Как создать согласование в 1С:Документооборот

Согласование в 1С:Документооборот — это бизнес-процесс, который направляет документ ответственным лицам для получения их решения: «согласовано», «согласовано с замечаниями» или «не согласовано». Процесс можно запустить вручную из карточки документа, настроить автоматический старт по шаблону или встроить согласование в комплексный процесс с подписанием и регистрацией.

Правильно настроенное согласование снимает с сотрудников необходимость лично обходить руководителей: система сама рассылает задачи, фиксирует сроки, напоминает о просрочке и сохраняет историю решений. Ниже разобраны подготовительные настройки, ручной запуск, работа с шаблонами, контроль исполнения и типовые ошибки, которые мешают процессу завершиться.

Материал ориентирован на типовые конфигурации 1С:Документооборот КОРП и ПРОФ актуальных редакций. В отраслевых и сильно доработанных решениях названия команд и форм могут отличаться, но логика построения процесса сохраняется.

Подготовка: что должно быть настроено до запуска согласования

Процесс согласования опирается на справочные данные системы, поэтому сначала проверьте их заполненность. В карточке документа обязательно должны быть указаны подготовивший сотрудник, подразделение и вид документа — от этих полей зависят автоподстановки в шаблонах и права доступа. Если документ создаётся без вида, часть настроек маршрутизации работать не будет.

Убедитесь, что у пользователей, которых планируется включать в маршрут, заполнены карточки в справочнике «Сотрудники»: должность, подразделение, действующий пользователь системы. Если у сотрудника не указан пользователь, задача согласования не сможет быть ему адресована, и процесс остановится с ошибкой исполнения.

Отдельно проверьте права. Запускать процесс может пользователь с правом записи документа; согласующему достаточно права чтения документа и роли, допускающей выполнение задач. Если согласующий не видит сам документ, настройте права доступа к виду документов или выдайте разрешение через механизм делегирования.

Ручной запуск согласования из карточки документа

Самый простой способ — запустить согласование вручную. Откройте карточку внутреннего, входящего или исходящего документа и на закладке «Обработка» (или через кнопку «Запустить в обработку») выберите процесс «Согласование». Система создаст новый процесс и откроет его карточку.

В карточке процесса добавьте исполнителей в табличную часть. Для каждого участника укажите сотрудника или роль, срок исполнения и при необходимости комментарий. Порядок строк определяет последовательность обхода при последовательном согласовании, поэтому располагайте участников в нужной очерёдности.

Выберите вариант согласования: последовательный (каждый следующий получает задачу после предыдущего), параллельный (задачи уходят всем одновременно) или смешанный. Также определите, что происходит при отрицательном результате: процесс прерывается либо продолжается по маршруту. После заполнения нажмите «Старт» — система разошлёт задачи и зафиксирует дату запуска.

1. 1
   Откройте карточку документа и перейдите на закладку «Обработка»
2. 2
   Создайте процесс «Согласование»
3. 3
   Добавьте исполнителей и задайте сроки
4. 4
   Выберите порядок: последовательный или параллельный
5. 5
   Укажите поведение при отказе в согласовании
6. 6
   Нажмите «Старт» и проверьте, что задачи появились у исполнителей

Настройка шаблона согласования для типовых документов

Если однотипные документы согласуются регулярно, ручной запуск быстро становится лишней работой. В разделе настроек процессов создайте шаблон согласования: укажите наименование, список исполнителей или ролей, сроки в рабочих или календарных днях и порядок обхода. Шаблон можно привязать к виду документа, чтобы он подставлялся автоматически.

Для привязки откройте карточку вида документа и на закладке обработки укажите шаблон по умолчанию. После этого при создании документа этого вида пользователю будет предложен готовый маршрут, а при настройке автозапуска процесс стартует без участия инициатора — например, при записи документа в определённом состоянии.

В шаблонах поддерживаются автоисполнители: вместо конкретного человека можно указать «Руководитель подразделения автора» или «Непосредственный руководитель». Система вычислит исполнителя в момент старта по данным карточки документа. Это удобно, когда маршрут зависит от того, кто подготовил документ.

Ручной запуск или шаблон

Ручной запуск

Подходит для разовых и нестандартных документов; требует действий инициатора каждый раз

Шаблон с предложением

Маршрут подставляется автоматически, пользователь только подтверждает старт

Шаблон с автозапуском

Процесс стартует сам при заданном событии; требует тщательной проверки условий, чтобы не порождать лишние процессы

Параллельное и последовательное согласование: что выбрать

Последовательное согласование используют, когда решение каждого участника зависит от предыдущего: например, сначала согласует профильный специалист, затем юрист, затем руководитель. Маршрут длиннее по времени, но исключает ситуацию, когда руководитель тратит время на документ, который потом вернут на доработку с нижнего уровня.

Параллельный вариант сокращает общий срок: все участники получают задачи одновременно. Он уместен, когда согласующие независимы — например, финансовый и кадровый контролёры проверяют разные аспекты одного документа. Учтите, что при параллельном маршруте отрицательный результат одного участника может сделать бессмысленной работу остальных, если настроено прерывание процесса.

Смешанный порядок объединяет оба подхода: часть этапов идёт последовательно, внутри этапа участники работают параллельно. Это стандартная схема для договоров: параллельная проверка юристом и финансистом, затем последовательное согласование руководством.

Маршрут решения

Как выбрать порядок согласования

Решение вышестоящего зависит от заключения нижестоящегоИспользуйте последовательное согласование

Участники проверяют независимые аспекты документаНастройте параллельное согласование для экономии времени

Есть и независимые проверки, и иерархия утвержденияСоберите смешанный маршрут с этапами

Документ срочный и маршрут короткийПараллельный запуск с жёстким сроком и эскалацией

Контроль исполнения и проверка результата

После старта следите за процессом в карточке документа на закладке «Обработка» либо в списке процессов. Там видно, кто уже выполнил задачу, какое решение принял и кто сейчас держит процесс. Просроченные задачи подсвечиваются, а при настроенных напоминаниях система сама уведомляет исполнителей и инициатора.

По завершении процесса результат фиксируется в карточке документа: состояние согласования меняется на «Согласован», «Не согласован» или «Согласован с замечаниями». Результаты каждого участника вместе с комментариями сохраняются в истории — их можно посмотреть в карточке процесса и в листе согласования, который при необходимости выводится на печать.

Проверьте работу маршрута на тестовом документе до включения шаблона для всех: запустите процесс, убедитесь, что задачи пришли нужным людям, сроки рассчитаны верно, а результат корректно отразился в состоянии документа. Это занимает несколько минут и избавляет от массовых ошибок при автозапуске.

Контрольные точки

Как проверить результат настройки

Задачи у исполнителей

Норма

Задача появилась в списке «Мои задачи» у нужного сотрудника

Тревожный признак

Задача не создана или ушла другому пользователю — проверяйте роли и карточки сотрудников

Срок исполнения

Норма

Срок рассчитан от даты старта по графику работы

Тревожный признак

Срок пустой или явно неверный — проверьте настройки шаблона и производственный календарь

Состояние документа

Норма

После завершения всех этапов статус изменился на «Согласован»

Тревожный признак

Процесс завершён, а состояние не изменилось — проверяйте настройку обработки результата

Типичные ошибки и ограничения

Частая проблема — процесс стартует и сразу падает с ошибкой исполнения. Почти всегда причина в незаполненной роли или сотруднике без связанного пользователя. Перед запуском шаблона в эксплуатацию проверьте состав всех ролей, участвующих в маршруте, и актуальность кадровых данных.

Вторая типичная ошибка — запуск нескольких процессов согласования по одному документу. Система позволяет это сделать, и тогда участники получают дублирующие задачи, а итоговое состояние документа становится неоднозначным. Перед повторным запуском прерывайте предыдущий процесс, а не создавайте новый параллельно.

Учитывайте и ограничения: согласующий не может изменить сам документ, если у него нет прав записи — он только выносит решение и пишет комментарий. Если требуется, чтобы участник правил файл или текст, включите в маршрут этап исполнения или рассмотрения, а не только согласование. Также помните, что изменение документа после согласования в строгих схемах требует повторного прохождения маршрута — настройте это правило осознанно.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли запустить согласование без шаблона?

Да. Шаблон нужен только для автоматизации повторяющихся маршрутов. Разовое согласование создаётся вручную из карточки документа: вы добавляете исполнителей, сроки и запускаете процесс. Такой процесс ничем не отличается по механике от созданного по шаблону.

Что делать, если согласующий в отпуске или уволен?

Используйте механизм замещения: в карточке сотрудника или через настройку делегирования укажите заместителя на период отсутствия — задачи будут перенаправлены автоматически. Если задача уже создана, администратор или инициатор может перенаправить её другому исполнителю из карточки процесса.

Как вернуть документ на доработку после отрицательного согласования?

Настройте в процессе поведение при результате «Не согласовано»: процесс может завершиться с соответствующим состоянием документа либо автоматически создать задачу автору на доработку. После исправления документ отправляется на повторное согласование — новым процессом или циклом внутри комплексного маршрута.

Можно ли согласовать не документ, а файл или задачу?

Да, процесс согласования применим к файлам, мероприятиям, проектам и другим объектам системы, для которых включена обработка. Механика та же: из карточки объекта создаётся процесс, исполнители получают задачи, результат фиксируется в истории объекта.

Почему согласующий видит задачу, но не видит сам документ?

Причина в правах доступа: у пользователя нет права чтения на вид документа или на конкретный объект с ограниченным доступом. Настройте права на уровне вида документов, групп доступа или включите автоматическое предоставление прав участникам процесса — в типовой конфигурации такая опция предусмотрена в настройках обработки.

Как узнать, кто и когда согласовал документ?

Откройте карточку документа и перейдите на закладку «Обработка» — там отображаются завершённые процессы с решениями участников и датами. Для официальных целей сформируйте лист согласования: печатная форма содержит список согласующих, их решения, даты и комментарии.