользуйтесь командой перехода к документам (обычно «Перейти» → «Документы» или ссылка «Документы» на панели навигации карточки). Список откроется уже отфильтрованным по этому контрагенту.

Документ есть в базе, но в списке его не видно. Что делать?

Сначала сбросьте настройки списка: «Ещё» → «Настроить список» → «Установить стандартные настройки». Затем найдите документ через глобальный поиск по номеру. Если документ находится поиском, но в списке не отображается, проверьте дату документа — возможно, он вне установленного периода отбора.

Как открыть список документов, если работаю в веб-клиенте через браузер?

Все описанные способы работают и в веб-клиенте: панель разделов, «Все функции» и поиск доступны так же. Отличие лишь в том, что горячие клавиши могут перехватываться браузером, поэтому надёжнее пользоваться кнопками меню мышью.

Кто может настроить права, если список документов мне недоступен?

Только администратор информационной базы или пользователь с правами на управление профилями доступа. Он добавляет нужную роль в ваш профиль в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав». Самостоятельно расширить свои права штатными средствами нельзя — это сделано для защиты данных учёта.