Как создать новый процесс в 1С:Документооборот

Бизнес-процессы в 1С:Документооборот — это механизм, который автоматизирует маршруты движения документов и задач: согласование договора, рассмотрение входящего письма, исполнение поручения руководителя. Процесс можно запустить вручную из карточки документа или автоматически по настроенному шаблону. Понимание разницы между типами процессов и умение правильно заполнить карточку — ключ к тому, чтобы задачи доходили до исполнителей вовремя и с корректными сроками.

Создать процесс может пользователь с соответствующими правами: обычно это любой сотрудник для процессов по своим документам, а настройка шаблонов и автоматических маршрутов доступна администраторам и пользователям с ролью настройки нормативно-справочной информации. Ниже разобраны типы процессов, ручной и автоматический запуск, контроль исполнения и типичные ошибки.

Какие типы процессов есть в 1С:Документооборот

Перед созданием процесса нужно понять, какой тип соответствует вашей задаче. Каждый тип имеет собственную логику маршрута и набор полей. Неверно выбранный тип приведёт к тому, что задачи будут формироваться не так, как ожидают участники.

Основные типы процессов в типовой конфигурации:

• Согласование — документ проходит одного или нескольких согласующих, результат — «Согласовано», «Согласовано с замечаниями» или «Не согласовано».
• Рассмотрение — документ направляется руководителю или ответственному, который формирует резолюцию или решение.
• Исполнение — выполнение поручений и резолюций с контролем сроков и ответственным исполнителем.
• Ознакомление — участники ставят отметку о прочтении документа.
• Утверждение — финальное утверждение документа уполномоченным лицом.
• Регистрация — регистрация документа в журнале с присвоением номера.
• Поручение — отдельное задание, не обязательно привязанное к документу.
• Комплексный процесс — объединяет несколько этапов разных типов в единый маршрут.

Создание процесса из карточки документа

Самый частый сценарий — запуск процесса непосредственно из документа. Так предмет подставляется автоматически, и риск ошибиться минимален.

1. 1
   Откройте карточку документа (внутреннего, входящего или исходящего).
2. 2
   Нажмите кнопку «Создать процесс» на командной панели или перейдите на закладку «Процессы и задачи» и выберите «Создать».
3. 3
   Выберите тип процесса, например «Согласование».
4. 4
   Укажите исполнителей: конкретного пользователя, роль или подразделение.
5. 5
   Заполните срок исполнения и при необходимости описание задачи.
6. 6
   Нажмите «Старт» — задачи будут сформированы и появятся у участников в списке «Мои задачи».

При выборе исполнителя доступны три варианта: конкретный пользователь, роль (например, «Руководитель юридического отдела» — тогда задача уйдёт тому, кто занимает эту роль) или целое подразделение. Роль предпочтительнее, если исполнители меняются: при замене сотрудника маршрут перенастраивать не придётся.

Обратите внимание на поле «Вариант согласования» для процессов согласования: последовательное (участники по очереди), параллельное (все одновременно) или смешанное. Для срочных документов параллельное согласование сокращает общий срок, но усложняет учёт замечаний.

Создание процесса через раздел «Процессы и задачи»

Если документа ещё нет или нужно выдать поручение без предмета, процесс создаётся из общего раздела. Откройте «Процессы и задачи» → «Процессы», нажмите «Создать» и выберите нужный тип. Далее заполните карточку так же, как при запуске из документа.

В этом режиме поле «Предмет» заполняется вручную: нажмите кнопку выбора и укажите документ или другой объект. Для поручений предмет можно не задавать — достаточно текста задачи. Проверьте автора процесса: именно он по умолчанию становится контролёром и получает уведомления о выполнении.

Настройка шаблонов процессов

Для повторяющихся маршрутов — например, стандартное согласование договоров юристом и финансистом — создают шаблон. Шаблон хранит состав участников, сроки и порядок этапов, а пользователь при запуске только выбирает шаблон, не заполняя карточку заново.

Шаблон создаётся в разделе «Настройка» → «Шаблоны процессов» или из карточки вида документа на закладке «Процессы». В шаблоне задаются те же поля, что и в процессе, но вместо конкретных сотрудников обычно указывают роли и автоподстановки: «Автор документа», «Руководитель автора», «Ответственный за договорную работу». При старте система вычислит реальных исполнителей.

Шаблон можно привязать к виду документа и сделать обязательным: тогда документ нельзя будет зарегистрировать или утвердить, пока процесс не запущен. Это основной способ встроить маршрут в регламент работы, не полагаясь на дисциплину сотрудников.

Начинайте с одного-двух простых шаблонов для самых массовых документов. Попытка сразу описать все маршруты комплексными процессами обычно заканчивается тем, что шаблоны устаревают и сотрудники запускают процессы вручную.

Автоматический запуск и комплексные процессы

Процесс может стартовать автоматически при наступлении события: создании документа определённого вида, изменении состояния, наступлении даты. Настройка выполняется администратором через правила автозапуска в виде документа или в шаблоне. Это снимает с пользователей обязанность помнить о запуске маршрута.

Комплексный процесс используют, когда маршрут состоит из нескольких этапов: например, рассмотрение → согласование → утверждение → регистрация. В конструкторе комплексного процесса этапы соединяются стрелками, для каждого задаётся свой шаблон и условия перехода. Такой маршрут наглядно отображается в виде схемы, что упрощает контроль.

Контроль исполнения и проверка результата

После старта процесса автор и контролёр видят его ход в карточке документа на закладке «Процессы и задачи» и в разделе «Процессы и задачи» → «Контроль». Там отображаются активные задачи, исполнители, сроки и просрочки. Просроченные задачи подсвечиваются, при настроенных уведомлениях участники получают письма или оповещения в программе.

Контрольные точки

Как проверить результат

Задача у исполнителя

Норма

Задача видна в списке «Мои задачи» с корректным сроком и предметом

Тревожный признак

Задачи нет — процесс не стартован или исполнитель определён неверно

Маршрут

Норма

Этапы идут в заданном порядке, следующая задача создаётся после завершения предыдущей

Тревожный признак

Задачи создаются все сразу при последовательном маршруте — проверьте вариант исполнения

Завершение

Норма

После выполнения всех задач процесс имеет состояние «Завершён», результат виден в карточке документа

Тревожный признак

Процесс «висит» активным — есть невыполненная задача, найдите её в контроле

Если задача ушла не тому исполнителю, её можно перенаправить: откройте задачу и используйте команду «Перенаправить», указав нового исполнителя и комментарий. При необходимости весь процесс можно прервать — например, если документ отозван. Прерванный процесс сохраняется в истории с указанием причины.

Частые ошибки при создании процессов

Отдельная группа проблем связана с правами: пользователь не видит кнопку создания процесса или не может выбрать исполнителя. Обычно это означает, что ему не назначена нужная роль или ограничен доступ к подразделениям. Вопрос решается администратором через настройку прав доступа, а не изменением самого процесса.

Частые вопросы

Можно ли изменить маршрут уже запущенного процесса?

Да, автор или контролёр может перенаправить отдельную задачу другому исполнителю или добавить участника, если это предусмотрено настройками. Полностью перестроить маршрут нельзя — в этом случае процесс прерывают и создают новый с корректными параметрами.

Почему исполнитель не видит задачу в списке «Мои задачи»?

Чаще всего процесс не был стартован, задача адресована роли, которую исполнитель не занимает, или у пользователя нет прав на предмет процесса. Проверьте состояние процесса, состав роли и права доступа к документу.

Чем поручение отличается от процесса исполнения?

Поручение — самостоятельная задача, которая может существовать без документа и не требует формирования резолюции. Исполнение обычно привязано к документу и результату рассмотрения: резолюция руководителя автоматически формирует задачи исполнителям.

Как запускать один и тот же процесс быстрее?

Сохраните маршрут как шаблон в разделе «Шаблоны процессов» и привяжите его к виду документа. Тогда при создании документа нужный процесс будет предлагаться или запускаться автоматически, без ручного заполнения участников.

Можно ли создать процесс по нескольким документам сразу?

Да, в карточке процесса на закладке предметов можно добавить несколько объектов. Все участники увидят полный комплект документов, а результат процесса будет относиться ко всем связанным предметам.

Что делать, если процесс завис и не завершается?

Откройте контроль процесса и найдите невыполненную задачу: уточните у исполнителя причину, перенаправьте задачу или завершите её за исполнителя при наличии прав. Если задача потеряла актуальность, прервите процесс с указанием причины — история сохранится для отчётности.