Как создать процесс согласования в 1С:Документооборот

Процесс согласования в 1С:Документооборот позволяет автоматизировать прохождение документа по цепочке ответственных лиц: от инициатора до руководителя, бухгалтера или юриста. Вместо передачи бумаг и устных договорённостей система сама рассылает задачи, фиксирует сроки и сохраняет историю решений.

Настройка занимает от нескольких минут для разового согласования до нескольких часов для типового шаблона с автоматическим запуском. Ниже разобраны оба варианта: ручной запуск процесса по конкретному документу и создание шаблона, который будет стартовать автоматически при регистрации документов определённого вида.

Материал ориентирован на пользователей с правами администратора или настройщика процессов. Если у вас нет доступа к разделу «Настройка и администрирование», часть шагов потребуется выполнить совместно с администратором системы.

Что понадобится перед настройкой

Перед созданием процесса убедитесь, что в системе заполнены базовые данные. Во-первых, должен существовать сам документ (внутренний, входящий или исходящий), к которому привязывается согласование. Во-вторых, в справочнике «Пользователи» должны быть заведены все согласующие лица с указанием подразделений и ролей.

Проверьте, что в настройках программы включена работа с процессами: раздел «Настройка и администрирование» → «Настройка программы» → «Процессы и задачи». Если механизм процессов отключён, команды создания процесса в карточке документа будут недоступны.

Также определите заранее логику маршрута: кто согласует первым, кто последним, нужно ли параллельное согласование несколькими лицами и что происходит при отрицательном решении. Продуманная схема на бумаге сэкономит время при настройке и убережёт от переделок.

Как запустить разовое согласование по документу

Разовый процесс подходит, когда документ уникален или маршрут каждый раз разный. Откройте карточку документа, перейдите на закладку «Процессы и задачи» (или используйте кнопку «Создать процесс» на панели) и выберите тип процесса «Согласование».

В открывшейся карточке процесса заполните поля: наименование (система подставит его автоматически, но его можно уточнить), срок исполнения, описание задачи для согласующих. Затем добавьте исполнителей в табличную часть — по одному или списком.

Для каждого исполнителя задайте порядок согласования: «Последовательно» — задачи приходят по очереди, «Параллельно» — все получают задачи одновременно, «Смешанно» — можно комбинировать этапы. После заполнения нажмите «Запустить и закрыть» — система создаст задачи и разошлёт их исполнителям.

1. 1
   Откройте карточку документа и выберите «Создать процесс — Согласование»
2. 2
   Заполните наименование, срок и описание задачи
3. 3
   Добавьте согласующих в табличную часть и задайте порядок (последовательно или параллельно)
4. 4
   Нажмите «Запустить и закрыть»
5. 5
   Проверьте, что у первого исполнителя появилась задача в списке «Мои задачи»

Как создать шаблон процесса согласования

Шаблон нужен, когда однотипные документы согласуются регулярно по одной схеме — например, все договоры проходят юриста и финансового директора. Откройте раздел «Процессы и задачи» → «Шаблоны процессов» и создайте новый шаблон типа «Согласование».

В карточке шаблона укажите наименование, срок по умолчанию и добавьте исполнителей. Ключевое отличие от разового процесса — возможность использовать автоподстановки вместо конкретных людей: «Руководитель автора документа», «Ответственный за подразделение» и другие. При запуске система сама определит, кто займёт каждую роль.

Сохраните шаблон. Чтобы он запускался автоматически при регистрации документов определённого вида, откройте карточку вида документов (справочник «Виды документов»), перейдите к настройкам процессов и укажите шаблон в поле «Согласование». Теперь каждый новый документ этого вида будет автоматически получать процесс согласования.

Сложный маршрут через комплексный процесс

Если документ должен пройти несколько этапов — например, согласование, затем подписание, затем регистрацию — используйте комплексный процесс. В нём этапы связываются последовательно или по условиям, и каждый этап может быть отдельным процессом со своими исполнителями и сроками.

Настройка исполнителей и сроков

Исполнителем может быть конкретный пользователь, роль (например, «Юрист» — задача уйдёт всем, кто включён в роль, а выполнит её один из них) или автоподстановка. Роли удобны, когда ответственный может меняться: достаточно обновить состав роли, не трогая шаблоны.

Сроки задаются либо абсолютной датой, либо относительной длительностью (например, 2 рабочих дня на каждого согласующего). В шаблонах удобнее относительные сроки — они автоматически пересчитываются при каждом запуске. Учитывайте, что расчёт идёт по графику работы организации, если он настроен.

Дополнительно можно настроить эскалацию — автоматическое уведомление руководителя, если задача просрочена. Это делается через настройки контроля и оповещений в разделе администрирования процессов.

Используйте роли вместо конкретных фамилий в шаблонах. При увольнении сотрудника достаточно заменить состав роли — все шаблоны продолжат работать без правок. Шаблоны с «зашитыми» фамилиями придётся исправлять вручную.

Как проходит согласование со стороны исполнителя

Согласующий видит задачу в списке «Мои задачи» или получает уведомление на почту, если оповещения настроены. Открыв задачу, он видит сам документ, описание и кнопки результата: «Согласовано», «Согласовано с замечаниями» или «Не согласовано». Результат можно сопроводить комментарием.

При варианте «Согласовано с замечаниями» документ считается согласованным, но замечания фиксируются в истории. При отрицательном результате процесс завершается или возвращается инициатору на доработку — в зависимости от настроек. Инициатор может исправить документ и запустить согласование повторно.

История согласования сохраняется в карточке документа на закладке «Процессы и задачи»: видно, кто, когда и какое решение принял, с какими комментариями. Эти данные используются при разборе спорных ситуаций и аудите.

Контрольные точки

Как проверить результат

Задача у исполнителя

Норма

Задача «Согласовать документ» появилась в списке «Мои задачи» у первого согласующего

Тревожный признак

Задачи нет ни у кого — процесс не запущен или исполнитель определён некорректно

Переход по цепочке

Норма

После согласования первым лицом задача появляется у следующего в маршруте

Тревожный признак

Процесс завершился после первого исполнителя, хотя маршрут длиннее

Статус документа

Норма

После завершения всех этапов документ получил состояние «Согласован»

Тревожный признак

Документ остался в статусе «На согласовании» при выполненных задачах

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — процесс запущен, но задача никому не пришла. Причины: у роли не заполнен состав, автоподстановка не смогла определить пользователя (например, у автора документа не указан руководитель), либо у исполнителя нет прав на документ. Проверяйте заполнение справочников до запуска.

Вторая ошибка — изменение документа во время согласования. Если документ редактируется после того, как кто-то его уже согласовал, прежние результаты теряют смысл. В настройках можно включить автоматическое прерывание процесса при изменении предмета — это защитит от согласования устаревшей версии.

Учитывайте ограничение: типовой процесс согласования не поддерживает произвольную логику ветвления «если сумма больше X — добавить директора». Такие условия реализуются через комплексные процессы с условиями маршрутизации или через доработку конфигурации. Для нестандартных схем привлекайте специалиста по 1С.

FAQ: частые вопросы о согласовании в 1С:Документооборот

Можно ли согласовывать документ без создания шаблона?

Да. Разовый процесс создаётся прямо из карточки документа командой «Создать процесс — Согласование». Шаблон нужен только для повторяющихся маршрутов, чтобы не настраивать цепочку каждый раз вручную.

Что делать, если согласующий в отпуске или уволен?

Используйте механизм замещения: в карточке пользователя настройте заместителя на период отсутствия — задачи будут перенаправляться автоматически. Если сотрудник уволен, обновите состав роли, и новые задачи уйдут актуальному исполнителю. Уже созданные задачи можно перенаправить вручную.

Как настроить параллельное согласование несколькими лицами?

В табличной части процесса выделите нужных исполнителей и установите для них порядок «Параллельно». Все они получат задачи одновременно, а процесс перейдёт дальше, когда каждый вынесет решение. Можно комбинировать: часть этапов параллельно, часть последовательно.

Можно ли автоматически запускать согласование при создании документа?

Да. В карточке вида документов укажите шаблон согласования в настройках процессов. При регистрации нового документа этого вида система предложит запустить процесс или запустит его автоматически — в зависимости от настроек вида документа.

Где посмотреть, кто и когда согласовал документ?

Откройте карточку документа и перейдите на закладку «Процессы и задачи» — там отображаются все процессы по документу. Внутри процесса доступна история: исполнители, даты выполнения задач, результаты и комментарии. Также доступны отчёты по процессам в разделе «Отчёты».

Что происходит с документом при отказе в согласовании?

Процесс завершается с результатом «Не согласовано», документ получает соответствующий статус. Инициатор может доработать документ и запустить согласование заново — предыстория сохранится и будет видна всем участникам повторного процесса.