Автоматизация · 9 мин
Как вести учёт грузоперевозок в 1С
Как организовать учёт грузоперевозок в 1С: выбор конфигурации, справочники ТС и водителей, оформление рейсов, путевых листов, ГСМ и расчётов с заказчиками и перевозчиками.
Учёт грузоперевозок в 1С строится вокруг трёх контуров: заказы и рейсы, транспортные средства с водителями, затраты и взаиморасчёты. В зависимости от масштаба бизнеса используют либо типовые конфигурации (1С:Управление нашей фирмой, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP), либо отраслевые решения класса TMS на платформе 1С — например, «1С:Управление автотранспортом» или «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автопарком».
Ключевая ошибка начинающих — пытаться вести перевозки «в свободной форме»: рейсы в Excel, путевые листы в Word, расчёты с заказчиками в голове. Такой подход быстро приводит к потере данных о пробеге, топливе и задолженности. В 1С все эти участки связываются документами: заказ порождает рейс, рейс — путевой лист и списание ГСМ, а по итогам формируется акт и счёт заказчику.
Ниже разобран практический порядок настройки: от выбора конфигурации до контроля рентабельности рейсов. Инструкции ориентированы на типовые механизмы; точные названия меню могут отличаться в зависимости от конфигурации и её версии.
Выбор конфигурации под задачи перевозчика
Первый шаг — определить, хватит ли типовой конфигурации или нужна отраслевая. Типовые решения (УНФ, КА, ERP) закрывают учёт услуг, взаиморасчётов и затрат, но не содержат специализированных объектов: рейсов, путевых листов, норм расхода топлива, маршрутных листов. Их придётся дорабатывать или заменять регистрами и документами собственной разработки.
Отраслевые конфигурации на платформе 1С (например, «1С:Управление автотранспортом», «1С:TMS. Логистика») уже содержат готовые документы «Заказ на перевозку», «Рейс», «Путевой лист», справочники ТС и прицепов, расчёт зарплаты водителей по рейсам и отчёты по пробегу и рентабельности. Для автопарка от нескольких машин это обычно дешевле и быстрее, чем доработка типовой.
Сравнение вариантов учёта
Подходит, если перевозки — побочная услуга и рейсов мало. Ограничение: нет путевых листов и учёта ГСМ по нормам, нужны доработки.
Подходит собственному автопарку: путевые листы, ГСМ, ремонты, шины. Ограничение: слабее блок экспедирования и мультимодальных перевозок.
Подходит экспедиторам и логистическим операторам: заказы, рейсы, привлечённые перевозчики, тендеры. Ограничение: выше стоимость внедрения и требования к дисциплине ввода данных.
Настройка справочников: ТС, водители, маршруты
До первого рейса заполняют нормативно-справочную информацию. В карточке транспортного средства указывают госномер, марку и модель, тип ТС, грузоподъёмность, объём кузова, собственника (собственное или привлечённое), нормы расхода топлива и данные о прицепе. От корректности этих данных зависят списание ГСМ и расчёт себестоимости рейса.
В справочнике водителей фиксируют сотрудника или внешнего исполнителя, категорию прав, привязку к основному ТС. Для контрагентов-заказчиков настраивают договоры с типом «с покупателем» (услуги перевозки), а для привлечённых перевозчиков — договоры с поставщиками. Если используются типовые маршруты, их заводят отдельным справочником с точками погрузки и выгрузки и расстоянием.
- 1Заведите организацию, договоры с заказчиками и перевозчиками
- 2Заполните справочник ТС: госномера, нормы ГСМ, владельцы
- 3Внесите водителей и привяжите их к автомобилям
- 4Создайте типовые маршруты с точками и расстояниями
- 5Настройте виды цен или тарифы на перевозки
- 6Проведите тестовый рейс и проверьте все связанные документы
Оформление заказа и рейса
Работа начинается с документа «Заказ на перевозку» (в некоторых конфигурациях — «Заказ клиента» с видом услуги). В нём указывают заказчика, договор, маршрут или адреса погрузки и выгрузки, характер груза, вес, объём, плановые даты и стоимость. Заказ фиксирует обязательство перед клиентом и служит основанием для планирования рейса.
На основании заказа создаётся документ «Рейс» (или «Маршрутный лист»): назначается конкретное ТС, водитель, прицеп, плановое время выезда. Один рейс может объединять несколько заказов разных клиентов — это важно для сборных перевозок. После выполнения рейс переводится в статус «выполнен», что разблокирует закрывающие документы.
Путевые листы и учёт ГСМ
Путевой лист — обязательный первичный документ для списания топлива и начисления зарплаты водителю. В 1С он оформляется на смену или на рейс: указываются показания одометра на выезде и возвращении, остатки топлива, заправки по чекам или топливным картам, маршрут. Программа рассчитывает пробег и нормативный расход по нормам из карточки ТС.
Списание ГСМ выполняется документом путевого листа автоматически или отдельным документом «Списание ГСМ». Расход сверх нормы в типовых механизмах выделяется отдельно — такие суммы требуют объяснительных и не всегда принимаются в налоговом учёте. Топливо по топливным картам учитывают через авансовые отчёты или специализированный учёт по картам, сверяясь с отчётами топливного оператора.
Расчёты с заказчиками и привлечёнными перевозчиками
По выполненным рейсам формируют реализацию услуг: документ «Реализация услуг» или «Акт об оказании услуг» создаётся на основании заказа или рейса, в него подтягиваются согласованные тарифы. Если тариф зависит от пробега или веса, в отраслевых конфигурациях расчёт выполняется автоматически по данным рейса. Оплата закрывается поступлением на расчётный счёт, задолженность контролируется в отчётах по взаиморасчётам.
С привлечёнными перевозчиками работают зеркально: оформляют «Заказ поставщику» (заказ перевозчику), по факту — поступление услуг с актом. Разница между ценой для клиента и ценой перевозчика формирует маржу экспедиции, которую удобно анализировать в отчёте по заказам.
Затраты, ремонты и рентабельность
Помимо топлива, на рейс или ТС относят затраты на ремонты, шины, страхование, платные дороги, зарплату водителей. В отраслевых решениях для этого есть документы «Заказ на ремонт», учёт шин и агрегатов, а зарплата водителей начисляется сдельно — от пробега, количества рейсов или выручки. В типовых конфигурациях затраты собирают через статьи расходов с аналитикой по автомобилю.
Итоговый контроль — отчёты «Рентабельность рейсов», «Анализ работы ТС», «Пробег и расход ГСМ». Они показывают выручку, прямые затраты и прибыль по каждой машине и маршруту. Если отчёт по рейсу показывает убыток, проверяют тариф, простой и холостые пробеги.
Контроль результата и типовые проверки
После внедрения учёта полезно ежемесячно выполнять короткую сверку: все ли рейсы закрыты путевыми листами, все ли акты выставлены по выполненным рейсам, нет ли «висящей» задолженности перевозчикам. Такая сверка занимает меньше часа и предотвращает накопление ошибок.
Как проверить результат
По каждому выполненному рейсу есть акт или он включён в сводный акт
Рейсы выполнены, но выручка не отражена
Показания одометра непрерывны, без разрывов и отрицательных пробегов
Скачки одометра, пробег без документов
Фактический расход в пределах нормы с небольшими отклонениями
Систематический перерасход без объяснений
Дебиторка по заказчикам соответствует условиям договоров
Просроченная задолженность без претензионной работы
Частые вопросы
Можно ли вести грузоперевозки в 1С:Бухгалтерии?
Частично: в 1С:Бухгалтерии можно выставлять акты за перевозку, учитывать топливо по авансовым отчётам и вести взаиморасчёты. Но путевых листов, рейсов и нормативного списания ГСМ там нет — их придётся вести во внешних таблицах. Для автопарка больше 2–3 машин это быстро становится неудобным.
Как учитывать сборные перевозки, когда в одной машине грузы разных клиентов?
В отраслевых конфигурациях один рейс связывается с несколькими заказами: каждый заказ несёт свою стоимость и точку выгрузки, а затраты рейса распределяются по заказам пропорционально весу, объёму или выручке. В типовых конфигурациях такое распределение придётся делать вручную.
Как оформить работу с привлечённым перевозчиком?
Создайте договор с контрагентом с видом «с поставщиком», оформите заказ перевозчику на конкретную перевозку, а по факту — поступление услуг на основании его акта и транспортной накладной. Стоимость его услуг ляжет в себестоимость заказа клиента.
Обязательно ли оформлять путевой лист на каждый рейс?
Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, выезжающее на линию, — на смену, день или срок до одного месяца в зависимости от принятого порядка. Без него расходы на топливо и зарплату водителя не имеют документального подтверждения.
Как начислять зарплату водителям по рейсам?
В отраслевых решениях настраивают сдельные тарифы: за километр, за рейс, за тонну или процент от выручки. Данные берутся из путевых листов и рейсов, начисление попадает в расчётную ведомость. В типовых конфигурациях сдельные наряды придётся вводить вручную.
Что важно запомнить
Учёт грузоперевозок в 1С строится на цепочке «заказ → рейс → путевой лист → акт» и корректно заполненных справочниках ТС, водителей и маршрутов. Для автопарка выбирайте отраслевую конфигурацию, контролируйте ГСМ по нормам и ежемесячно сверяйте рентабельность рейсов и взаиморасчёты.