Заказ-наряд в 1С: как создать и оформить документ

Заказ-наряд — основной документ для автосервисов, мастерских по ремонту техники и сервисных компаний, которые ведут учёт в 1С. Он объединяет в одном документе перечень работ, израсходованные запчасти и материалы, данные об исполнителях и итоговую стоимость для клиента. На его основании списываются товары со склада, начисляется оплата мастерам и формируется акт выполненных работ.

Документ «Заказ-наряд» есть в конфигурациях «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ), «1С:Альфа-Авто», отраслевых решениях для автосервиса и в ряде самописных конфигураций. В «1С:Бухгалтерии» типового документа с таким названием нет — там ремонтные операции оформляются через «Оказание услуг» или «Отчёт производства за смену». Ниже разобрана работа на примере УНФ как наиболее распространённого варианта; логика в других решениях схожа.

Перед созданием первого заказ-наряда убедитесь, что заполнены базовые справочники: контрагенты, номенклатура с типом «Услуга» и «Запас», склады, сотрудники и цены. Незаполненный справочник — самая частая причина ошибок при проведении: документ не находит цену, склад списания или способ расчёта зарплаты.

Где находится заказ-наряд и какие бывают статусы

В 1С:УНФ журнал заказ-нарядов открывается через раздел «Продажи» → «Заказ-наряды». В «1С:Альфа-Авто» документ доступен в подсистеме «Автосервис». Если пункта в меню нет, проверьте включённую функциональность: в УНФ перейдите в «Настройки» → «Ещё больше возможностей» и активируйте опцию учёта работ и заказ-нарядов в разделе «Продажи».

Заказ-наряд обычно проходит несколько состояний: «Открыт» (заявка принята), «В работе» (мастера приступили), «Выполнен» (работы завершены), «Закрыт» (расчёты произведены). Статусы влияют на отчёты и резервирование материалов: пока заказ-наряд открыт, запчасти могут числиться в резерве под конкретный заказ и не быть доступны для продажи другим клиентам.

Не путайте заказ-наряд с заказом покупателя: заказ покупателя фиксирует намерение клиента приобрести товар, а заказ-наряд — факт выполнения работ с расчётом себестоимости и оплаты труда исполнителей. В УНФ заказ-наряд может быть создан на основании заказа покупателя, если услуга сопровождается продажей товара.

Подготовка справочников перед первым документом

Заведите номенклатуру работ с типом «Услуга» и укажите для каждой позиции норму времени, если планируете рассчитывать сдельную оплату. В карточке услуги в УНФ есть вкладка с составом работ и материалов — заполнив её один раз, вы получите автоматическое заполнение табличных частей заказ-наряда по кнопке «Заполнить по составу».

Материалы и запчасти заводятся с типом «Запас». Проверьте, что по складу, с которого будут списываться материалы, ведётся количественный учёт и у пользователя есть права на списание. Сотрудники-исполнители должны быть оформлены в справочнике «Сотрудники» с указанием сдельного тарифа или процента от стоимости работ, если используется автоматический расчёт начислений.

Пошаговое создание заказ-наряда

Откройте журнал «Заказ-наряды» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, заказчика (контрагента), дату и, при необходимости, договор. В отраслевых решениях для автосервиса дополнительно заполняется автомобиль: марка, госномер, VIN, пробег — эти данные попадут в печатную форму и историю обслуживания.

На вкладке «Работы» добавьте услуги: выберите номенклатуру, укажите количество (нормо-часы или единицы), цену и исполнителя. Если в карточке услуги настроен состав, используйте кнопку заполнения — программа сама подставит работы и связанные материалы. На вкладке «Запчасти» (в УНФ — «Материалы») укажите списываемые позиции, склад и количество.

Проверьте вкладку «Оплата» или «Итоги»: там отражается общая сумма работ и материалов, скидка и НДС. После проверки нажмите «Провести». Документ спишет материалы со склада, зарезервирует или зафиксирует выручку и, при настроенном расчёте, сформирует данные для начисления сдельной оплаты.

1. 1
   Откройте «Продажи → Заказ-наряды» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, заказчика и дату в шапке документа
3. 3
   На вкладке «Работы» добавьте услуги, количество, цены и исполнителей
4. 4
   На вкладке «Запчасти» укажите материалы, склад списания и количество
5. 5
   Проверьте итоговую сумму, скидку и НДС
6. 6
   Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок
7. 7
   Распечатайте заказ-наряд или акт по кнопке «Печать»

Расчёт оплаты исполнителей и списание материалов

Если в конфигурации включён расчёт зарплаты, заказ-наряд формирует начисления исполнителям по сдельным расценкам. В УНФ для этого в карточке работы указывается расценка или процент, а начисления собираются в документ «Начисление зарплаты» за период. Проверяйте, что исполнитель указан в каждой строке работ — строки без исполнителя не попадут в расчёт.

Материалы списываются по складскому учёту при проведении документа. Если на складе недостаточно остатков, программа либо запретит проведение (при включённом контроле остатков), либо проведёт документ в минус — это зависит от настройки «Контролировать остатки» в параметрах учёта. Проведение в минус приводит к отрицательным остаткам и искажает себестоимость, поэтому перед проведением сверяйте наличие по отчёту «Остатки на складах».

Печать заказ-наряда и документы на его основании

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в форме документа. В УНФ доступны формы «Заказ-наряд» и «Акт выполненных работ»; в отраслевых решениях — расширенные формы с перечнем работ, нормо-часами и подписями сторон. Если типовая форма не подходит, её можно доработать через механизм внешних печатных форм без изменения конфигурации.

На основании заказ-наряда вводятся связанные документы: счёт на оплату, акт, расходная накладная, приходный кассовый ордер или эквайринговая операция. Используйте кнопку «Создать на основании» — тогда документы свяжутся, и в структуре подчинённости будет видна вся цепочка от заказа до оплаты. Это упрощает сверку с клиентом и поиск документов при спорах.

Контрольные точки

Как проверить результат

Движения документа

Норма

Материалы списаны со склада, выручка отражена, начисления исполнителям сформированы

Тревожный признак

Документ проведён, но движений по складу нет — проверьте тип номенклатуры и склад

Остатки на складе

Норма

Остатки уменьшились на количество из заказ-наряда, отрицательных позиций нет

Тревожный признак

Появились минусы — документ проведён без контроля остатков

Сумма в акте

Норма

Сумма акта совпадает с итогом заказ-наряда с учётом скидки и НДС

Тревожный признак

Расхождения — не все строки заполнены или цена подтянулась из устаревшего прайса

Типичные ошибки и как их избежать

Наиболее частая проблема — нулевые цены в работах из-за незаполненного прайса. Вторая по распространённости — списание материалов не с того склада, что приводит к минусам на одном складе и завышенным остаткам на другом. Третья — отсутствие исполнителя в строках работ, из-за чего сдельная оплата не начисляется, и мастера получают меньше положенного.

Отдельная группа ошибок связана с правами: менеджер не видит кнопку проведения или не может выбрать склад. Это решается настройкой ролей пользователя, а не выдачей полных прав «на всякий случай» — полные права позволяют случайно изменить закрытые периоды и справочники.

Альтернативы, если типового заказ-наряда нет

В конфигурациях без документа «Заказ-наряд» (например, «1С:Бухгалтерия предприятия») услуги с материалами оформляют комбинацией документов: «Реализация (акты, накладные)» для услуг и «Требование-накладная» для списания материалов в расход. Это рабочий вариант для редких ремонтных операций, но он не даёт расчёта сдельной оплаты и истории обслуживания по объектам.

Если заказ-наряды — основной документ бизнеса, а в используемой конфигурации его нет, рассмотрите переход на УНФ или отраслевое решение: самописная доработка типовой бухгалтерии обычно обходится дороже и усложняет обновления.

Сравнение вариантов учёта

Заказ-наряд в УНФ или отраслевом решении

Подходит для регулярного сервисного бизнеса: работы, материалы, исполнители и сдельная оплата в одном документе. Требует заполнения справочников и настройки цен.

Акт + требование-накладная в 1С:Бухгалтерии

Подходит для разовых работ без расчёта сдельной оплаты. Не формирует историю обслуживания и начисления мастерам.

Самописная доработка

Оправдана при нестандартных процессах, но усложняет обновления и требует поддержки разработчика.

Частые вопросы

Можно ли изменить проведённый заказ-наряд после оплаты клиентом?

Технически можно, но делать это в закрытом периоде небезопасно: изменятся движения по складу, выручке и начислениям. Правильнее создать корректировочный документ или новый заказ-наряд на разницу, чтобы сохранить аудиторский след.

Почему материалы не списываются при проведении?

Чаще всего у номенклатуры указан тип «Услуга» вместо «Запас» — услуги не имеют складских движений. Также проверьте, что в строке указан склад и что в настройках учёта не отключено списание запасов для данного вида операции.

Как распределить стоимость работ между несколькими исполнителями?

В УНФ исполнитель указывается в каждой строке работ, поэтому распределение делается разбиением работ по строкам. Если несколько мастеров выполняли одну работу, добавьте её несколькими строками с долями количества или используйте коэффициенты в настройках расчёта, если конфигурация их поддерживает.

Можно ли выставить счёт до выполнения работ?

Да. Создайте счёт на оплату на основании заказ-наряда в статусе «Открыт» — сумма подтянется из документа. После выполнения работ проведите заказ-наряд и оформите акт; предоплата зачтётся при взаиморасчётах.

Что делать, если клиент отказался от части работ?

Откройте заказ-наряд до момента его закрытия, удалите или уменьшите соответствующие строки работ и материалов, перепроведите документ. Если документ уже закрыт и по нему были расчёты, оформите корректировку или возврат, а не редактируйте исходный документ.

Как посмотреть историю обслуживания по конкретному клиенту или автомобилю?

Откройте карточку контрагента и перейдите к связанным документам, либо используйте журнал заказ-нарядов с отбором по заказчику. В отраслевых решениях для автосервиса история обслуживания доступна также из карточки автомобиля.