Автоматизация · 10 мин
Заявки в 1С: как создавать, согласовывать и обрабатывать
Как работать с заявками в 1С: виды заявок, создание, согласование, статусы, типовые ошибки и настройка маршрутов. Практическая инструкция для пользователей.
Заявка в 1С — это электронный документ, которым сотрудник инициирует какое-либо действие: закупку товара, расход денежных средств, ремонт оборудования, отпуск, выдачу материалов со склада. В отличие от бумажной заявки, документ в 1С проходит маршрут согласования, хранит историю изменений и связан с последующими документами — заказами, платежами, накладными.
Механизм заявок встроен в большинство типовых конфигураций: «1С:Управление торговлей», «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Документооборот». Конкретный состав заявок зависит от конфигурации: в торговых решениях это заявки на расходование средств и заказы поставщику, в ЗУП — заявки на отпуск и справки, в ERP — заявки на ремонт и обеспечение потребностей.
Работа с заявками строится по единой логике: инициатор создаёт документ, заполняет обязательные поля, отправляет на согласование, согласующие утверждают или отклоняют, после чего заявка превращается в исполнительный документ или закрывается. Ниже разобраны типовые сценарии, настройка маршрутов и ошибки, которые чаще всего мешают процессу.
Какие виды заявок есть в типовых конфигурациях 1С
Прежде чем создавать заявку, нужно понять, какой именно документ соответствует вашей задаче. В разных конфигурациях набор заявок отличается, но основные группы совпадают.
В финансовом блоке (УТ, КА, ERP) основной документ — «Заявка на расходование денежных средств». Она резервирует платёж, проходит согласование и затем превращается в «Списание безналичных денежных средств» или «Расходный кассовый ордер». В закупках используются «Заказ поставщику» и «Заявка на обеспечение» потребностей в материалах.
В кадровых конфигурациях (ЗУП) сотрудники оформляют заявки на отпуск, на справку с места работы, на изменение личных данных — часто через сервис «1С:Кабинет сотрудника». В «1С:Документооборот» заявки реализованы как процессы согласования и ознакомления произвольных документов.
Как создать заявку: общий порядок действий
Независимо от вида заявки последовательность действий у пользователя одна и та же. Различия касаются только набора полей и раздела, где находится документ.
Откройте нужный раздел программы. Например, в УТ и ERP заявка на расход средств находится в разделе «Казначейство» → «Заявки на расходование денежных средств», в ЗУП заявки сотрудников — в разделе «Кадры» или через кабинет сотрудника. Нажмите кнопку «Создать» и при необходимости выберите вид операции.
Заполните обязательные поля: организацию, подразделение, автора, предмет заявки, сумму или количество, желаемую дату исполнения. Поля, отмеченные красным подчёркиванием или звёздочкой, обязательны — без них документ не проведётся. После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть», затем отправьте заявку на согласование, если это не происходит автоматически.
- 1Откройте раздел с нужным видом заявок и нажмите «Создать»
- 2Заполните обязательные поля: организация, подразделение, предмет, сумма или количество, дата
- 3Проверьте остатки, лимиты или график, если программа их контролирует
- 4Нажмите «Провести» и отправьте заявку на согласование
- 5Дождитесь смены статуса на «Утверждена» или «Согласована»
- 6Проверьте, что на основании заявки создан исполнительный документ
Создание заявки на расходование денежных средств
Это самый частый сценарий в торговых и ERP-конфигурациях. Перейдите в раздел «Казначейство» → «Заявки на расходование денежных средств» и нажмите «Создать». Выберите хозяйственную операцию: оплата поставщику, возврат клиенту, выдача подотчётному лицу, перечисление налогов и так далее — от операции зависит состав полей.
Укажите организацию, подразделение-инициатор, сумму и валюту, контрагента и договор, статью расходов или движения денежных средств. Поле «Желательная дата платежа» влияет на платёжный календарь: заявка попадёт в план оплат на указанную дату. Если ведётся бюджетирование, программа может проверить соответствие заявки лимитам.
После проведения заявка получает статус «Не согласована» и попадает к согласующим лицам. Пока заявка не утверждена, оплату по ней создать нельзя — это контрольное свойство процесса. После утверждения казначей формирует платёж прямо из формы заявки по кнопке «Создать на основании».
Заявки на отпуск и кадровые заявки в ЗУП
В «1С:Зарплата и управление персоналом» сотрудник может подать заявку на отпуск через сервис «1С:Кабинет сотрудника» (веб- или мобильное приложение) либо заявку оформляет кадровик непосредственно в программе. В кабинете сотрудник выбирает вид отпуска, даты, видит остаток дней и отправляет заявку руководителю.
Руководитель получает уведомление, согласовывает или отклоняет заявку, после чего она поступает кадровику. Кадровая служба на основании согласованной заявки создаёт документ «Отпуск», который формирует приказ и рассчитывает отпускные. Разрывать эту цепочку и создавать «Отпуск» вручную без заявки можно, но тогда теряется контроль согласования.
Аналогично работают заявки на справку с места работы, справку 2-НДФЛ (в части, где она ещё применяется), изменение паспортных данных и отсутствие по личным причинам. Состав доступных заявок администратор настраивает в параметрах кабинета сотрудника.
Настройка маршрутов согласования
Маршрут согласования определяет, кто и в каком порядке утверждает заявку. В типовых конфигурациях согласование настраивается через роли и адресные настройки: например, заявки до определённой суммы согласует руководитель подразделения, свыше — финансовый директор. Конкретные пороги и состав согласующих задаёт администратор совместно с владельцем процесса.
В «1С:Документооборот» маршруты гибче: там используются шаблоны процессов согласования с последовательными или параллельными этапами, условиями по сумме и типу документа, сроками исполнения и эскалацией при просрочке. В УТ и ERP механика проще — статусная модель плюс список ответственных.
При настройке проверьте три вещи: у каждого согласующего есть права на документы заявки, замещение настроено на период отпуска ключевых лиц, а уведомления (внутренние или почтовые) реально доходят до адресатов. Тестовую заявку прогоните по маршруту целиком до запуска процесса в работу.
Статусы заявки и контроль исполнения
Типовая цепочка статусов: «Черновик» (или «Не согласована») → «На согласовании» → «Согласована / Утверждена» → «К исполнению» → «Исполнена» или «Закрыта». Отклонённая заявка возвращается инициатору с комментарием. Состав статусов зависит от конфигурации и настроек.
Контролировать исполнение удобно через списки документов с отбором по статусу и дате, а также через платёжный календарь для денежных заявок. В ERP и КА есть отчёты по заявкам, показывающие зависшие документы: согласованные, но не оплаченные, или просроченные по дате исполнения.
Признак корректно завершённого процесса — связанный исполнительный документ (платёж, заказ, отпуск) создан на основании заявки, а сама заявка переведена в конечный статус. Если исполнительный документ создан вручную без связи с заявкой, в отчётах появится «неисполненная» заявка, и контроль лимитов даст искажённую картину.
Как проверить результат
Заявка утверждена и переведена в конечный статус после исполнения
Заявка неделями висит «На согласовании» или «К исполнению»
Платёж или заказ создан на основании заявки, связь видна в структуре подчинённости
Исполнительный документ создан отдельно, заявка числится неисполненной
Согласующие получают уведомления и видят заявку в своём списке
Заявки находят только случайно, согласующий не знает о них
Типовые ошибки и ограничения механизма
Самая частая проблема — заявка «зависает», потому что у согласующего нет прав на документ или он не настроен в маршруте для данного подразделения. Вторая типичная ситуация: пользователь создаёт платёж напрямую, минуя заявку, и ломает бюджетный контроль. Третья — дубли заявок, когда инициатор не видит свою заявку в списке из-за отбора и создаёт её повторно.
Есть и ограничения: типовые маршруты в УТ и КА относительно просты, сложные условия (разные ветки по сумме, параллельное согласование нескольких служб) требуют либо перехода на «1С:Документооборот», либо доработки конфигурации. Также заявка не заменяет договор и счёт — это внутренний документ инициации, а не основание для внешних обязательств.
Что важно запомнить
Заявка в 1С — это документ-инициатор с маршрутом согласования и связью с исполнительными документами. Создавайте заявку в правильном разделе, заполняйте обязательные поля, доводите статус до конечного и формируйте оплату или приказ только на основании заявки — тогда контроль лимитов и отчётность будут достоверными.
Частые вопросы о заявках в 1С
Где найти заявки, если в меню их не видно?
Скорее всего, раздел скрыт настройками интерфейса или у пользователя не хватает прав. Проверьте через «Все функции» (в тонком клиенте: главное меню → «Все функции») наличие документа, а затем обратитесь к администратору для выдачи роли или включения раздела в настройках панели навигации.
Можно ли изменить заявку после отправки на согласование?
Обычно нет: документ блокируется для редактирования, пока идёт согласование. Нужно либо отозвать заявку (если такая команда предусмотрена), либо попросить согласующего отклонить её с комментарием, после чего создать исправленную версию. В некоторых конфигурациях доступна корректировка с перезапуском маршрута.
Что делать, если заявку отклонили?
Откройте документ и прочитайте комментарий согласующего — типовые механизмы требуют указывать причину отказа. Исправьте замечания и отправьте заявку повторно либо создайте новую, если старая переведена в недоступный для редактирования статус. Не дублируйте заявку без анализа причины отказа.
Как согласовать заявку, если согласующий в отпуске?
В типовых конфигурациях предусмотрено замещение: администратор назначает заместителя на период отсутствия, и заявки автоматически направляются ему. Если замещение не настроено, заявки будут ждать возврата сотрудника — поэтому замещение стоит оформлять заранее, до ухода в отпуск.
Чем заявка отличается от заказа поставщику?
Заявка — внутренний документ потребности: она фиксирует, что подразделению что-то нужно, и запускает согласование. Заказ поставщику — уже обязательство перед контрагентом с конкретными позициями, ценами и сроками. В типовых процессах заказ создаётся на основании согласованной заявки или потребности.
Можно ли подавать заявки с телефона?
Да, если внедрены мобильные решения: «1С:Кабинет сотрудника» для кадровых заявок, мобильный клиент для УТ/ERP или «1С:Документооборот» с мобильным приложением для согласований. Без этих сервисов работа с заявками возможна только через веб-клиент или удалённый доступ к программе.